Bilanzierende Handwerksbetriebe müssen künftige Aufbewahrungskosten für Geschäftsunterlagen gewinnmindernd ansetzen – von Raummiete bis Scanaufwand. Beim Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung kann das sogar den Übergangsgewinn drücken. Welche Kosten das Finanzamt anerkennt und was vorab mit dem Steuerberater zu klären ist.
Ermittelt ein Handwerksbetrieb seinen Gewinn mittels Bilanzierung, müssen künftige Kosten für den Betrieb in einer gewinnmindernden Rückstellung auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen werden. Eine gewinnmindernde Rückstellung ist übrigens auch für künftige Kosten im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papierform oder in digitaler Form zu bilanzieren.
Diese Kosten gehören in die Rückstellung
Bei der Ermittlung der Rückstellung sind folgende Kosten einzubeziehen:
- Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVDs/CDs und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten).
- Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäudeabschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen.
- Kosten für Einrichtungsgegenstände (Abschreibung für Regale und Schränke), soweit diese noch nicht abgeschrieben sind.
- Anteilige Schuldzinsen für die Finanzierung von Servern, PCs oder Räumlichkeiten.
Steuertipp: Wer erstmals eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bilden möchte, sollte unbedingt mit seinem Steuerberater klären, in welcher Höhe eine solche Rückstellung vom Finanzamt anerkannt wird. Diese Rückstellung spielt auch beim Übergang von der Einnahmenüberschussrechnung zur Bilanzierung eine wichtige Rolle, da sie den Übergangsgewinn mindert bzw. zu einem Übergangsverlust beitragen kann. dhz