Selbständige Handwerker, die für ihre betriebliche Tätigkeit ein häusliches Arbeitszimmer nutzen und dafür einen Betriebsausgabenabzug beantragen, müssen einen strengen Grundsatz zur Aufzeichnung beherzigen. Andernfalls sind die nachweislich angefallenen Betriebsausgaben für das häusliche Arbeitszimmer steuerlich nicht absetzbar. Das ist zu beachten.
Stellt das häusliche Arbeitszimmer für einen Selbständigen den Mittelpunkt seiner gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit dar, dann darf er sämtliche auf das häusliche Arbeitszimmer entfallenden Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen. In diesem Fall ist jedoch die Spezialvorschrift nach § 4 Abs. 7 EStG zu beachten.
Häusliches Arbeitszimmer: Besondere Aufzeichnungsregel
Danach sind Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Sinn von § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Werden die anteiligen Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer dagegen mit anderen Betriebsausgaben vermischt, beispielsweise als sonstige Betriebsausgaben, kippt der Betriebsausgabenabzug leider.
Praxis-Tipp: Diese strenge Aufzeichnungsregel nach § 4 Abs. 7 EStG gilt übrigens auch für angefallene Bewirtungskosten sowie für Geschenkaufwendungen an Kunden und Geschäftspartner oder an deren Mitarbeiter. Das heißt: Auch Geschenkaufwendungen und Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.
Böse Überraschung für Selbständigen bei häuslichem Arbeitszimmer
In einem Streitfall beim Bundesfinanzhof erlebte nun ein Selbständiger eine böse Überraschung. Er ermittelte seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung. Er heftete die Rechnungen, die sein Arbeitszimmer betrafen, brav getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben in einem Ordner ab, ermittelte bei Erstellung der Steuererklärungen die Summe der Rechnungsbeträge für das häusliche Arbeitszimmer und trug die Arbeitszimmerkosten getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben in die Anlage EÜR ein.
Und jetzt zur bösen Überraschung: Das Finanzamt erkannte den Betriebsausgabenabzug trotz dieser getrennten Aufzeichnungen nicht an. Das Finanzamt sah die Regel nach § 4 Abs. 7 EStG als nicht erfüllt an.
Begründung: Die Aufzeichnungen hätten nicht nur getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben erfolgen müssen, sondern auch "zeitnah" in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument, aufgezeichnet werden müssen. Da diese zeitnahe Aufzeichnung offensichtlich nicht stattgefunden hatte, kippte der Betriebsausgabenabzug. Dagegen klagte der Selbständige.
Leider ohne Erfolg. Auch der Bundesfinanzhof kippte wegen Aufzeichnungsmängeln den Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer (BFH, Urteil v. 24.3.2026, Az. VIII R 6/24).
So müssen Nachweise zu Betriebsausgaben für das häusliche Arbeitszimmer aufgezeichnet werden
Das bedeutet für die Praxis, dass Einnahmen-Überschussrechner die Belege für das häusliche Arbeitszimmer in einem Ordner abheften und in einem Zusatzblatt (in Papierform oder digital) zeitnah die einzelnen Ausgaben aufzeichnen müssen. Zeitnah bedeutet übrigens in einem Zeitraum von 10 Tagen nach Erhalt der Rechnung zu der Ausgabe.
So könnte das Arbeitsblatt aussehen
| Nr. | Rechnung vom | Rechnungsinhalt | Rechnungsbetrag netto | Aufgezeichnet am |
| 1 | 11.5.2026 | Reparaturen an Schreibtisch | 210 Euro | 15.5.2026 |
Bilanzierende Unternehmer müssen die Arbeitszimmerkosten zeitnah – also innerhalb von 10 Tagen – auf das betreffende Konto buchen.
Aufzeichnungsregelungen gelten nicht bei Jahrespauschale bzw. Tagespauschale
Wichtig zu wissen: Werden nicht die tatsächlichen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer geltend gemacht, sondern wird die Jahrespauschale von 1.260 Euro oder die Tagespauschale von 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro als Betriebsausgaben angesetzt, gilt die strenge Aufzeichnungsregelung nach § 4 Abs. 7 EStG "nicht".