Finanzamt im Anmarsch Umsatzsteuersonderprüfung: Ablauf, Auslöser und typische Fehler

Hohe Vorsteuererstattungen, verspätete Voranmeldungen oder starke Umsatzschwankungen – schon kleine Auffälligkeiten können eine Umsatzsteuersonderprüfung auslösen. Besonders das Baugewerbe gilt als prüfungsanfällig. Wie das Verfahren abläuft, welche Beanstandungen immer wieder auftauchen und wie sich Betriebe gezielt vorbereiten.

Die Umsatzsteuer gehört für viele Handwerksbetriebe zum Buchhaltungsalltag. Gerade weil sie laufend angemeldet und selbst berechnet wird, schaut die Finanzverwaltung an dieser Stelle besonders genau hin – häufig mithilfe einer Umsatzsteuersonderprüfung. Was Betriebe wissen sollten, um einer möglichen Umsatzsteuersonderprüfung gelassen entgegenzusehen.

Was ist eine Umsatzsteuersonderprüfung?

Die Umsatzsteuersonderprüfung ist eine besondere Form der steuerlichen Außenprüfung der Finanzverwaltung, die auf umsatzsteuerliche Sachverhalte beschränkt ist. Betriebe vereinnahmen die Umsatzsteuer im unternehmerischen Alltag selbst und melden die Umsatzsteuerzahllast eigenständig beim Finanzamt an. Zugleich ermitteln sie die zu erstattenden Vorsteuerbeträge selbst. Deshalb steht diese Steuerart besonders im Fokus der Finanzverwaltung.

Die Umsatzsteuersonderprüfung konzentriert sich, wie der Name schon vermuten lässt, nur auf umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte. Bei einer allgemeinen Betriebsprüfung nimmt das Finanzamt regelmäßig mehrere Steuerarten unter die Lupe, wie zum Beispiel Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer.

Auch beim Prüfungszeitraum unterscheidet sich die Umsatzsteuersonderprüfung von einer allgemeinen Betriebsprüfung. In der Umsatzsteuersonderprüfung werden meist nur einzelne Voranmeldungszeiträume, etwa bestimmte Monate oder Quartale, oder ausgewählte Vorgänge kontrolliert, je nachdem, was dem Finanzamt auffällig erscheint. Allgemeine Betriebsprüfungen betreffen meist mehrere Steuerjahre (in der Regel drei Jahre).

Unterschied zwischen einer Umsatzsteuersonderprüfung und einer Umsatzsteuer-Nachschau

Eine Umsatzsteuersonderprüfung ist nicht dasselbe wie eine Umsatzsteuer-Nachschau. Letztere ist im Gegensatz zur Umsatzsteuersonderprüfung keine Außenprüfung im klassischen Sinn. Die Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG erfolgt ohne Prüfungsanordnung, da sie konkret auf eine schnelle und kurzfristige Abklärung eines umsatzsteuerlichen Sachverhalts abzielt. Der Prüfer kann während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeiten unangekündigt eine Nachschau vornehmen.

Unterschied Umsatzsteuersonderprüfung, allgemeine Betriebsprüfung und Umsatzsteuer-Nachschau

Wie läuft eine Umsatzsteuersonderprüfung ab?

Umsatzsteuersonderprüfungen folgen in der Regel einem typischen Ablauf:

1. Prüfungsanordnung: Zunächst erhalten Unternehmen eine Prüfungsanordnung. Darin erläutert das Finanzamt, welches Unternehmen geprüft wird, welchen Zeitraum die Finanzverwaltung genau unter die Lupe nehmen möchte und für welches Datum der Prüfungsbeginn geplant ist. Unternehmen sollten umgehend ihren Steuerberater darüber informieren und die Prüfungsanordnung auf Richtigkeit kontrollieren.
2. Vorbereitung der Umsatzsteuersonderprüfung: Betriebe sollten die Prüfungsanordnung zum Anlass nehmen, bereits im Vorfeld der Prüfung alle notwendigen Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und weitere relevante Unterlagen wie zum Beispiel Verträge vorzubereiten. Unternehmen sollten bei der Vorbereitung darauf achten, dass alle Unterlagen in geordneter Form zur Verfügung gestellt werden können. In der Prüfungsanordnung teilt das Finanzamt mit, in welcher Form die Buchhaltungsdaten zur Verfügung gestellt werden müssen. Dabei können verschiedene Arten des Datenzugriffs gefordert werden. Man unterscheidet zwischen einem sogenannten Z1-Zugriff (unmittelbarer lesender Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens), einem Z2-Zugriff (mittelbarer Datenzugriff auf ausgewertete Daten des Unternehmens nach Vorgabe des Finanzamts) und einem Z3-Zugriff (Datenträgerüberlassung mit aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten).
3. Durchführung der Umsatzsteuersonderprüfung: Das Finanzamt führt die Prüfung entweder in den Geschäftsräumen des Betriebs, beim Steuerberater des Unternehmens oder direkt in der Amtsstelle durch. Während des Prüfungszeitraums sichtet der Prüfer alle relevanten Unterlagen des Unternehmens. Betriebe sollten beachten, dass sie dem Prüfer im Rahmen der Mitwirkungspflichten nach § 200 AO Unterlagen und Informationen zur Verfügung stellen müssen. Während der Prüfungshandlungen kann es zu Rückfragen des Prüfers kommen. Eventuell plant er sogar eine Betriebsbesichtigung, um sich einen näheren Eindruck vom Unternehmen zu verschaffen. Werden die Mitwirkungspflichten nicht erfüllt, kann das steuerlich nachteilige Folgen für den Betrieb haben.
4. Beendigung der Umsatzsteuersonderprüfung: Vor dem Abschluss der Prüfung findet grundsätzlich eine Schlussbesprechung statt, in der die Prüfungsfeststellungen mitgeteilt werden und die Betriebe eine Stellungnahme abgeben können. Unternehmen sollten diesen Termin in Abstimmung mit dem Steuerberater intensiv vorbereiten, denn in diesem Rahmen können Missverständnisse oft geklärt und Einwände vorgebracht werden. Nach Abschluss der Prüfung teilt die Finanzverwaltung ihre Feststellungen in Form des Prüfungsberichts mit. Sofern sich daraus steuerliche Änderungen ergeben, erlässt das Finanzamt Änderungsbescheide.

In welchen Fällen werden Umsatzsteuersonderprüfungen angeordnet?

Das Finanzamt lässt sich nicht in die Karten schauen, wann genau Umsatzsteuersonderprüfungen angeordnet werden. Die Finanzverwaltung verfügt jedoch über Risikoanalysesysteme, die automatisiert Auffälligkeiten und Unregelmäßigkeiten in Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen erkennen und analysieren. Häufige Auslöser von Umsatzsteuersonderprüfungen sind zum Beispiel:

• Unregelmäßigkeiten bei der Erfüllung der umsatzsteuerlichen Meldepflichten: Die Umsatzsteuer ist eine sehr formalistisch geregelte Steuer. Versäumen es Betriebe beispielsweise, Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahreserklärungen korrekt und pünktlich abzugeben, oder werden diese regelmäßig im Nachhinein berichtigt, kann dies eine Prüfung auslösen. Auch größere Abweichungen zwischen Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen können das Finanzamt aufmerksam machen.
• Hohe bzw. ungewöhnliche Vorsteuererstattungen: Das Finanzamt achtet darauf, dass Betriebe keine ungerechtfertigten Vorsteuererstattungen erhalten. Wenn Unternehmen plötzlich hohe Vorsteuerbeträge geltend machen, kann das zu einer Rückfrage beim Betrieb oder zur Anordnung einer Umsatzsteuersonderprüfung führen.
• Starke Umsatzschwankungen: Wenn Betriebe hohe Umsatzschwankungen aufweisen, die sich betriebswirtschaftlich nicht erklären lassen, kann dies das Prüfungsrisiko erhöhen. Saisonale Schwankungen in Saisonbetrieben können hingegen plausibel sein.
• Grenzüberschreitende Sachverhalte: Betriebe sollten besonders sorgfältig darauf achten, dass grenzüberschreitende Sachverhalte buchhalterisch richtig abgebildet und korrekt angemeldet werden. Mithilfe von Umsatzsteuer-ID-Nummern, Zusammenfassenden Meldungen und Kontrollmitteilungen kann die Finanzverwaltung grenzüberschreitend die korrekte Behandlung der umsatzsteuerlichen Sachverhalte kontrollieren. Stimmen die Umsatzsteuervoranmeldungen der Betriebe nicht mit den Kontrollmitteilungen überein, kann dies das Finanzamt zu weiteren Maßnahmen veranlassen.
• Querprüfungen nach Prüfung anderer Unternehmen: Betriebe können nicht nur durch eigene Versäumnisse ins Visier der Behörden gelangen, sondern auch durch Kontrollmitteilungen nach Prüfungen bei anderen Unternehmen. Wenn Betriebe fehlerhafte Rechnungen ausstellen und dies bei der Prüfung des Rechnungsempfängers auffällt, kann dies eine Nachfolgeprüfung beim ausstellenden Betrieb nach sich ziehen.
• Besonders risikobehaftete Branchen: Auch die Branche, in der ein Unternehmen tätig ist, kann das Prüfungsrisiko erhöhen. Besonders prüfungsanfällig sind erfahrungsgemäß das Baugewerbe, die Gastronomie oder der Kfz-Handel.

Typische Beanstandungen in Umsatzsteuersonderprüfungen

In der Praxis fallen bei Umsatzsteuersonderprüfungen immer wieder ähnliche Fehler auf. Betriebe können bereits im Vorfeld auf die richtige Behandlung dieser Sachverhalte in der Buchhaltung achten:

• Fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen (§ 14 UStG) und zu Unrecht abgezogene Vorsteuerbeträge
• Falsche Steuersätze auf Rechnungen bzw. unrichtige Einordnung von Umsätzen als steuerbefreite Umsätze
• Fehler in der Versteuerung von Privatanteilen (z. B. bei privater Kfz-Nutzung)
• Falsche Abrechnungen im Zusammenhang mit Anzahlungen
• Überschreitung der Abgabefristen bei Umsatzsteuervoranmeldungen, Zusammenfassenden Meldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen

Darauf sollten Betriebe bei Umsatzsteuersonderprüfungen besonders achten

Bei Umsatzsteuersonderprüfungen ermittelt das Finanzamt nur umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte. Fragen ohne Bezug zur Umsatzsteuer müssen nicht ohne Weiteres beantwortet werden. Allerdings gibt es zwischen den einzelnen Steuerarten immer wieder Überschneidungen. Daher können auch Sachverhalte, die zunächst nur ertragsteuerlich relevant erscheinen, einen Bezug zur Umsatzsteuer aufweisen. Beanstandungen über die Umsatzsteuer hinaus können eine umfassende Betriebsprüfung nach sich ziehen. Ergeben sich Anhaltspunkte für eine Steuerordnungswidrigkeit oder Steuerstraftat, kann das Finanzamt die zuständigen Straf- oder Bußgeldstellen oder die Steuerfahndung einschalten.