Das Finanzministerium konkretisiert Nachweispflichten für Bewirtungskosten. Was auf Rechnungen stehen muss, welche Zusatzangaben nötig sind und was hilft, um nicht in eine Steuerfalle zu tappen.
In der Vorweihnachtszeit finden vermehrt Essenseinladungen von Kunden, Geschäftsfreunden und deren Mitarbeitern statt. Passend dazu hat das Bundesfinanzministerium ein Infoschreiben zu den steuerlichen Nachweisen für Bewirtungsaufwendungen veröffentlicht. Hier die wichtigsten Steuerspielregeln, damit es mit dem Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen klappt.
Grundsätze zur Bewirtungsaufwendungen
Lädt ein Handwerksbetrieb Nichtarbeitnehmer, also Kunden, Geschäftspartner oder deren Mitarbeiter ins Restaurant zum Essen ein, dann spricht man steuerlich von einer "geschäftlichen" Bewirtung. Und für solche Bewirtungsaufwendungen gelten ganz spezielle Steuerregeln. Die sind in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu finden. Danach gilt Folgendes:
- "Angemessene" Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar.
- Für den 70-prozentigen Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen sind Nachweise zu erbringen (Tag der Bewirtung, Anlass, namentliche Nennung der Teilnehmer).
- Für Bewirtungsaufwendungen steht dem Handwerksbetrieb grundsätzlich ein 100-prozentiger Vorsteuerabzug zu.
Aktuelles BMF-Schreiben konkretisiert Nachweise zu Bewirtungsaufwendungen
Das Bundesfinanzministerium hat ein ausführliches Schreiben zu den notwendigen Nachweisen zu Bewirtungsaufwendungen veröffentlicht, an die sich bewirtende Betriebe unbedingt halten sollten (BMF, Schreiben vom 19.11.2025, Az. IV C 6 – S 2145/00026/005/033; abrufbar unter www.bundesfinanzministerium.de in der Rubrik BMF-Schreiben).
Praxis-Tipp: Da sich Prüfer des Finanzamts bei Überprüfung des Betriebsausgabenabzugs für Bewirtungsaufwendungen künftig an diesem BMF-Schreiben orientieren dürften, sollten auch Handwerksbetriebe die Nachweise nach diesem Schreiben führen. Es empfiehlt sich hier stets ein Vier-Augen-Prinzip. Will heißen: Nur wenn zwei Mitarbeiter grünes Licht geben, sind alle Nachweispflichten erfüllt.
Notwendige Inhalte der Rechnung bei Bewirtungsaufwendungen
Damit Bewirtungsaufwendungen für die Einladung von Kunden, Geschäftsfreunden oder deren Mitarbeitern problemlos steuerlich zu 70 Prozent abgesetzt werden können, sollten Rechnungen bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 Euro mindestens folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Restaurantbetreibers
- Ausstellungsdatum des Bewirtungsbelegs
- Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände. Es genügt nicht, wenn im Bewirtungsbeleg nur die Anlage "Speisen und Getränke" und eine Gesamtsumme in Beleg über die Bewirtungsaufwendungen zu finden ist.
- Leistungszeitpunkt: Damit ist der Tag der Bewirtung gemeint
- Rechnungsbetrag: Wird Trinkgeld gewährt, muss der bewirtende Handwerksbetrieb das nachweisen. Alternative: Bei hohen Trinkgeldern empfiehlt es sich, sich vom Kellner oder vom Inhaber des Restaurants die Hingabe des Trinkgelds quittieren zu lassen.
Bei Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro sind zusätzlich folgende Rechnungsangaben zwingend:
- Steuernummer oder Identifikationsnummer des Restaurants
- Rechnungsnummer
- Name des bewirtenden Handwerksbetriebs
Weitere notwendige Nachweise für Bewirtungsaufwendungen
Enthält die Rechnung des Restaurants alle notwendigen Angaben, ist das die halbe Miete für den Betriebsausgabenabzug der Bewirtungsaufwendungen. Zusätzlich müssen noch folgende Angaben zur Bewirtung gemacht werden:
- Namen der an der Bewirtung teilnehmenden Personen mit Vermerk, in welchem beruflichen Kontext diese Teilnehmer zum Handwerksbetrieb stehen.
- Grund für die Bewirtung: Hier sollten eher ausführliche Notizen gemacht werden. Je kürzer und unverständlicher die Ausführungen zum Anlass der Bewirtung ausfallen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen kippt.
Elektronische Rechnung bei Bewirtungsaufwendungen
Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 enthält noch Ausführungen dazu, wenn es sich bei Bewirtungsrechnungen um elektronische Rechnungen handelt. Es wird klargestellt, wie solche E-Rechnungen zu archivieren sind und dass es zulässig ist, auf Papier erhaltene Rechnungen in E-Rechnungen umzuwandeln.