Immer öfter fordern Prüfer Zugriff auf den kompletten E-Mail-Verkehr von Selbstständigen. Der Bundesfinanzhof hat nun klargestellt, wo die Grenzen liegen.
Bei Betriebs-, Umsatzsteuer- und Lohnsteuerprüfungen lassen sich die Prüfer des Finanzamts Buchungsdaten, Rechnungen und Nachweise vorlegen. Immer öfter wollen die Finanzbeamten nun aber auch den gesamten E-Mail-Verkehr überprüfen. Muss ein selbstständiger Handwerker dem Finanzamt wirklich sämtliche E-Mails in elektronischer Form zur Verfügung stellen?
Mit dieser Frage hat sich nun der Bundesfinanzhof befasst und die Antwort lautet: "Jain". Die Richter stellen zum Vorlageverlangen bezüglich E-Mails Folgendes klar (BFH, Beschluss v. 30.4.2025, Az. XI R 15/23):
- Der Prüfer des Finanzamts kann die Vorlage aller steuerlich relevanter E-Mails und den digitalen Zugriff darauf verlangen.
- E-Mails sind wie ein- und ausgehende Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig.
- Ausgenommen von der Vorlagepflicht sind jedoch solche Mails, die lediglich privater Natur sind oder die lediglich die firmeninterne Kommunikation betreffen.
- Das Finanzamt darf nicht verlangen, dass ein selbstständiger Handwerker nachträglich ein Gesamtjournal zu allen ein- und ausgehenden E-Mails für die Prüfung erstellen muss.
Steuertipp: Wichtig für selbstständige Handwerker ist aufgrund dieses BFH-Beschlusses, darauf zu achten, steuerlich relevante E-Mails aufzubewahren und dem Finanzamt im Zweifel vorzulegen. Zwar ist der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten nur ein formeller Mangel. Doch bei vielen kleinen Mängeln könnte das Finanzamt die Befugnis bekommen, Beträge zum Umsatz und Gewinn hinzuzuschätzen, weil die Buchführung nicht mehr ordnungsmäßig erscheint. dhz