Die erste Lohnabrechnung steht an, aber die Steuer-Identifikationsnummer fehlt? Wer jetzt falsch abrechnet, riskiert eine Haftung. So können Sie sich absichern.
Selbstständige Handwerker, die einen Mitarbeiter nicht als Minijobkraft anstellen, müssen diesen bei Aufnahme des Dienstverhältnisses im ELStAM-Verfahren (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) anmelden (§ 39e Abs. 4 Satz 2 EStG).
Nach der erstmaligen Anmeldung und dem Abruf der ELStAM sind diese in das Lohnkonto des Mitarbeiters zu übernehmen. Anschließend muss der Arbeitgeber die Daten monatlich erneut abrufen, um sie für den Lohnsteuereinbehalt zu berücksichtigen und eventuelle Änderungen zu erfassen. Die vom Bundeszentralamt zur Verfügung gestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale für den jeweiligen Mitarbeiter muss der Arbeitgeber dann jeden Monat aufs Neue abrufen.
Haftungsrisiko beachten
Meldet der Arbeitgeber einen Mitarbeiter nicht im ELStAM-Verfahren an – etwa weil dieser seine Steuer-Identifikationsnummer nicht vorlegt oder der Arbeitgeber es versäumt –, muss die Lohnsteuer grundsätzlich nach Lohnsteuerklasse 6 einbehalten und an das Finanzamt abgeführt werden. Wendet der Arbeitgeber ohne Anmeldung im ELStAM-Verfahren nicht die Lohnsteuerklasse 6 an, haftet er im Zweifel für die zu gering einbehaltene Lohnsteuer.
Steuertipp: Bestehen Sie unbedingt darauf, dass neue Mitarbeiter bis zur ersten Lohnabrechnung ihre Steuer-Identifikationsnummer für die Anmeldung zum ELStAM-Verfahren vorlegen. Erfolgt das nicht, ist die Lohnsteuer zwingend nach Lohnsteuerklasse 6 zu ermitteln. Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn der Arbeitnehmer nicht zu verantworten hat, dass ihm noch keine Steuer-Identifikationsnummer zugeteilt wurde: In diesem Fall kann der Arbeitgeber für bis zu drei Monate die Lohnsteuer ausnahmsweise nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen ermitteln. dhz