Rückstellungsarten und Beispielbuchungen Rückstellungen in der Bilanz: Das ist zu beachten

Bei der Bilanzierung müssen Betriebe auch Entwicklungen berücksichtigen, die zwar noch unsicher sind, aber einen wirtschaftlichen Bezug zum jeweiligen Geschäftsjahr haben. Bei unsicheren Verbindlichkeiten gibt es hierfür den Bilanzposten Rückstellungen. Welche Grundsätze und Voraussetzungen hierbei gelten.

Rückstellungen sind Posten auf der Passivseite der Bilanz. Sie sind immer dann zu passivieren, wenn Verbindlichkeiten vorliegen, die dem Grunde, der Höhe oder der Fälligkeit nach noch unsicher sind, deren Eintritt aber dennoch wahrscheinlich ist. Im Jahr der wirtschaftlichen Verursachung muss hier gewinnmindernd eine Rückstellung eingebucht werden. Der Unterschied zwischen Verbindlichkeiten und Rückstellungen liegt darin, dass Verbindlichkeiten konkret bezifferbare zukünftige Verpflichtungen sind, während es sich bei Rückstellungen um Verpflichtungen handelt, die noch in gewisser Weise unsicher sind.

Handelsrechtliche Ansatzvorschriften für Rückstellungen

Die handelsrechtliche Regelung für Rückstellungen findet sich in § 249 HGB. Dort ist bestimmt, dass Rückstellungen grundsätzlich für ungewisse Verbindlichkeiten (zum Beispiel bei Pensionszusagen) verpflichtend in die Bilanz einzustellen sind. Betriebe müssen zudem handelsrechtlich beispielsweise folgende Rückstellungsarten berücksichtigen:

• Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
• Rückstellungen für im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im Folgejahr innerhalb von drei Monaten nachgeholt werden
• Rückstellungen für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt wird
• Rückstellungen für Gewährleistungen, für die keine rechtliche Verpflichtung besteht.

Steuerrechtliche Ansatzvorschriften für Rückstellungen

Grundsätzlich müssen Betriebe für die Aufstellung der Steuerbilanz das Maßgeblichkeitsprinzip der Handelsbilanz für die Steuerbilanz beachten und ebensolche Rückstellungen wie in der Handelsbilanz auch in der Steuerbilanz erfassen, soweit das Steuerrecht nicht eigene Regelungen oder Verbote dazu vorgibt. Steuerrechtlich sind Betriebe gemäß Einkommensteuergesetz bei der Bildung von Rückstellungen aber deutlich stärker eingeschränkt als im Handelsrecht. Gemäß § 5 EStG dürfen bestimmte Rückstellungen, die handelsrechtlich erlaubt sind, in der Steuerbilanz nicht erfasst werden.

Folgende Rückstellungsarten sind beispielsweise in der Steuerbilanz explizit verboten:

• Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
• Rückstellungen für zukünftige Anschaffungskosten eines zu aktivierenden Wirtschaftsguts
• Bestimmte Rückstellungen im Zusammenhang mit Kernenergie

Bei anderen Rückstellungsarten, wie beispielsweise

• Rückstellungen für die Verletzung von fremden Schutzrechten,
• Jubiläumsrückstellungen,
• Pensionsverpflichtungen,
• Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten, die erst bei Erzielung von Gewinnen oder Einnahmen zu erfüllen sind,

gelten für Betriebe sehr genau einzuhaltende steuerrechtliche Ansatzvoraussetzungen.

Wichtige Rückstellungsarten in der Praxis

Bei Handwerksbetrieben gibt es einige Rückstellungen, die in der Praxis oft gebucht werden. Dabei handelt es sich zum Beispiel um:

• Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
• Rückstellungen für die Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Steuerrückstellungen (zum Beispiel für die Gewerbesteuer)
• Rückstellungen für die Jahresabschlusserstellung
• Rückstellungen für die offenen Urlaubstage von Mitarbeitern

Bewertung von Rückstellungen

In der Praxis stellt die Bewertung von Rückstellungen Handwerksbetriebe oftmals vor große Herausforderungen. Die Regelungen in § 253 HGB besagen, dass eine Rückstellung zum Erfüllungsbetrag passiviert werden muss. Das heißt also mit dem Betrag, der nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung zur Erfüllung der jeweiligen Verpflichtung notwendig ist. Konkret versteht man unter dem Erfüllungsbetrag den Wert, den Betriebe zur Begleichung der Schuld wahrscheinlich aufwenden müssen – also auch unter Berücksichtigung von erwarteten Kostensteigerungen.

Steuerrechtlich ist für den Rückstellungsansatz der Nennwert für die Bewertung der Rückstellung maßgeblich. Das heißt, erwartete Preissteigerungen bis zum Erfüllungsbetrag dürfen in die Bewertung nicht einfließen.

Langfristige Rückstellungen müssen abgezinst werden

Liegt zwischen dem Zeitpunkt der Einstellung der Rückstellung in die Bilanz und dem Erfüllungszeitpunkt mehr als ein Jahr, sind Rückstellungen handelsrechtlich und steuerrechtlich abzuzinsen. Während in der Handelsbilanz ein durchschnittlicher marktüblicher Zinssatz der letzten sieben Jahre (bei Pensionsrückstellungen grundsätzlich zehn Jahre) für die Abzinsung verwendet werden kann, müssen Betriebe in der Steuerbilanz in der Regel den Zinssatz von 5,5 Prozent verwenden (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG).

Besonderheit Pensionsrückstellungen

Besondere Schwierigkeiten haben Unternehmen oft bei der Bewertung von Aufwendungen für die Altersversorgung von Mitarbeitern. Auch in diesem Fall muss eine Rückstellung in Form einer Pensionsrückstellung gebildet werden. Da die Bewertung für diese lang laufenden Verpflichtungen sehr aufwändig ist, sollten Unternehmen hierbei versicherungsmathematische Gutachten einholen.

Beispiel Buchung von Rückstellungen

Unternehmen U müsste im Dezember 2025 eigentlich eine Produktionsmaschine warten lassen. Da die nötigen Ersatzteile nicht kurzfristig lieferbar sind, wird die Wartung im Januar 2026 nachgeholt. Die Kosten für die Durchführung der Wartung schätzt Unternehmen U auf 5.000 Euro netto.

Im Januar 2026 erfolgt die Wartung und Unternehmen U erhält die Rechnung über 5.000 Euro zzgl. 950 Euro Umsatzsteuer.

Buchung der Rückstellung im Jahr 2025

Verbrauch der Rückstellung im Jahr 2026

Darstellung auf den Konten 2025

Darstellung auf den Konten 2026