Nutzt ein GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer einen Firmenwagen der GmbH, schaut das Finanzamt in der Regel genau hin. Ist arbeitsrechtlich nichts vereinbart, kann die Nutzung des Firmenwagens zu Privatfahrten steuerlich schlimmstenfalls eine verdeckte Gewinnausschüttung auslösen. Diese drei Steuerregeln sollten Sie beachten.
Steuerregel 1: Nutzung des Firmenwagens im Rahmen des Arbeitsverhältnisses
Ist im Arbeitsvertrag zwischen der GmbH und ihrem GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer geregelt, dass dieser ein betriebliches Fahrzeug auch privat nutzen darf, muss für die Privatnutzung sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz lohnsteuerlich ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Es reicht auch eine arbeitsrechtliche Vereinbarung außerhalb des Arbeitsvertrags.
Der geldwerte Vorteil wird entweder nach der sogenannten 1-Prozent-Regelung ermittelt oder der Gesellschafter-Geschäftsführer macht sich die Mühe, ein Fahrtenbuch zu führen. Bei der 1-Prozent-Regelung muss jeden Monat ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung für die Privatnutzung versteuert werden. Diese Variante eignet sich immer dann, wenn der Firmenwagen im großen Umfang privat gefahren wird. Die Fahrtenbuchmethode erfordert Disziplin. Denn nur dann, wenn die Fahrten zeitnah aufgezeichnet werden, müsse nur die tatsächlichen Kosten für Privatfahrten versteuert werden. Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich immer dann, wenn der Firmenwagen kaum privat genutzt wird.
Praxis-Tipp: Handelt es sich bei dem Firmenwagen um ein reines Elektrofahrzeug, wird es billiger. Denn bei Ermittlung des geldwerten Vorteils wird bei der 1-Prozent-Regelung dann nur ein Viertel des Bruttolistenpreises angesetzt und bei der Fahrtenbuchmethode werden in die Gesamt-Pkw-Kosten die Abschreibung bzw. die Leasingraten nur zu 25 Prozent einbezogen. Der geldwerte Vorteil für reine E-Autos fällt also deutlich niedriger aus als bei Benzin- oder Dieselautos.
Steuerregel 2: Firmenwagennutzung gegen Überlassungsvertrag
Die Alternative zur arbeitsvertraglichen Überlassung eines Firmenwagens von der GmbH an ihren Gesellschafter-Geschäftsführer ist, dass ein Überlassungsvertrag geschlossen wird. In diesem Vertrag (entspricht einem Mietvertrag) wird geregelt, in welchem Umgang der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen nutzen darf und wie viel er dafür monatlich an die GmbH zu zahlen hat.
Damit man dem Finanzamt keine Angriffsfläche bietet, hat man nun zwei Möglichkeiten, die Höhe der Zahlung für die Nutzungsüberlassung festzulegen:
- Möglichkeit 1: Man holt sich Vergleichsdaten von Autovermietern und setzt diese Konditionen in einem schriftlichen Überlassungsvertrag an. Wichtig: Die Zahlungen müssen vom GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer tatsächlich geleistet werden. Wird für die Überlassung des Firmenwagens nichts oder zu wenig vom GmbH-Geschäftsführer verlangt, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor (was das bedeutet, siehe nachfolgend). Dasselbe passiert, wenn zwar eine Vereinbarung zur Nutzungsüberlassung vorliegt, der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer aber tatsächlich nichts bezahlt hat.
- Möglichkeit 2: Wird als Überlassungsgebühr die 1-Prozent-Regelung herangezogen, dürfte sich das Finanzamt damit zufriedengeben. Denn in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 3.4.2012 (Az. IV C 2 – S 2742/08/10001) ist klargestellt, dass bei einer verdeckten Gewinnausschüttung im Rahmen einer Firmenwagennutzung aus Vereinfachungsgründen die 1-Prozent-Regelung herangezogen werden kann.
Steuerregel 3: Keine arbeitsvertragliche Regelung und kein Überlassungsvertrag zum Firmenwagen
Stellt das Finanzamt fest, dass ein GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer ein Fahrzeug der GmbH als Firmenwagen nutzt und es gibt weder arbeitsvertragliche Vereinbarungen noch einen Überlassungsvertrag, führt die Privatnutzung des Firmenwagens zu einer verdeckten Gewinnausschüttung.
Eine verdeckte Gewinnausschüttung bedeutet, dass das Finanzamt das zu versteuernde Einkommen der GmbH um die verdeckte Gewinnausschüttung erhöht und dass der GmbH-Gesellschafter in Höhe der verdeckten Gewinnausschüttung Kapitalerträge versteuern muss.
Die Höhe der Gewinnausschüttung kann, wie bereits bei Steuerregel 2 ausgeführt, ausnahmsweise nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt werden.
Beispiel: Eine GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführerin nutzt einen Firmenwagen der GmbH ohne Vereinbarungen auch privat. Der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs beträgt 50.000 Euro. Folge: Das Finanzamt erhöht das zu versteuernde Einkommen der GmbH um 6.000 Euro im Jahr (verdeckte Gewinnausschüttung: 50.000 Euro x 1 Prozent x 12 Monate). Zusätzlich muss Umsatzsteuer für diese verdeckte Gewinnausschüttung ans Finanzamt abgeführt werden. Die 6.000 Euro sind zusätzlich bei der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführerin als Kapitalerträge versteuert worden. In der Regel wird das Finanzamt hier die Besteuerung nach der Abgeltungsteuer vornehmen.