Auftrag ausgeführt, Rechnung gestellt – doch das Geld bleibt aus: Offene Forderungen können Betriebe in finanzielle Schieflage bringen. So auch bei der Dachdeckerei Mönch. Wie sich Betriebe vor Zahlungsausfällen schützen und im Ernstfall zur Wehr setzen können.
Eine Fassadenbekleidung an einem städtischen Gebäude sollte die Dachdeckerei Mönch aus dem hessischen Mühltal ausführen – so stand es in der Ausschreibung der Stadt Reinheim im Odenwald, für die das Unternehmen den Zuschlag bekommen hatte. Doch dann habe das Bauamt der in der Nähe von Darmstadt gelegenen 16.000-Einwohner-Stadt keine Ausführungsunterlagen bereitgestellt, das Projekt habe sich immer weiter verzögert – und als es dann endlich losging, habe der Bürgermeister zunächst versucht, sein Unternehmen unter Vorspiegelung falscher Tatsachen zu nicht geschuldeten Leistungen drängen, beklagt Dachdeckermeister Daniel Mönch. Anschließend habe sich die Stadtverwaltung geweigert, notwendige Nachträge zu akzeptieren – und dann eine Abschlagsrechnung nicht bezahlt. "Die führen sich auf wie die Axt im Walde", so Mönch.
Bauamt verweigert Zahlung – Fall geht vor Gericht
Das Unternehmen stellte die Arbeiten ein, erwirkte vor Gericht eine einstweilige Verfügung gegen die Stadt Reinheim – wartet aber weiterhin auf sein Geld. Denn plötzlich berief sich das Bauamt auf angebliche Mängel und verweigerte die Abnahme der bis dahin durchgeführten Arbeiten. Rund 180.000 Euro schulde ihm die Stadt mittlerweile, sagt Mönch. Doch statt einer Lösung hagele es Funkstille und Bürokratie. Zudem habe der Bürgermeister den von Mönch beauftragten Rechtsanwalt am Telefon persönlich bedroht. Nun gehe die Sache erneut vor Gericht. Die Stadt Reinheim wollte auf DHZ-Anfrage aufgrund des anhängigen Gerichtsverfahrens keine Stellungnahme zu dem Sachverhalt abgeben.
Zahlungsausfälle treffen vor allem kleinere Unternehmen folgenschwer
Vor allem bei großen Aufträgen, bei denen auch das Material zunächst vorfinanziert werden muss, bedeuten unbeglichene Rechnungen eine akute Gefahr für die Liquidität der zumeist kleinen und mittleren Handwerksbetriebe und können sie in den Ruin stürzen. "Forderungen binden Kapital, denn sie müssen finanziert werden", betont Jörg Rossen, Geschäftsführer der Wirtschaftsauskunftei Creditreform in Bonn. Ein hoher Forderungsbestand verschlechtere die Bilanzkennziffern, zudem würden Bankkredite verteuert. "Die Optimierung des Forderungsmanagements wird deshalb immer mehr zum kritischen Erfolgsfaktor", so der Experte. Allerdings muss ein Unternehmer bei öffentlichen Auftraggebern nicht die Bonität prüfen – er kann davon ausgehen, dass dieser dazu in der Lage ist, seine Rechnungen zu begleichen.
Fremde Fehler lasten auf dem Rücken der Betriebe
Doch zu etwas in der Lage zu sein, bedeutet nicht, dass es auch wirklich getan wird. "Wenn Städte nicht zahlen, brechen Existenzen weg. Das ist kein Einzelfall – das ist ein flächendeckendes Problem", sagt Andreas Scheibe, Gründer und Geschäftsführer der Continu-ING GmbH, einer Unternehmensberatung, die auf gestörte Bauabläufe spezialisiert ist. "Nach meiner Erfahrung liegt der Kern des Problems in einem systematischen Versagen innerhalb der Verwaltungen", so der Experte. In den allermeisten Fällen würden die zuständigen Bürgermeister oder Kämmerer die offenen Rechnungen nicht bezahlen, weil sie sich nahezu blind auf die Einschätzungen ihrer Architekten und Ingenieure verlassen würden. "Diese internen Projektbeteiligten wiederum haben mitunter ein starkes Eigeninteresse daran, ihre eigenen Fehler zu verschleiern, etwa, wenn es bei Ausschreibungen oder der Leistungsbeschreibung grobe Unstimmigkeiten gab", erklärt Scheibe. Dadurch entstehe ein Klima des Misstrauens, das sich am Ende auf dem Rücken der Betriebe entlade.
"Insgesamt handelt es sich hier um ein massives Systemproblem: Die öffentliche Hand hat zum Teil verinnerlicht, dass verspätete oder gekürzte Zahlungen ein probates Mittel sind, um Liquidität zu schonen oder Zeit zu gewinnen – auf Kosten der Auftragnehmer", erläutert Scheibe. Die Folgen dieses rechtswidrigen Vorgehens sind verheerend: "Wenn selbst öffentliche Auftraggeber ihre Verpflichtungen nicht einhalten, geraten ganze Betriebe ins Straucheln", warnt er. Wichtig für Handwerksbetriebe sei es daher, ihre Rechte und die Abläufe bei öffentlichen Ausschreibungen zu kennen, um Bauprojekte stressfreier und profitabler durchführen zu können.
Betriebe unzufriedener mit Zahlungsverhalten öffentlicher Auftraggeber
Insgesamt bewerten deutsche Baufirmen das Zahlungsverhalten der öffentlichen Hand schlechter als das gewerblicher oder privater Auftraggeber, zeigt eine Umfrage des Zentralverbands Deutsches Baugewerbe (ZDB). Mehr als ein Viertel der Betriebe schätzt das Zahlungsverhalten der öffentlichen Hand demnach als schlecht oder sogar sehr schlecht ein. Bei den privaten Auftraggebern finden das nur rund fünf Prozent. Die Hälfte aller Baufirmen berichtet, dass öffentliche Auftraggeber Zahlungsfristen um bis zu einem Monat überschreiten. Sogar bis zu sechs Monate länger müssen 20 Prozent der Firmen auf ihr Geld warten. Als einen Hauptgrund nennen die Baufirmen sehr häufig Personalmangel bei der öffentlichen Hand.
ZDB-Hauptgeschäftsführer Felix Pakleppa kritisiert das Zahlungsverhalten der öffentlichen Hand scharf: "Manche Behörden lassen sich besonders lange Zeit, und unsere Betriebe haben dann meist das Nachsehen." Die schlechte Zahlungsmoral am Bau stelle – zusammen mit der Vorleistungspflicht – eine erhebliche Liquiditätsbelastung für die Bauunternehmen dar. Bei der aktuellen Überarbeitung der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie müsse deshalb der Schutz von Mittelstand und Handwerk vor unverhältnismäßig langen Zahlungsfristen im Zentrum stehen, fordert Pakleppa. "Gerade bei der öffentlichen Hand besteht noch deutlicher Nachholbedarf. Um die Liquidität der Bauunternehmen nicht noch weiter zu belasten, muss gerade sie sich an die gesetzlichen Zahlungsfristen halten."
Daniel Mönch immerhin hatte für derartige Fälle vorgesorgt: "Ich habe meine Hausaufgaben bezüglich der Liquiditätsplanung gemacht. Wir sind immer noch liquide, meine Mitarbeitenden brauchen sich keine Sorgen um ihre Arbeitsplätze zu machen." Aber natürlich sei es deutlich zu spüren, wenn eine solche Summe fehle, so der Dachdeckermeister. Er ist optimistisch, dass die Stadt Reinheim früher oder später zahlen wird. "Wir haben uns an alle Regeln und gesetzlichen Vorgaben gehalten“, betont Mönch. „Das Geld bekomme ich auf alle Fälle." Es wird eben nur eine Weile dauern, wenn die Stadt erst von Gerichten zur Zahlung gezwungen werden muss.
Säumige Kunden: So kommen Handwerker an ihr Geld
Eine schlechte Zahlungsmoral von Kunden kann die betriebliche Existenz bedrohen. Mit der richtigen Ansprache säumiger Kunden kann man die Zahlungen beschleunigen. Dabei gibt es Unterschiede zwischen privaten und gewerblichen Kunden sowie der Öffentlichen Hand.
Private Kunden
Gerade im Privatkundengeschäft gehen die meisten Handwerksbetriebe in Vorleistung und vertrauen darauf, dass der Kunde hinterher auch zahlt. Dass mal eine Rechnung liegen bleibt oder buchstäblich unter den Tisch fällt, kann gerade bei Privatkunden schon mal vorkommen. Wichtig ist, ein korrektes Zahlungsziel zu vereinbaren, die Zahlungseingänge regelmäßig zu prüfen, etwaige Mängel umgehend zu beheben und ausstehende Zahlungen umgehend anzumahnen. Vielfach hilft auch ein freundlicher Anruf beim Kunden, um der Forderung Nachdruck zu verleihen und eventuelle Probleme auszuräumen. Bleibt die Zahlung trotz aller Bemühungen aus, sollte man nach erneuter Mahnung nicht zögern, rechtliche Schritte einzuleiten. Dafür ist nicht unbedingt die kostspielige Einschaltung eines Rechtsanwalts erforderlich: einen gerichtlichen Mahnbescheid kann man auch ohne Rechtsbeistand erwirken – am einfachsten online unter www.online-mahnantrag.de. Experten zufolge begleichen etwa 80 Prozent der Kunden umgehend die offene Forderung, sobald sie den Mahnbescheid in der Post haben. Und wenn sie nicht reagieren, kann die Forderung durch einen Gerichtsvollzieher vollstreckt werden.
Gewerbekunden
Auch gewerbliche Kunden können mitunter unbeabsichtigt in Zahlungsverzug geraten. Schließlich kann in der Buchhaltung auch mal ein Fehler passieren oder eine Zahlung wird urlaubs- oder krankheitsbedingt von der verantwortlichen Person nicht freigegeben. Gerade wenn es sich um einen wichtigen (Stamm-)Kunden handelt, der ansonsten immer pünktlich gezahlt hat, ist ein kurzer Telefonanruf mitunter Gold wert. Missverständnisse lassen sich schließlich im persönlichen Gespräch am besten ausräumen. Sollte ein vorübergehender Liquiditätsengpass der Grund für den Zahlungsverzug sein, was in Krisenzeiten durchaus vorkommen kann, sollte man einem ansonsten guten Kunden einen konkreten Ratenzahlungsplan vorschlagen. Dazu sollte dieser nach dem Telefonat ein entsprechendes Schriftstück zusenden, mit dem der Kunde auch eine Schuldanerkenntnis für die Gesamtforderung unterschreibt. Die wichtigsten Fakten und Vereinbarungen sollten zudem schriftlich für die Kundenakte festgehalten werden. Wenn solche wohlmeinenden Lösungsvorschläge fruchtlos bleiben, hilft am Ende aber auch nur der juristische Weg über ein Mahnverfahren.
Öffentliche Hand
Öffentliche Auftraggeber zahlen ihre Rechnungen im Schnitt später als private Kunden. Einer Creditreform-Studie zufolge begleichen nur 77,8 Prozent der öffentlichen Auftraggeber ihre Rechnungen innerhalb von 30 Tagen. Ein wirksames Druckmittel bei Kommunen und Behörden sind zusätzliche Kosten wie Mahngebühren und Verzugszinsen. Denn wenn der Verzug mit Kosten verbunden ist, bekommen die Auftraggeber selbst Probleme mit dem Rechnungsprüfungsamt – und das wollen sie nach Möglichkeit vermeiden. Ebenso sehr wirksam bei öffentlichen Auftraggebern mit schlechter Zahlungsmoral ist es, damit zu drohen, die Arbeit einzustellen. Denn kaum ein Bürgermeister rechtfertigt sich gerne vor Presse und Öffentlichkeit dafür, wenn ein Projekt nicht pünktlich fertig wird. Angst vor Konsequenzen müssen Betriebe nicht haben, wenn sie offene Rechnungen konsequent anmahnen: Wer auf seinem Recht als Auftragnehmer besteht, kann deswegen nicht von künftigen Vergaben ausgeschlossen oder anderweitig benachteiligt werden.