Viele Handwerksbetriebe stürzen sich auf KI-Tools wie ChatGPT, doch blinder Aktionismus führt oft zu mehr Frust als Fortschritt. Digitalisierungsexperte Matthias Niehaus erklärt im Interview, warum der erste Schritt nicht die Software ist und wie Sie KI wirklich gewinnbringend einsetzen – von der Buchhaltung bis zum Kundengespräch.
Herr Niehaus, Sie sagen "Wer Chaos digitalisiert, hat danach einfach nur schnelleres Chaos". Was läuft bei der KI-Einführung im Handwerk grundsätzlich schief?
Matthias Niehaus: Das Hauptproblem, das wir im Handwerk aktuell sehen, ist, dass Betriebe unbedingt KI einführen wollen, bevor sie überhaupt eine klare Struktur oder definierte Standardprozesse geschaffen haben. Konkret heißt das, dass viele Unternehmer denken: ‚Klasse, ich nutze jetzt mal ChatGPT, um meine E-Mails schneller zu schreiben.‘ Natürlich ist das erstmal eine Arbeitserleichterung, aber der Haken dabei ist: Alle anderen Betriebe nutzen KI ja auch, und plötzlich explodiert Ihr E-Mail-Verkehr, weil jetzt alle noch schneller antworten.
Die meisten vergessen dabei komplett den Blick auf die Meta-Ebene. Denn fast alle E-Mails, die täglich reinkommen – ob vom Finanzamt, vom Steuerberater oder vom Kunden – folgen einem ähnlichen Schema. Das bedeutet: Bevor ich anfange, KI einzusetzen, muss ich erstmal klar festlegen, welche Arten von E-Mails oder Dokumenten ich überhaupt bekomme und wie ich damit standardisiert umgehen will.
Können Sie ein konkretes Beispiel aus Ihrer Beratungspraxis nennen?
Ein Dachdeckerbetrieb mit ungefähr 15 Mitarbeitern hat genau diesen Fehler gemacht. Sie hatten von ChatGPT gehört und fanden es richtig spannend, E-Mail-Antworten automatisch zu formulieren. Aber sie haben vorher nicht definiert, welche Arten von E-Mails es überhaupt gibt und wie sie auf bestimmte Anfragen standardisiert reagieren wollen. Ein einfaches Beispiel: Wenn Rechnungen vom Lieferanten reinkommen und da etwas falsch geschrieben ist, gibt es eigentlich immer eine Standard-Mail, die man verschicken könnte. Aber das hatten sie nicht. Stattdessen haben sie KI darauf losgelassen, die zwar schöne Texte geschrieben hat, aber die eigentliche Arbeit – nämlich Prozesse zu strukturieren – haben sie komplett ignoriert.
Das Ergebnis: Die KI hat viele E-Mails produziert, aber die Prozesse blieben chaotisch. Dadurch hatten sie am Ende sogar mehr Arbeit als vorher, waren frustriert und haben die Schuld natürlich auf die KI geschoben. Genau deshalb sage ich immer wieder: Erst Prozesse standardisieren, dann KI einführen. Wenn Sie das nicht machen, scheitert das Projekt garantiert.
Sie betonen immer wieder die Wichtigkeit von standardisierten Prozessen. Viele Unternehmer hören das und denken: 'Wo soll ich nur anfangen?' Können Sie unseren Lesern einen Fahrplan geben? Wie sollte man vorgehen?
Mein Tipp aus der Praxis: Fangen Sie zunächst mit den Dingen an, die Ihnen im Tagesgeschäft die meiste Zeit rauben oder regelmäßig nerven. Das sind in der Regel genau die Abläufe, die noch nicht klar definiert sind. Ganz konkret: Nehmen Sie sich eine Woche Zeit und beobachten bewusst, was täglich passiert. Was landet auf Ihrem Schreibtisch, welche E-Mails kommen rein, und wo entstehen regelmäßig Fragen oder Unklarheiten? Dann sortieren Sie all diese Dinge nach Kategorien. Zum Beispiel: 'Rechnungen prüfen', 'Kundenanfragen bearbeiten', 'Material bestellen' und so weiter. Wenn Sie diese Kategorien haben, überlegen Sie sich ganz gezielt, wie der ideale Ablauf für jede einzelne Kategorie aussieht. Schreiben Sie das wirklich simpel auf – Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3. Keine langen Romane, sondern einfache Checklisten oder Ablaufschemata.
Wenn Sie diese Struktur einmal haben, führen Sie Tests mit Ihrem Team durch und optimieren, bis der Ablauf wirklich rund läuft. Erst wenn Sie hier Klarheit geschaffen haben, können Sie weitere Schritte starten. Das ist der absolut beste Weg, um nachhaltig Ordnung und Effizienz in den Betrieb zu bringen.
Angenommen, wir haben die nötigen Prozesse bereits standardisiert: Braucht es daneben auch eine gewisse Software-Grundausstattung, um KI sinnvoll nutzen zu können?
Das ist eine sehr gute Frage, weil viele Unternehmer genau das denken. Aber das stimmt nicht. Man braucht keine spezielle Software als Grundausstattung. KI können Sie sich eher vorstellen wie eine Schnittstelle, die eigenständig funktioniert und bestehende Programme oder Abläufe ergänzt. Die meisten Unternehmer machen den Fehler, zuerst eine Branchensoftware auszuwählen und hoffen dann, dass sich die internen Prozesse irgendwie danach richten. Das ist natürlich völlig sinnfrei. Denn wichtig ist erstmal, sich darüber klar zu werden, wie die Abläufe überhaupt aktuell im Betrieb funktionieren. Erst wenn klar ist, wie Sie organisiert sind, können Sie auch sinnvoll sagen, welche Software und KI-Lösungen für Ihren Betrieb geeignet sind.
Lassen sich im Bereich der KI auch sogenannte "Quick Wins" identifizieren – also einfache Maßnahmen, von denen fast jeder Betrieb unmittelbar profitieren kann?
Es gibt drei Dinge, die jeder Handwerksbetrieb sofort umsetzen kann und die einen enormen Unterschied machen. Erstens: Jeder Unternehmer, der nicht gerne Texte schreibt oder dem das Formulieren schwerfällt – etwa, weil Deutsch nicht die Muttersprache ist – kann sofort ChatGPT oder Google Gemini nutzen. Diese Tools helfen, klare, professionelle E-Mails zu formulieren, indem man einfach sagt: 'Hey KI, schreibe mir bitte eine Mail an meinen Steuerberater mit folgender Frage' – und zack, ist die Mail formuliert. Das spart enorm viel Zeit und sorgt dafür, dass die Mails präziser und verständlicher werden.
Zweitens: Sie können KI sofort einsetzen, um Bilder zu erstellen oder zu verändern. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Kundenprojekt, zum Beispiel eine Fassadensanierung. Sie machen ein Foto von der alten Fassade und sagen zur KI: 'Erstell mir ein modernes Vorher-Nachher-Bild'. Innerhalb von Minuten erstellt die KI eine realistische Vorschau, wie das fertige Ergebnis aussehen könnte. Damit können Sie Ihre Kunden beeindrucken und Ihre Abschlussquote verbessern.
Drittens: Man kann seine Buchhaltung durch KI unterstützen. Programme wie Lexware Office – früher "lexoffice"– bieten KI an, die automatisch Rechnungen und Belege ausliest und direkt Vorschläge zur Kontierung gibt. Das spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet Fehler und unnötige Rückfragen beim Steuerberater.
Welche KI-Tools empfehlen Sie konkret für den Einstieg?
Ganz klar ChatGPT oder Google Gemini für alle textlichen Aufgaben, gerade im Bereich E-Mails oder Kommunikation. Für alles, was Bildbearbeitung und Visualisierung betrifft, sind Tools wie DALL-E, Google Gemini oder Midjourney genial. Im Bereich der Buchhaltung würde ich aktuell Lexware empfehlen, weil es sehr anwenderfreundlich ist und gute KI-Funktionen bietet.
Wenn Sie in die Zukunft blicken: Wie wird KI das Handwerk in den nächsten fünf Jahren verändern?
Ich kann ehrlich gesagt nicht genau sagen, was in fünf Jahren sein wird, denn die Entwicklungen sind wirklich unglaublich rasant. Allein wenn ich daran denke, wie sich ChatGPT entwickelt hat: Wir mussten bei uns intern die Mitarbeiterschulungen alle paar Wochen aktualisieren, weil die Updates so massiv und schnell kamen. Was ich aber ganz sicher weiß: Wer heute KI nicht ernst nimmt, wird langfristig kaum noch wettbewerbsfähig sein. KI wird vor allem Vertriebsprozesse beschleunigen und automatisieren. Sie werden Inhalte fürs Marketing auf Knopfdruck erstellen können, Social-Media-Kampagnen viel einfacher managen und auch interne Abläufe wie Mitarbeiterschulungen und Projektplanungen viel leichter gestalten können. Außerdem werden 3D-Visualisierungen und Virtual Reality im Handwerk bald ganz normal sein – zum Beispiel, wenn Sie Ihren Kunden ein neues Badezimmer oder einen Traumgarten virtuell zeigen möchten. Kurz gesagt: Wer jetzt KI richtig nutzt, hat in Zukunft definitiv die Nase vorne.
Zum Abschluss: Was ist der häufigste Fehler, den Sie in Ihrer Beratung korrigieren müssen?
Es gibt eigentlich zwei typische Fehler, die mir immer wieder begegnen. Erstens: Viele haben Angst vor KI oder denken, das wäre nichts für sie, und verpassen dadurch echte Chancen. Sie setzen sich gar nicht damit auseinander. Das ist ein fataler Fehler, denn KI wird nicht einfach wieder verschwinden. Wer hier nicht mitgeht, wird langfristig Probleme bekommen. Der zweite Fehler ist, KI als eine Art Wunderwaffe zu sehen, die plötzlich alle Probleme im Unternehmen löst. Das tut sie nämlich definitiv nicht. KI löst nicht deine chaotischen Abläufe. Wenn Sie Chaos digitalisieren, bekommen Sie einfach nur schnelleres Chaos. Und dieses Chaos später wieder aufzuräumen, macht absolut keinen Spaß und verursacht enormen Frust.
Zur Person: Matthias Niehaus ist Gründer und Geschäftsführer der Matthias Niehaus GmbH, die sich auf Digitalisierungslösungen für Handwerksbetriebe spezialisiert hat. Mit seiner Erfahrung als Handwerksunternehmer hilft er Betrieben, ihre Prozesse zu automatisieren – von der Angebotserstellung über die Projektverwaltung bis zur automatisierten Buchhaltung.