Kleiner Fehler, große Wirkung: Wer Geschenke und Kundenessen auf Geschäftsreisen einfach als Reisekosten verbucht, riskiert teure Steuernachzahlungen. Worauf bei der Buchung zu achten ist.
Handwerksbetriebe riskieren den Verlust von Steuervorteilen, wenn Ausgaben für Geschenke oder Kundenessen auf Geschäftsreisen falsch verbucht werden. Das Finanzamt erkennt solche Kosten nicht als Betriebsausgaben an, wenn sie pauschal als Reisekosten deklariert statt auf separaten Konten erfasst werden. Eine strikte buchhalterische Trennung ist gesetzlich vorgeschrieben.
Getrennte Konten sind Pflicht
Problematisch wird es bei einer Betriebsprüfung, wenn Kosten, die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zunächst selbst bezahlen, falsch verbucht werden. Das gilt etwa für Geschenke an Geschäftspartner oder für die Einladung eines Kunden zum Essen. Erstattet das Unternehmen dem Mitarbeiter diese Ausgaben und verbucht sie anschließend als allgemeine Reisekostenspesen, streicht das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug.
Der Grund dafür ist eine Vorschrift im Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 7 EStG). Demnach müssen Aufwendungen für Geschenke und Bewirtungen getrennt von den übrigen Betriebsausgaben auf dafür vorgesehenen Konten erfasst werden. Nur dann können sie steuerlich geltend gemacht werden.
Grenzen für Geschenke und Bewirtung
Selbst bei korrekter Verbuchung gibt es für die Absetzbarkeit klare Obergrenzen. Aufwendungen für Geschenke sind nur dann als Betriebsausgabe abziehbar, wenn sie pro Empfänger und Jahr einen Nettowert von 50 Euro nicht überschreiten. Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern können bei korrekter Buchung zu 70 Prozent als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. dhz