Viele Prozessoptimierungen verlaufen im Sande, weil Unternehmen immer wieder die gleichen Fehler bei der Herangehensweise machen. Warum schlanke Prozesse überlebenswichtig sind – und welche Fehler man vermeiden sollte.
Effizienz steigern, Kosten senken, Abläufe digitalisieren: Mittelständische Unternehmen sehen sich heute mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die notwendigen Weichenstellungen für die Zukunft vorzunehmen. Prozessoptimierung steht daher in vielen Betrieben ganz oben auf der Agenda. Doch in der Praxis geraten Projekte oftmals ins Stocken oder werden gar nicht erst umgesetzt – auch weil immer wieder die gleichen Fehler bei der Herangehensweise gemacht werden.
Prioritäten für Änderungen setzen
"Es scheitert nicht an Tools, sondern an fehlender Klarheit, mangelnder Einbindung der Mitarbeitenden – und dem Irrglauben, man könne alles auf einmal verändern", sagt Marcel Eichler, geschäftsführender Gesellschafter von Proventus Analytics. Das Beratungsunternehmen unterstützt Unternehmen dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen. "Nachhaltige Verbesserung braucht klare Ziele und sichtbare Prioritäten. Erst wenn definiert ist, was erreicht werden soll, lässt sich Veränderung gezielt steuern."
Prozessoptimierung zahlt unmittelbar auf die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Betriebs ein und ist damit überlebenswichtig. Gerade der Mittelstand steht unter wachsendem Druck, effizienter zu arbeiten, die Kosten im Griff zu behalten und schnell auf Veränderungen am Markt zu reagieren. "Unternehmen sind heute nur dann wettbewerbsfähig, wenn ihre internen Prozesse effizient und sicher ablaufen", betont Uwe Bloching, Partner bei der Unternehmensberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC.
Digitalisierung: Chance für den Mittelstand
Marcel Eichler pflichtet ihm bei: "Gerade, weil viele mittelständische Betriebe schlanker aufgestellt sind als große Konzerne, ist es für sie wichtig, über gut funktionierende Prozesse zu verfügen und Abläufe kontinuierlich zu verbessern." Das gilt auch mit Blick auf die Digitalisierung und die zunehmende Etablierung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Arbeitsalltag. "Die Digitalisierung eröffnet Chancen, bringt aber auch neue Herausforderungen", sagt Eichler. "Wer Prozesse nur digitalisiert, ohne sie zu verbessern, verschenkt einiges an Potenzial." Die Prozessoptimierung sei daher keine einmalige Aufgabe, sondern eine dauerhafte Notwendigkeit, um flexibel und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Gerade mit Blick auf KI-Anwendungen sei eine evolutionäre Denkweise nötig, bestätigt Ulrich W. Kreher, Geschäftsführer der Elektror airsystems GmbH aus Esslingen. "Für den Mittelstand ist entscheidend, wie transformationsfähig wir sind und wie wir es schaffen, die Mitarbeitenden durch den Wandel zu führen." Künstliche Intelligenz biete dabei neue Perspektiven und enorme Chancen für Unternehmen, ihre Kultur und die Menschen – erfordere aber die Weiterentwicklung von Unternehmen hin zu lernenden Organisationen. Es gehe darum, die Mitarbeitenden mit KI und anderen Technologien zu unterstützen, nicht zu ersetzen. "Die Entwicklung individueller Kompetenzen und die Förderung der Mitarbeiter prägen eine KI-affine Unternehmenskultur", betont Kreher.
KI soll unterstützen und nicht ersetzen
Für PwC-Partner Bloching ist diese Herangehensweise richtig: "Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens. Deshalb brauchen Unternehmen zukunftsfähige Personalkonzepte, die Mitarbeiter motivieren und fördern", sagt er. Wichtig sei es daher, die Mitarbeitenden frühzeitig in Optimierungsprozesse mit einzubeziehen, ergänzt Unternehmensberater Eichler. Denn es gelte, ihr Wissen aus dem operativen Alltag zu nutzen. "Die Mitarbeitenden kennen die Schwachstellen im Alltag am besten und tragen maßgeblich zum Erfolg bei", so der Experte.
Wichtig sei es zudem, sich nicht zu verzetteln: "Ein klar abgegrenzter Prozess steht am Anfang, erst später folgen weitere Bereiche", erläutert Eichler. "Statt blind auf neue Software zu setzen, sollte eine gründliche Analyse vorangestellt werden. Nur wer Prozesse wirklich versteht, kann geeignete Tools auswählen." Zudem sei die Umsetzung entscheidend: "Verbindliche Zuständigkeiten, realistische Zeitpläne und regelmäßige Überprüfungen sorgen dafür, dass Verbesserungen nicht nur geplant, sondern auch umgesetzt und langfristig verankert werden", betont der Unternehmensberater.
Welche Bereiche zuerst optimieren?
Wichtig sei eine präzise Analyse des Optimierungsbedarfs und darauf aufbauend eine Neugestaltung von Arbeitsabläufen, die entweder intern Ressourcen binden oder extern das Kundenerlebnis maßgeblich beeinflussen, so Eichler. Dringlichkeit in Sachen Prozessoptimierung bestehe vor allem dort, wo Prozesse direkten Einfluss auf Kosten, Qualität oder Kundenzufriedenheit haben. Die Kundenzufriedenheit sei dabei ein maßgeblicher Faktor: Kurze Reaktionszeiten, verlässliche Qualität und reibungslose Abläufe prägen das Bild eines Unternehmens nach außen. In der Praxis betrifft das sowohl die operative Abwicklung von Aufträgen als auch interne Abläufe wie Verwaltung oder Produktion.
"Die unternehmerische Praxis zeigt, dass aktuell digitale Initiativen in erster Linie an der Schnittstelle zum Kunden, Lieferanten oder zu Kooperationspartnern initiiert werden", bestätigt PwC-Experte Bloching. "Diese Veränderungen wirken sich aber direkt auf die unternehmensinternen Unterstützungsprozesse, wie die des Rechnungswesens aus." Gerade bei digitalen Initiativen gelte es aber, keine Schnellschüsse vorzunehmen, sondern die zugrundeliegenden Prozesse genau zu analysieren, betont Proventus-Geschäftsführer Eichler. "Oft werden bestehende Prozesse einfach in Software überführt – aber ineffizient bleibt ineffizient, nur eben digital."
5 häufige Fehler, an denen Optimierungsvorhaben scheitern
Optimierungsvorhaben scheitern seltener an Technik als an der Herangehensweise, hat Marcel Eichler von Proventus Analytics beobachtet. Fünf Fehler treten besonders häufig auf:
1. Keine klaren Ziele: Vielen Vorhaben fehlt es an klar definierten Zielen. Ohne einheitliches Verständnis und messbare Kennzahlen verlaufen Projekte jedoch orientierungslos und bleiben ohne spürbaren Erfolg.
2. Keine Einbeziehung des Teams: Mitarbeiter werden oftmals nicht in den Optimierungsprozess einbezogen. Ihr Wissen aus dem operativen Alltag bleibt dadurch ungenutzt, während Widerstände gegen Veränderungen zunehmen können.
3. Zu viel auf einmal: Viele Unternehmen überfordern sich, indem sie versuchen, zu viele Prozesse gleichzeitig zu verbessern. Die Ressourcen werden dadurch zu stark beansprucht, Prioritäten verschwimmen – und erste Rückschläge sorgen für Entmutigung.
4. Falscher Fokus: Mitunter fokussieren sich Unternehmen auf die Einführung neuer Technologien, ohne dass vorher klar ist, welche Prozesse wirklich verbessert werden müssen. Aber technische Lösungen ersetzen keine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse – sie übertragen vielmehr vorhandene Schwächen auf die digitale Ebene – und dann ist der Mehrwert gering.
5. Mangelnde Umsetzung: Optimierungsvorhaben brauchen klare Verantwortlichkeiten, verbindliche Zeitpläne und ein systematisches Monitoring. Denn ein Plan kann noch so gut sein – wenn er nicht umgesetzt wird, ist er das Papier nicht wert, auf dem er steht. czy