In der Praxis kommt es häufig vor, dass sich der Betriebsinhaber in der Mittagspause auf der Baustelle eine Brotzeit oder ein Mittagessen gönnt. In diesem Fall ist es wichtig, sich einen Bon bzw. einen Kassenzettel geben zu lassen und diesen aufzubewahren. Denn hier winkt möglicherweise ein Vorsteuerabzug.
Befindet sich ein Einzelunternehmer den ganzen Tag außerhalb seiner Betriebsstätte, befindet er sich steuerlich gesehen, auf einer betrieblichen Auswärtstätigkeit. Umgangssprachlich spricht man hier von einer Geschäftsreise. Für die Verpflegung während dieser betrieblichen Auswärtstätigkeit kann der Unternehmer gewinnmindernde Betriebsausgaben geltend machen.
Abhängig von Zeit und Tagen
Als Betriebsausgabe dürfen jedoch nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten, sondern nur die sogenannten Verpflegungspauschalen abgezogen werden. Bei einer betrieblichen Auswärtstätigkeit im Inland beträgt die Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von zu Hause und von der Betriebsstätte 14 Euro pro Tag. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit gibt es für den An- und Abreisetag jeweils 14 Euro (unabhängig von der Abwesenheitsdauer von Zuhause und von der Betriebsstätte) und für die Zwischentage jeweils 28 Euro.
Beispiel: Eine selbstständige Handwerkerin hat einen Auftrag 200 Kilometer von ihrem Wohnort entfernt erhalten. Sie reist am Montagmorgen an und beendet den Auftrag am Freitagnachmittag.+
Folge: Für den Anreise- und Abreisetag (Montag und Freitag) gibt es jeweils 14 Euro. Für die Zwischentage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag gibt es jeweils 28 Euro. Das macht Betriebsausgaben von 112 Euro.
Steuerliche Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen
Bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung trägt der Unternehmer seine Betriebsausgaben in die Anlage "EÜR" zur Einkommensteuererklärung ein. Da er die Beweislast trägt, bewahrt er die Aufzeichnungen zu seiner beruflichen Auswärtstätigkeit für mindestens zehn Jahre auf.
Bilanziert ein Handwerker, bucht er "Reisekosten Unternehmer, Verpflegungsmehraufwand an Privateinlage".
Praxis-Tipp: Die Verpflegungspauschale gilt natürlich auch an Tagen, an denen der Handwerker zahlreiche Kunden besucht. Entscheidend sind Aufzeichnungen darüber, an welchem Tag welche Kunden in welcher Zeit besucht wurden. Da der Arbeitstag in der Regel länger als acht Stunden dauert, sollte beim Betriebsausgabenabzug nicht die Verpflegungspauschalen vergessen werden.
Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Verpflegungskosten
Nun folgt der Hintergrund, warum Unternehmer sich bei dem Kauf von Verpflegung während einer betrieblichen Auswärtstätigkeit unbedingt den Bon bzw. Kassenzettel aufheben sollten. Denn aus diesen tatsächlichen Ausgaben kann in der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. in der Umsatzsteuerjahreserklärung ein Vorsteuerabzug beantragt werden.
Ein Vorsteuerabzug aus den einkommensteuerlich als Betriebsausgaben abziehbaren Verpflegungspauschalen ist leider nicht möglich. Liegen jedoch eine Rechnung, ein Bon oder ein Kassenzettel vor, ist ein Vorsteuerabzug möglich (Abschnitt 15.6 Abs. 1 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).