Mit Buchungsbeispiel Kosten für Website richtig buchen: Darauf ist zu achten

Heutzutage hat fast jedes Unternehmen eine Website. Buchhalterisch sind die Kosten für eine Internetpräsenz aber nicht ganz einfach zu bewerten. Betriebe müssen genau unterscheiden, wie der Internetauftritt erstellt wurde und um welche Art von Kosten es sich handelt.

Bei der erstmaligen Einrichtung und dem Betrieb einer Website fallen unterschiedliche Kostenarten an. Unternehmen müssen zunächst einmal die Aufwendungen für die Anschaffung beziehungsweise Herstellung einer Website und laufende Betriebskosten unterscheiden.

Anschaffung beziehungsweise Herstellung einer Website-Software

Unternehmen können Internetauftritte komplett von unternehmensexternen Anbietern erstellen lassen oder diese auch selbst programmieren. Zudem gibt es auch die Möglichkeit, die notwendige Software zum Betrieb einer Website zu mieten.

Buchhalterisch handelt es sich bei den erstmaligen Kosten für den Kauf (Anschaffung) oder das eigene Programmieren – also die Herstellung einer Website – um Kosten für ein immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, da der Internetauftritt ja dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen soll.

Je nachdem, ob es sich um einen Anschaffungs- oder Herstellungsvorgang bzw. um die Miete handelt, ändert sich die buchhalterische Behandlung der Kosten.

Buchhalterische Behandlung von selbst erstellten Websites (Herstellung)

Entscheiden sich Unternehmen dafür, ihre Internetpräsenz selbst zu programmieren, handelt es sich also um die Herstellung eines Wirtschaftsgutes des immateriellen Anlagevermögens. Die Bilanzierung dieser immateriellen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens unterscheidet sich in der Handelsbilanz von der Behandlung in der Steuerbilanz.

In der Handelsbilanz besteht gemäß § 248 HGB ein Aktivierungswahlrecht, das heißt Unternehmen haben die Wahl, ob sie die jeweiligen Kosten als Aktivposten in der Bilanz aktivieren oder die Kosten als laufende Aufwendungen sofort in der Gewinn- und Verlustrechnung geltend machen. Entscheiden sich Betriebe für die Aktivierung der angefallenen Kosten, sind alle Kosten ab der konkreten Entwicklung der Website zu aktivieren. Über die Jahre der Nutzung wird die Website dann abgeschrieben.

Entscheiden sich die Unternehmen, die angefallenen Kosten nicht zu aktivieren, stellen die Aufwendungen abzugsfähige gewinnmindernde Kosten dar.

Vorsicht: In der Steuerbilanz besteht für selbst erstellte immaterielle Wirtschaftsgüter ein Aktivierungsverbot. Das bedeutet, dass die angefallenen Kosten in der Steuerbilanz nicht als Anlagegüter aktiviert werden dürfen, sondern als laufende Aufwendungen gebucht werden müssen.

Buchhalterische Behandlung von extern erstellten Websites (Anschaffung)

Wenn Betriebe ihre Internetpräsenz komplett von Dritten erstellen lassen, handelt es sich bei den angefallenen Kosten um Anschaffungskosten. Diese Anschaffungskosten werden dann aktiviert als immaterielles Wirtschaftsgut und anschließend über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben.

Buchhalterische Behandlung von gemieteter Website-Software

Fallen in Unternehmen laufende, beispielsweise monatliche Zahlungen für die Zurverfügungstellung einer Software zum Betrieb der Website an, handelt es sich bei diesen Zahlungen und laufende Mietaufwendungen für Lizenzen.

Separat zu erfassende Kosten – Domainname

Die Aufwendungen, die Betriebe für die Bereitstellung der Domain entrichten, sind buchhalterisch separat zu berücksichtigen. Die Domain ist die sogenannte Internetadresse des Unternehmens, sprich der Name der Website. Diese Adresse müssen sich Betriebe bei der Denic eG (Deutsches Network Information Center) sichern und sich dafür dort registrieren und als Domaininhaber eintragen lassen.

Die Kosten für die erstmalige Vergabe der gewünschten Internetadresse sind ebenfalls als immaterielle Vermögensgegenstände anzusetzen. Eine laufende Abschreibungsverbuchung ist für diese Kosten allerdings nicht vorgesehen.

Buchhalterische Behandlung von laufenden Website-Kosten

Bezahlen Betriebe für die regelmäßige Pflege und Instandhaltung ihres Internetauftritts, liegen in der Regel sofort abziehbare Aufwendungen vor. Eine andere Sichtweise – sprich die Buchung als nachträgliche Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten – würden nur bestehen, wenn Unternehmen die Website komplett neu überarbeiten lassen, sodass ein neues bzw. verbesserter Webauftritt entsteht.

Beispiel erstmalige Erstellung einer Website

Unternehmen U beauftragt Unternehmen W mit der Erstellung des Webauftritts. U registriert dazu seine gewünschte Internetadresse bei der DENIC. Die Registrierungsgebühr beträgt 300 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer (57 Euro) und wird von U per Banküberweisung bezahlt. W berechnet für das Programmieren der Webseite 8.000 Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer (1.520 Euro) und erhält von U das Entgelt per Banküberweisung.

Buchungen mit Konten des Standardkontenrahmens SKR04:

Registrierung der Internetdomain

Erstellen der Webseite

Darstellung auf den Konten