Besuch einer Fachmesse Fachmessen: 9 Steuertipps für einen Messebesuch

Handwerksunternehmer können sowohl als Aussteller bei einer Messe als auch als Besucher steuerlich profitieren. Neun Tipps zur richtigen Planung.

Von Bernhard Köstler

1. Messebesuch steuerlich absetzen

Selbstständige und angestellte Handwerker, die sich Eintrittskarten für eine Messe kaufen, können diese Kosten unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, zeichnet auf, wie sich der Messetag für ihn aus beruflicher Sicht abspielt (zum Beispiel Workshop, Teilnehmer an einem Seminar, Forum-Zuhörer zu handwerklichen Themen, Suche nach neuem Arbeitgeber, Gespräche mit Mitbewerbern). Spielt das Finanzamt mit und lässt den Eintrittspreis als Werbungskosten beziehungsweise Betriebsausgaben zum Abzug zu, dürfen dem Finanzamt auch die An- und Abreisekosten zum Messeort sowie eventuelle Übernachtungskosten steuersparend präsentiert werden.

2. Kosten für Messebesuch aufteilen

Nur wenn die Zeit für private Aktivitäten – bezogen auf einen Acht-Stundentag – mehr als zehn Prozent beträgt, sind die Kosten für den Messebesuch (An- und Abreisekosten, Übernachtungskosten, Eintrittspreis) aufzuteilen. Steuerlich ab­setzbar ist dann nur der betriebliche Anteil. Hängt ein Selbstständiger oder ein Arbeitnehmer vor oder nach dem Messebesuch Urlaub an, sind die Anreise und Abreisekosten sowie die Übernachtungskosten zeitanteilig in berufliche und private (nicht absetzbare) Kosten aufzuteilen.

Konkret: Dauer der Reise fünf Tage. Davon zwei Tage beruflich auf der Messe. Folge: Nur zwei Fünftel der Reisekosten sind steuerlich absetzbar. Probleme kann es auch geben, wenn der nicht im Handwerksbetrieb angestellte Ehepartner oder Lebensgefährte/Le­bensgefährtin mit von der Partie ist und deshalb statt eines Einzelzimmers ein Doppelzimmer gebucht wird. Hier kann das Finanzamt den Rotstift ansetzen und nur die Kosten für ein Einzelzimmer steuerlich zum Abzug zulassen.

3. Sonderfall Arbeitnehmer

Bei Selbstständigen dürfte der Betriebsausgabenabzug für einen Messebesuch nicht allzu problematisch werden. Bei Beschäftigten sind die Finanzämter allerdings meistens strenger. Hier sollten auf jeden Fall zum Nachweis der beruflichen Gründe für den Messebesuch ausführliche Aufzeichnungen geführt werden, insbesondere wenn die An- und Abreisekosten sowie die Übernachtungskosten hoch ausfallen. Wenn das Finanzamt mauert, ist folgende Vorgehensweise oftmals hilfreich: Eine Bestätigung des Ar­­beitgebers, dass der Messebesuch zum einen beruflich als notwendig betrachtet wird und zum anderen, dass der Messebesuch während der Arbeitszeit erfolgen durfte.

4. Apropos An- und Abreisekosten

Arbeitnehmer, die nachweisen können, dass der Messebesuch ausschließlich beruflich veranlasst ist, können dem Finanzamt auch ihre An- und Abreisekosten steuersparend präsentieren. Bei Benutzung des Privat-Pkw dürfen für jeden gefahrenen Kilometer pauschal 0,30 Euro als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wer mit dem Zug, dem Bus oder mit dem Flugzeug anreist, kann die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten steuerlich absetzen. Gut zu wissen: Steuerlich abziehbar sind auch Verpflegungspauschalen in Höhe von 14 Euro pro Tag, wenn die Abwesenheit von zu Hause mehr als acht Stunden betragen hat. Bei einem mehrtägigen Messebesuch gibt es 14 Euro für den jeweiligen An- und Abreisetag und 28 Euro für die übrigen Reisetage.

5. Messeaussteller und Gewerbesteuer

Präsentiert sich ein Handwerksbetrieb als Messeaussteller, fallen meist hohe Kosten für Miete und Serviceleistungen an. Die Mietkosten rechnete das Finanzamt in der Vergangenheit anteilig nach § 8 Nr. 1d und e Gewerbesteuergesetz (GewStG) dem Gewerbeertrag hinzu, was unter dem Strich zu einer höheren Gewerbesteuer führte. Die Betonung liegt hier jedoch auf dem Wörtchen Vergangenheit. Denn der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass Messekosten nicht mehr anteilig dem gewerbesteuerlichen Ge­­werbeertrag hinzugerechnet werden dürfen (BFH, Beschluss v. 23.03.2022, Az. III R 14/21).

6. Messeparty steuerlich planen

Oft bleibt (potenziellen) Kunden und Geschäftspartnern bei einer Messe nicht der beste Messestand im Gedächtnis, sondern die beste After-Messeparty. Wird nach Feierabend kräftig mit Catering gefeiert, ist das aus Sicht des Handwerksbetriebs klar "Werbeaufwand" beziehungsweise "Repräsentationsaufwand". Doch steuerlich muss anders gedacht und gehandelt werden. Die Partykosten sind aufzuteilen. Die Kosten für das Catering stellen Bewirtungsaufwendungen dar und sind nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar.

Fataler Fehler: Wird das Catering aus Unwissenheit auf dem Konto Werbung oder Repräsentation und nicht auf dem Konto Bewirtung gebucht, kippt der komplette Betriebsausgabenabzug. Denn Bewirtungsaufwendungen dürfen den Gewinn nur zu 70 Prozent mindern, wenn diese getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet beziehungsweise verbucht werden (§ 4 Abs. 7 Einkommensteuergesetz (EStG)).

7. Verbundene Unternehmen

Mietet ein in Deutschland ansässiger und steuerlich erfasster Handwerksbetrieb einen Messeplatz an und an diesem Messetand sind auch Kollegen von verbundenen Unternehmen mit Ansässigkeit im Ausland und bieten ihre Leistungen an? Dann ruft das möglicherweise das Fi­­nanzamt auf den Plan. Denn in diesem Fall dürfen die Kosten für den Messeauftritt nicht allein dem deutschen Handwerksbetrieb steuerlich zugerechnet werden. Die Messekosten sind auf alle verbundenen Unternehmen zu verteilen.

Konkret: Betragen die Messekosten 50.000 Euro und es werden neben dem deutschen Handwerksbetrieb auch Mitarbeiter der Niederlassungen in Österreich, Polen und Italien am Messestand aktiv, kann das Finanzamt eine Korrektur nach § 1 Au­ßensteuergesetz vornehmen. Der Gewinn des deutschen Handwerksbetriebs könnte sich dadurch um 37.500 Euro erhöhen (Ge­samtkosten für Messe 50.000 Euro : vier Teilnehmer = 12.500 Euro je verbundenem Unternehmen).

8. Spielregeln zu Messegeschenken

Werden potenzielle Kunden während der Messe beschenkt (zum Beispiel Meterstab, Taschenmesser, Fußball, Stifte – jeweils mit Firmenlogo und Kontaktdaten), handelt es sich bei Kosten bis zu zehn Euro um Streu­­werbeartikel. Der steuer­liche Clou: Hier handelt es sich um Werbeausgaben, die steuerlich uneingeschränkt abziehbar sind.

9. Geschenk versus Streuwerbeartikel

Liegen die Kosten für Messegeschenke jeweils über zehn Euro, sollten die Aufwen­dungen nicht mehr als Werbeaufwand oder als Repräsentationsaufwand ver­­­bucht werden, sondern als Ge­schenkaufwand. Nur so kann der Betriebsausgabenabzug für solche Messegeschenke gerettet werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Betragen die Kosten für einen Kunden oder Geschäftspartner während der Messe mehr als netto 50 Euro, liegen nicht abziehbare Betriebsausgaben vor und der Vorsteuerabzug für solche Präsente kippt.