Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt auch für Kleinunternehmer, für die es abgesehen davon aber eine Ausnahmeregelung gibt. Die Zeit drängt: Spätestens jetzt sollten sich Unternehmen nach einer passenden Software umsehen. Welche Lösungen es gibt, zeigt diese Marktübersicht der DHZ. Auch die Finanzverwaltung bietet eine kostenlose Lösung an.
An der E-Rechnung kommt in Deutschland demnächst kein Unternehmer mehr vorbei. Denn ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe E-Rechnungen rechtssicher und ordnungsgemäß empfangen können. Das betrifft alle Unternehmen im Geschäftsverkehr mit anderen in Deutschland ansässigen Unternehmen (B2B). Und es gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG, die ebenfalls verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können.
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Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist zwar ab 1. Januar 2025 regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden, so das Bundesfinanzministerium, doch es gelten Übergangsfristen. Der erste Schritt ist nun zunächst die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen. "Wir befinden uns in einer Übergangsphase", sagt Renata Kabas-Komorniczak, Steuerberaterin und geschäftsführende Partnerin der Kanzlei Rödl & Partner. Zwar seien digitale Rechnungen seit 2010 in Deutschland eingeführt, trotzdem "kommt die Umsetzung mit Übergangsphasen den Unternehmen jetzt entgegen", so die Expertin. Diese seien auch länger als in anderen EU-Ländern.
E-Rechnung: Empfangen und Ausstellen ab 2028 für (fast) alle Pflicht
In zwei Jahren folgt die nächste Stufe, wenn ab 1. Januar 2027 Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen müssen. Ein weiteres Jahr später, ab 1. Januar 2028, gilt diese Pflicht für alle anderen Unternehmen in Deutschland. Einzig Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind davon ausgenommen. Sie müssen auch in Zukunft keine E-Rechnungen im B2B-Geschäft ausstellen. Sind diese Übergangsfristen abgelaufen, ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen dann tatsächlich für alle Pflicht. Das ist also (abgesehen von den oben genannten Ausnahmen) ab dem 1. Januar 2028 der Fall.
Voraussetzungen
Wie das Bundesfinanzministerium (BMF) ausführt, gelten die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung nur, wenn ein Unternehmen umsatzsteuerlich eine Rechnung ausstellen muss. Bei Dienstleistungen zwischen Unternehmen und staatlichen Behörden (B2G) sind E-Rechnungen schon länger vorgeschrieben. Für Geschäfte und Dienstleistungen mit Privatpersonen hingegen wird es keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen geben (B2C). Wollen Unternehmen an private Kunden E-Rechnungen versenden, benötigen sie deren Zustimmung.
>> Hier geht es zu den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung
E-Rechnung: Sonstige Rechnungen in der Übergangszeit
In der Übergangszeit, also von 2025 bis Ende 2026, können Unternehmen im B2B-Geschäft immer noch sogenannte sonstige Rechnungen ausstellen. "Das bedeutet, dass Unternehmen in Deutschland bis Ende 2026 Papierrechnungen ausstellen dürfen", erläutert die Steuerberaterin. Für Unternehmen mit weniger als 800.000 Vorjahresgesamtumsatz verlängert sich diese Übergangsphase sogar noch bis Ende 2027. Ebenso lange kann das EDI-Verfahren weiter genutzt werden.
Zu den sonstigen Rechnungen gehören neben Papierrechnungen digitale Formate, die nicht dem E-Rechnungs-Standard entsprechen (wie ein pdf per E-Mail). Außerdem zählen dazu Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Sie sind generell ausgenommen. "Für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise müssen auch zukünftig keine E-Rechnungen ausgestellt werden", stellt die Expertin klar.
Allerdings ist zu beachten, dass der Empfänger dem Empfang einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format als einer E Rechnung (zum Beispiel ein pdf per E-Mail) zustimmen muss (§ 14 Abs. 1 UStG). Diese Zustimmung kann aber konkludent erfolgen, so das Bundesfinanzministerium. Das bedeutet: Mit der widerspruchslosen Annahme der Rechnung gilt die Zustimmung als erteilt. Für eine sonstige Rechnung in Papierform, also eine Papierrechnung, gilt das nicht. Für den Versand einer Papierrechnung benötigt der Versender keine Zustimmung des Empfängers.
Ein durchaus denkbares Szenario: Zum einen werden elektronische Verfahren wie XRechnung und ZUGFeRD bereits seit vielen Jahren angewendet. Zum anderen, kann man davon ausgehen, dass Konzerne und Großunternehmen ihre digitale Transformation vorantreiben. Digitalisieren sie ihre Buchhaltung und ihren Rechnungseingang schon vor dem Stichtag 1. Januar 2027 vollständig, könnten sie die Zustimmung zu einer sonstigen Rechnung möglicherweise verweigern. Kleine und mittlere Handwerksunternehmen als Zulieferer der Industrie oder Dienstleister in der Baubranche sollten dann den Anforderungen entsprechen und E-Rechnungen versenden können.
Strukturiertes Format
Doch zurück zur E-Rechnung. Die E-Rechnung ist ein strukturiertes Format. Es entspricht den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931). Alle EU-Länder müssen diesen Standard bis spätestens 1. Januar 2028 umsetzen. "Die EU-Länder haben jetzt drei Jahre lang Zeit, um ihre Formate an die Norm anzupassen und den EU-Standard zu vereinheitlichen", sagt Renata Kabas-Komorniczak, "einige Länder wie Italien, Spanien, Portugal und Polen haben das schon getan."
Ziel ist ein einheitliches, europäisches Umsatzsteuer-Meldesystem. "Das ist für 2028 geplant. Inzwischen geht man aber davon aus, dass es auf 2030 oder sogar 2032 verschoben wird." Und auch die Bekämpfung von Wirtschafts- und Cyberkriminalität spielt eine Rolle. "Herkömmliche Rechnungsformate können sehr einfach ausgelesen werden und sind daher nicht sicher."
Andere Länder seien Deutschland bei der Digitalisierung weit voraus. "Skandinavien ist Vorreiter von digitalen Prozessen. Schweden und Norwegen sind sehr viel weiter. Finnland setzt seit 20 Jahren auf E-Rechnungen. Auch das Baltikum mit Estland und Lettland ist so weit digitalisiert, dass es keine Papierrechnungen mehr gibt", zählt Renata Kabas-Komorniczak auf. Diese Länder hätten die wirtschaftlichen Vorteile der Digitalisierung früh erkannt und umgesetzt. Dabei habe die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug eine untergeordnete Rolle gespielt. Im Vordergrund stünde, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, Kosten, Zeit und Ressourcen zu sparen.
E-Rechnung: Kostenfreie Software
Für deutsche Betriebe gibt es dennoch eine gute Nachricht. Wie vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) gefordert, steht im Elster-Portal jetzt eine kostenfreie Software zum Auslesen von XRechnungen zur Verfügung (www.erechnung.elster.de). Als Alternative gebe es noch den kostenfreien Quba-Viewer für die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Technische Mindestvoraussetzungen für Unternehmen zum Empfang von E-Rechnungen sind ab 1. Januar 2025:
- ein E-Mail-Postfach,
- eine Software zum Auslesen von Rechnungsdatensätzen und
- eine Software oder ein elektronisches Archivsystem zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen.
>> Hier geht es zu den FAQ des ZDH zur E-Rechnung
Marktübersicht E-Rechnung-Software und Buchhaltungsprogramme
| Anbieter | Empfang von E-Rechnungen möglich?* | Ausgangsrechnung: Ausgabe X-Rechnung | Ausgangsrechnung: Ausgabe ZUGFeRD | Kosten laufend (ohne Rabattaktion) zzgl. USt | Besonderheiten |
| Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG | Ja | Ja | Geplant | E-Rechnungsempfang: Agenda InvoiceHub free kostenlos bis 50 Belege/Monat Agenda InvoiceHub ab 5 Euro/Monat bis 150 Belege/Monat Agenda InvoiceHub L ab 15 Euro/Monat bis 1.000 Belege/Monat E-Rechnungsschreibung: Agenda faktura 15 Euro/Monat | Gegliedert in ein Modul zum E-Rechnungsempfang Agenda InvoiceHub und eine Software zur E-Rechnungsschreibung (faktura) 15 Euro/Monat |
| b2brouter Basic | Ja | Ja | Ja | Kostenlos | Bis zu 10 Rechnungskontakte |
| b2brouter Professional | Ja | Ja | Ja | 100 Euro/Jahr | |
| BillingEngine | Ab 2026 | Ja | Ja | Ab 6 Euro/Monat | Kosten beziehen sich auf den Basic-Tarif |
| Datev E-Rechnungsplattform | Ja | Ja mit Programm Datev Auftragswesen next Ja mit Programm E-Rechnungsschreibung für Kleinstunternehmer mit wenigen Rechnungen | Ja mit Programm Datev Auftragswesen next Ja mit Programm E-Rechnungsschreibung für Kleinstunternehmer mit wenigen Rechnungen | E-Rechnungspostfach bis 30.06.2025 kostenlos E-Rechnungspostfach ab 01.07.2025 kostenlos bis 25 Rechnungen monatlich, je weitere Rechnung im E-Rechnungspostfach 0,50 Euro/Rechnung E-Rechnungsschreibung: Optional buchbar für 5 Euro/Jahr | Gegliedert in ein E-Rechnungspostfach zum Empfang und Versenden der E-Rechnung und die optionale E-Rechnungsschreibung ab 01.01.2025 für 5 Euro pro Jahr |
| Easybill Basic | Ja | Ja | Ja | Ab 15 Euro/Monat | |
| EasyFirma 3 mit Zusatzmodul E-Rechnung | Ja | Ja | Ja | Einmalig 295 Euro | Einmalige Anschaffungskosten |
| EinfachXCreator | Ja | Ja | Wird nach Angaben des Anbieters verfügbar sein | Einmalig 109,90 Euro, Updates inkl. für 12 Monate | Einmalige Anschaffungskosten |
| EU-Rechnung | Ja | Ja | Ja | Ab 39 Euro pro Jahr | |
| FastBill Solo | Wird nach Angaben des Anbieters verfügbar sein | Ja | Wird nach Angaben des Anbieters verfügbar sein | 9 Euro/Monat | |
| Fibudata | Ja | Ja | Ja | 29 Euro/Monat | |
| Lexware faktura+auftrag | Nach Installation des Januar-Updates | Ja | Ja | Ab 14,90 Euro/Monat | |
| Lexware Office Version S | Ja | Nein | Nein | 6,90 Euro/Monat | |
| Lexware Office Version M | Ja | Ja | Ja | 11,90 Euro/Monat | |
| sevdesk Buchhaltung | Ja | Ja | Ja | 19,90 Euro/Monat | |
| SmartTools E-Rechnung für Access | Ja | Ja | Ja | einmalig 915,97 Euro | |
| SmartTools E-Rechnung für Excel | Ja | Ja | Ja | Assistent für Endanwender einmalig 334,45 Euro; VBA Bibliothek für Entwickler einmalig 419,33 Euro | |
| SmartTools E-Rechnung für Word | Ja | Ja | Ja | VBA Bibliothek für Entwickler einmalig 419,33 Euro | |
| SmartTools E-Rechnung Pro für Outlook | Ja | Nein | Nein | einmalig 411,76 Euro | |
| Stotax Select Grundpaket | Ja | Nein | Nein | 2,39 Euro/ Monat | |
| Stotax Select Premiumpaket | Ja | Ja | Ja | 12,90 Euro/ Monat | |
| Stotax Betrieb Komplettsoftware | Ja | Ja | Ja | 55 Euro/Monat | |
| WISO MeinBüro Rechnungen Free | Ja | Ja | Nein | Free | |
| WISO MeinBüro Rechnungen XS | Ja | Ja | Ja | 9 Euro/Monat | Bis zu 22.000 Euro Umsatz/365 Tage |
| WISO MeinBüro Rechnungen S | Ja | Ja | Ja | 19 Euro/Monat | Bis 120.000 Euro Umsatz/365 Tage |
Auswahl an Software zum Empfang und Erstellen von E-Rechnungen. Die oben genannten Programme wurden lediglich nach deren Funktionalität im Bereich der E-Rechnung aufgelistet. Viele der genannten Programmversionen beinhalten weitere Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionalitäten, die auch zum Teil die unterschiedlichen Preisgestaltungen erklären. Es wurde jeweils eine Version/mehrere Versionen eines Anbieters aufgeführt, bei den jeweiligen Herstellern gibt es meist noch weitere Produktversionen für weitere Ansprüche des Kunden.
Haftungsausschluss: Alle Informationen beruhen auf Angaben der Herstellerwebseiten beziehungsweise Informationen des Supports (Stand: 12. Dezember 2024). Die hier bereitgestellten Informationen wurden mit größter Sorgfalt recherchiert und zusammengestellt.
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