Die Umstellung auf E-Rechnung ist nicht bloß eine lästige Pflicht, meint Christian Steiger vom Software-Anbieter Lexware. Vielmehr sieht er darin eine echte Chance: Buchhaltung kann dadurch erheblich effizienter werden – und das bei überschaubaren Kosten.
Der Countdown läuft. Ab dem 1. Januar 2025 geht Deutschland einen weiteren Schritt hin zur verpflichtenden E-Rechnung. Anfang nächsten Jahres müssen Unternehmen zunächst im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) E-Rechnungen empfangen können.
Die Kritik an der Pflicht zur E-Rechnung ist unüberhörbar. Sie richtet sich hauptsächlich an die Kosten und den Aufwand, buchhalterischen Prozesse umzustellen. Doch die Weichen sind längst gestellt. Es gelten bereits die Grundsätze der GoBD. Und auch "Word und Excel als Rechnungsstellung-Tools sind schon längst rechtlich problematisch", weiß Christian Steiger, Geschäftsführer des Softwareentwicklers Lexware.
Er sieht in der Pflicht zur E-Rechnung "eine Riesenchance, in die digitale Welt einzusteigen". Christian Steiger bedauert, dass die Einführung der E-Rechnung per Gesetz Unternehmern, ein Gefühl des Zwangs vermittele und Chancen daher nicht gesehen würden. Denn: "In der Pandemie haben wir gesehen, dass Unternehmen, die sich digital aufgestellt haben, besser durch die Zeit gekommen sind."
Ein Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation
Die Pflicht zur E-Rechnung sei schließlich nur ein Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation. "Es geht nicht nur um die E-Rechnung, es geht darum, Geschäftsprozesse digital zu denken." Mit einer Software erhalte der Unternehmer eine umfassende Sicht auf sein Unternehmen und seine betriebswirtschaftlichen Zahlen. "Sie können zum Beispiel viel einfacher nachhalten, was noch offen ist. Sie können die ganze Kommunikation mit ihrem Kunden einsehen und es gibt Mechanismen, die Sie an Fristen und ähnliches erinnern", zählt Steiger auf.
Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Jahresabschlüsse etc. – alle Fäden laufen in der Buchhaltung zusammen. "All das bietet Software heute aus einer Hand an."
Relevante Daten werden nur einmal eingegeben und können dann für andere Anforderungen umgewandelt und weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Gerade Handwerkern, die viel auf Baustellen oder beim Kunden unterwegs sind, biete sich die Chance, auch mobil auf Informationen zuzugreifen. Wie auch dem Steuerberater jederzeit Zugriff gewährt werden könne.
"Unternehmer werden zukünftig in Geschäftsprozessen denken und nicht mehr in Rechnungen", ist sich Steiger sicher. Die Software schaffe Zugänge zur Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und auch Steuerberatern. "Und diese Interaktion funktioniert nur digital."
Umstellung der Prozesse
Software kann mehr leisten als die Pflicht zur E-Rechnung fordert. Unternehmer, die bereits eine Rechnungssoftware einsetzen, "bekommen von der Umstellung auf die E-Rechnung im Prinzip nichts mit. Das läuft alles im Hintergrund", verspricht der Experte. Ein Unternehmer müsse sich dann auch nicht mit unterschiedlichen Formaten wie ZUGFeRD oder X-Rechnung auseinandersetzen. "Das macht alles die Software für ihn."
Weitere Vorteile: Unternehmer haben die Sicherheit,
- dass der Prozess der Rechnungsstellung richtig ist.
- dass die Persistenz gegeben ist, also die Daten zuverlässig für einen längeren Zeitraum gespeichert werden.
- dass die Software im Hintergrund die ordnungsgemäße Erstellung, den Versand und Empfang einer E-Rechnung gewährleistet.
Erste Schritte
Unternehmer, die noch keine Rechnungssoftware einsetzen, aber über Digitalisierung ihres Betriebs nachdenken, sollten sich zunächst ihren Prozess der Rechnungsstellung anschauen. Wie werden Rechnungen heute verschickt und empfangen? Die Lösung sei in den meisten Fällen dann cloudbasiert. "Etwas anderes macht kaum mehr Sinn", sagt Steiger, "und diese Lösung vereinfacht den Prozess enorm."
Wahl der richtigen Software
Wer sich für eine Software entscheidet, sollte darauf achten, dass sie GoBD-zertifiziert ist, rät der Experte. "Sonst arbeitet kein Steuerberater mit Ihnen zusammen." Und er rät zu einer Cloud-Lösung. Nur hierbei könnten die beschriebenen Prozesse automatisch und für den Unternehmer unbemerkt im Hintergrund ablaufen. "Sie sind immer auf dem aktuellen Stand und müssen sich nicht um Installation oder Wartung kümmern", sagt der Chef von Lexware. Darüber hinaus sei Cloudsoftware überaus nutzerfreundlich. Langwierige Mitarbeiterschulungen seien nicht notwendig.
Kosten einer Software-Lösung
Oftmals wird auf das Kostenargument verwiesen, wenn es um die verpflichtende Einführung der E-Rechnung geht. Was kostet eine Cloud-Lösung also überhaupt? "Für ein kleines Unternehmen geht es los bei 6,90 bis 29,90 Euro im Monat." Christian Steiger betont, dass sich die Kosten einer Software und Cloud-Lösung schnell amortisieren würden. "Buchhaltung mit Word oder Excel nimmt doch viel mehr Zeit in Anspruch und ist abgesehen davon, auch nicht mehr rechtssicher." Wenn Fachkräfte im Handwerk fehlen, mache es doch keinen Sinn, dringend benötigte Mitarbeiter und teure Arbeitskraft mit "sinnlosen Aufgaben zu beschäftigen".
Blick in die Zukunft
Es sei absehbar, dass die Buchung einer Rechnung in Zukunft nicht mehr händisch erfolgt, so Steiger. Doch das sei nicht das Ziel. Vielmehr liege die Chance der Digitalisierung darin, Daten nutzbar zu machen. "Alle Daten, die die Software sammelt, werden dem Unternehmer irgendwann helfen, für sein Unternehmen die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen", ist sich Christian Steiger sicher. Auch mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz werde sich eine neue Kategorie von Software etablieren, die helfe, unternehmerische Entscheidungen zu treffen.