Am 13. Oktober 2026 ist Schluss: Microsoft stellt den Support für Office 2021 ein. Die Versionen können zwar weiterhin genutzt werden, doch das ist mit erheblichen Risiken verbunden. Jetzt steht ein Umstieg an. Diese Möglichkeiten haben Handwerksbetriebe.
Nach dem Support-Ende von Microsoft Office 2016 und 2019 im vergangenen Jahr ist nun die nächste Version an der Reihe. Betriebe, die noch auf Office 2021 oder Office LTSC 2021 setzen, sollten sich den 13. Oktober 2026 dick im Kalender anstreichen. Ab diesem Datum ist der Support auch für diese Version Geschichte. "Betriebe sollten sich dringend vor dem Stichtag um den Office-Umstieg kümmern", sagt Jürgen Schüler. Er ist Cybersicherheitsexperte und unterstützt Betriebe im Rahmen der "Initiative Cybersicherheit Handwerk".
Zwar könnten alle Office-2021-Apps auch nach dem Support-Ende weiter genutzt werden, doch der Experte rät dringend davon ab. Denn ab diesem Datum gibt es keine Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen oder technischen Support mehr. Jürgen Schüler warnt: "Das kann schnell zum Sicherheitsrisiko für Unternehmen werden."
Schnellübersicht
- Sicherheitsrisiken ab dem 13. Oktober 2026
- Office-2021-Umstieg: Welche Möglichkeiten gibt es?
- Umstieg auf Microsoft Office 365: Mögliche Probleme
- Alternative zu Microsoft-Produkten
Ab dem 13. Oktober 2026: Gefahr durch Sicherheitslücken
"Nach dem Supportende werden neu entdeckte Sicherheitslücken nicht mehr durch Sicherheitsupdates von Microsoft geschlossen. Dadurch steigt das Sicherheitsrisiko", bringt es Jürgen Schüler auf den Punkt. Nicht mehr geschlossene Sicherheitslücken können von Angreifern ausgenutzt werden und erhöhen das Risiko für Unternehmen. Der Cybersicherheitsexperte warnt eindringlich: Ein Cyber-Angriff kann für Unternehmen sehr teuer bis existenzbedrohend werden – gerade, wenn sensible Betriebs- oder Kundendaten verloren gehen.
Kompatibilitätsprobleme mit neuen Dateien
Bei Dokumenten, die mit neueren Office-Versionen erstellt wurden, können Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn diese Funktionen oder Formate verwenden, die Office 2021 nicht unterstützt. Jürgen Schüler erklärt: "Zukünftige Betriebssystem-Updates können unter Umständen die Funktionalität von Office 2021 beeinträchtigen oder die Software gar unbenutzbar machen."
Das Problem betrifft insbesondere die Verbindung von älteren Office-Versionen mit Microsoft-365-Diensten wie Exchange Online, SharePoint Online oder OneDrive. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass ältere Versionen zwar teilweise weiterhin eine Verbindung herstellen können, diese Verbindung aber nicht mehr unterstützt wird und neue Funktionen zu Problemen führen können.
Office 2021: Keine technische Unterstützung
Nach dem Supportende steht für Office 2021 kein technischer Support von Microsoft mehr zur Verfügung. Unternehmen müssen sich bei Problemen daher stärker auf ihre interne IT oder externe Dienstleister stützen. Bei Sicherheits- oder Kompatibilitätsproblemen müssten Lösungen von Drittanbietern herangezogen werden – was nicht nur zusätzliche Kosten, sondern auch mehr Aufwand bedeutet.
Rechtliche und Compliance-Risiken
Nicht zuletzt drohen laut Schüler auch rechtliche Konsequenzen. Insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) möglich. Der Einsatz nicht mehr unterstützter Software kann auch datenschutzrechtlich relevant sein. Kommt es zu einem Sicherheitsvorfall, kann insbesondere geprüft werden, ob das Unternehmen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Ein Bußgeld folgt daraus jedoch nicht automatisch.
Office-Umstieg: Nachfolgeversionen von Office 2021
Um den genannten Problemen vorzubeugen, empfiehlt Experte Jürgen Schüler prinzipiell eine frühzeitige Planung des Umstiegs. Aber zu spät ist es auch jetzt noch nicht.
Microsoft stellt zwei Optionen für den Wechsel auf eine neue Office-Version bereit:
- Microsoft 365: Diese Version ist cloud-basiert. Es gibt verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Versionen. Für Handwerksbetriebe bieten sich beispielsweise "Microsoft 365 Business Standard" oder "Microsoft 365 Business Premium" an. Die Bezahlung erfolgt über ein monatliches oder jährliches Abo-Modell. Die Preise variieren je nach Office-Paket. Dafür können Nutzer immer die aktuellste Office-Version verwenden.
- Neue Kaufversion: Versionen wie Office 2024 können mit einer einmaligen Zahlung erworben werden. Wichtig sei es, die Kosten für Lizenzen, Schulungen und eventuelle Hardware-Updates im Vorfeld zu klären.
Umstieg auf Office 365: Mögliche Kompatibilitätsprobleme
Microsoft 365 verbindet lokal installierte Office-Anwendungen mit Cloud-Diensten wie OneDrive und SharePoint. Dateien können – abhängig von der Konfiguration – in der Cloud oder lokal gespeichert werden. Die Office-Anwendungen können nach der Installation und Aktivierung grundsätzlich auch offline genutzt werden. Microsoft 365 ist nicht generell unzulässig und ein datenschutzkonformer Einsatz grundsätzlich möglich.
"Es muss geprüft werden, ob die konkrete Nutzung von Microsoft 365 datenschutzkonform ausgestaltet ist. Dazu gehören unter anderem die Prüfung der Rechtsgrundlagen, der Datenverarbeitungen, der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der vertraglichen Regelungen zur Auftragsverarbeitung", sagt der Experte. Um Microsoft 365 datenschutzkonform zu nutzen, liefert Microsoft Beispiele und Mustertexte für zentrale Bausteine der Datenschutzdokumentation. Ebenso decken die Musterdokumente unterschiedliche Anforderungen und verschiedene Einsatzszenarien von Office 365 und Microsoft 365 Copilot ab.
Bevor der Umstieg startet, sollte man prüfen, ob alle bestehenden Dateien, Kontakte, E-Mails und Kalender problemlos in die neue Version übernommen werden können: Vor allem die Outlook-Daten, also die PST-Dateien. Hier kann ein externer IT-Dienstleister zur Seite stehen, besonders bei der Einrichtung von E-Mail, Teams und SharePoint.
Der Experte betont: "Die meisten Funktionen von Office 2021 bleiben in Microsoft 365 erhalten und ernsthafte Kompatibilitätsprobleme sind selten. Der Umstieg ist in der Regel problemlos." Kleine Stolpersteine gibt es aber: Die häufigsten Herausforderungen können Makros, insbesondere VBA-Makros, sowie Add-Ins sein. Komplexe Makros aus älteren Office-Versionen könnten in Microsoft 365 manchmal nicht so reibungslos funktionieren. Und falls spezielle Add-Ins in Office 2021 verwendet wurden, könnte es sein, dass diese mit Microsoft 365 nicht mehr kompatibel sind.
Schüler erklärt außerdem: "Dokumente, die mit sehr alten Office-Versionen erstellt wurden, könnten bei der Bearbeitung oder Konvertierung kleinere Layout- oder Formatierungsprobleme aufweisen." Ein weiterer Punkt: Ältere Betriebssysteme, die von Office 2016, 2019 und 2021 unterstützt wurden, passen möglicherweise nicht mehr zu Microsoft 365. Alle Systemanforderungen für Office 365 sind auf der Microsoft-Website gelistet.
Alternative zu Microsoft-Produkten
Eine kostenfreie Alternative zu Microsoft Office ist LibreOffice. Die Open-Source-Software umfasst Programme für Textverarbeitung (Writer), Tabellenkalkulation (Calc), Präsentationen (Impress), Datenbanken (Base) und weitere Anwendungen, die sich laut Schüler mit älteren Office-Versionen messen können.
Ein weiterer Pluspunkt, so der Experte: "LibreOffice arbeitet grundsätzlich lokal und benötigt für die normale Dokumentbearbeitung keine Cloud." Beim optionalen Übermitteln von Absturzberichten können jedoch technische Informationen wie LibreOffice-Version, Betriebssystem und Hardware an die Entwickler gesendet werden. Dokumenteninhalte werden dabei laut LibreOffice nicht übermittelt.