Am 14. Oktober 2025 ist Schluss: Microsoft stellt den Support für Office 2016 und Office 2019 ein. Die Versionen können zwar weiterhin genutzt werden, doch das ist mit erheblichen Risiken verbunden. Besser ist es, sich frühzeitig auf den Umstieg vorzubereiten. Diese Optionen haben Handwerksbetriebe.
Betriebe, die auf Microsoft Office 2016 oder Office 2019 setzen, sollten sich den 14. Oktober 2025 dick im Kalender anstreichen. Ab diesem Datum ist der Support für diese beiden beliebten Versionen Geschichte. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) sind davon betroffen – immerhin erfreuen sich diese Office-Versionen laut einer Studie von Intra2net gerade bei ihnen großer Beliebtheit. Demnach nutzten im September 2024 ganze 70 Prozent der KMUs noch Microsoft Office 2016 oder 2019. Doch nicht nur das Ende des Office-Supports macht den Oktober 2025 brisant: Auch für Nutzer von Windows 10 wird es ernst. Ab dann stellt Microsoft auch die kostenlosen Updates für das Betriebssystem ein – doppelter Handlungsbedarf also.
"Betriebe sollten sich dringend vor dem Stichtag um den Office-Umstieg kümmern", sagt Jürgen Schüler. Er ist Cybersicherheitsexperte beim Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk. Zwar könnten alle Office 2016- und 2019-Apps auch nach dem Support-Ende weiter genutzt werden, doch der Experte rät dringend davon ab. Denn ab diesem Datum gibt es keine Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen oder technischen Support mehr. Der Experte warnt: Das kann schnell zum Sicherheitsrisiko für Unternehmen werden.
Schnellübersicht
- Sicherheitsrisiken ab dem 14. Oktober 2025
- Office 2016 und 2019 Umstieg: Frühzeitig beginnen
- Welche Office-Umstiegs-Möglichkeiten gibt es?
- Umstieg auf Microsoft Office 365: Mögliche Probleme
- Alternative zu Microsoft-Produkten
Support-Ende für Office 2016 und Office 2019: Sicherheitsrisiken ab Oktober 2025
Ab dem 14. Oktober 2025: Gefahr durch Sicherheitslücken
Cybersicherheitsexperte Jürgen Schüler bringt es auf den Punkt: "Durch fehlende Erweiterungen und Sicherheitsupdates entstehen neue Sicherheitslücken, die nicht geschlossen werden." Hacker könnten diese gezielt angreifen, da bekannte Sicherheitslücken öffentlich dokumentiert seien. Schüler warnt eindringlich: Ein Cyber-Angriff kann für Unternehmen sehr teuer bis existenzbedrohend werden – gerade, wenn sensible Betriebs- oder Kundendaten verloren gehen.
Kompatibilitätsprobleme mit neuen Dateien
Ein weiteres Problem: Werden Dokumente mit einer neueren Office-Version erstellt, kann es bei der Bearbeitung mit Office 2016 oder 2019 schnell zu Problemen kommen. Cybersicherheitsexperte Jürgen Schüler erklärt: "Zukünftige Betriebssystem-Updates können unter Umständen die Funktionalität von Office 2016 und 2019 beeinträchtigen oder die Software gar unbenutzbar machen." Außerdem entwickelt Microsoft neue Funktionen und Dienste ausschließlich für aktuelle Office-Versionen. Das bedeutet: Ältere Versionen könnten mit diesen Diensten nicht mehr kompatibel sein.
Office 2016 und 2019: Keine technische Unterstützung
Ohne den technischen Support von Microsoft sind Betriebe ab Oktober 2025 zudem auf sich allein gestellt. Bei Sicherheits- oder Kompatibilitätsproblemen müssten Lösungen von Drittanbietern her – was nicht nur zusätzliche Kosten, sondern auch mehr Aufwand bedeutet.
Rechtliche und Compliance-Risiken
Nicht zuletzt drohen laut Schüler auch rechtliche Konsequenzen. Komme es durch den Einsatz veralteter Software zu einem Sicherheitsvorfall, könnten Unternehmen zur Verantwortung gezogen und mit empfindlichen Bußgeldern belegt werden. Insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten drohen Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Office-Umstieg: Wann sollte die Vorbereitung beginnen?
Um den genannten Problemen vorzubeugen, empfiehlt Experte Jürgen Schüler eine frühzeitige Planung des Umstiegs. Ideal seien mindestens sechs bis zwölf Monate vor dem Support-Ende – Handwerksbetriebe sollten also spätestens im April 2025 starten. So bleibt genug Zeit, um den Übergang stressfrei zu gestalten und unvorhergesehene Probleme rechtzeitig zu lösen.
Nachfolgeversionen von Office 2016 und Office 2019
Microsoft stellt zwei Optionen für den Wechsel auf eine neue Office-Version bereit:
- Microsoft 365: Diese Version ist Cloud-basiert. Es gibt verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Versionen. Für Handwerksbetriebe bieten sich beispielsweise "Microsoft 365 Business Standard" oder "Microsoft 365 Business Premium" an. Die Bezahlung erfolgt über ein monatliches oder jährliches Abo-Modell. Die Preise variieren je nach Office-Paket. Dafür können Nutzer immer die aktuellste Office-Version verwenden.
- Neue Kaufversion: Versionen wie Office 2021 oder Office 2024 können mit einer einmaligen Zahlung erworben werden. Wichtig sei es, die Kosten für Lizenzen, Schulungen und eventuelle Hardware-Updates im Vorfeld zu klären. Ebenfalls zu beachten: Der Support für Microsoft Office 2021 wird am 13. Oktober 2026 eingestellt.
Umstieg auf Office 365: Mögliche Kompatibilitätsprobleme
Die Anwendungen von Microsoft 365 speichern die Daten standardmäßig in der Cloud, können aber auch offline genutzt werden. "Es muss sichergestellt sein, dass die Kunden mit der Cloud-Nutzung einverstanden sind und die DSGVO eingehalten wird", sagt der Experte. Mit Microsoft müsse ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden.
Bevor der Umstieg startet, sollte man prüfen, ob alle bestehenden Dateien, Kontakte, E-Mails und Kalender problemlos in die neue Version übernommen werden können: "Vor allem die Outlook-Daten, also die PST-Dateien." Hier kann ein externer IT-Dienstleister zur Seite stehen, besonders bei der Einrichtung von E-Mail, Teams und SharePoint.
Der Experte betont: "Die meisten Funktionen von Office 2016 und 2019 bleiben in Microsoft 365 erhalten und ernsthafte Kompatibilitätsprobleme sind selten. Der Umstieg ist in der Regel problemlos." Kleine Stolpersteine gibt es aber: Die häufigsten Herausforderungen sind Makros (also Formeln in Excel) und Add-Ins (zusätzlich installierte Software). Komplexe Makros aus älteren Office-Versionen könnten in Microsoft 365 manchmal nicht so reibungslos funktionieren. Und falls spezielle Add-Ins in Office 2016 oder 2019 verwendet wurden, könnte es sein, dass diese mit Microsoft 365 nicht mehr kompatibel sind.
Schüler erklärt außerdem: "Dokumente, die mit sehr alten Office-Versionen erstellt wurden, könnten bei der Bearbeitung oder Konvertierung kleinere Layout- oder Formatierungsprobleme aufweisen." Ein weiterer Punkt: Ältere Betriebssysteme, die von Office 2016 und 2019 unterstützt wurden, passen möglicherweise nicht mehr zu Microsoft 365. Alle Systemanforderungen für Office 365 sind auf der Microsoft-Website gelistet.
Alternative zu Microsoft-Produkten
Eine kostenfreie Alternative zu Microsoft Office ist LibreOffice. Die Open-Source-Software umfasst Programme für Textverarbeitung (Writer), Tabellenkalkulation (Calc), Präsentationen (Impress), Datenbanken (Base) und weitere Anwendungen, die sich laut Schüler mit Office 2019 messen können. Ein weiterer Pluspunkt, so der Experte: "LibreOffice benötigt keine Verbindung zu einer Cloud und speichert Dateien lokal, was die Kontrolle über Daten erhöht." Auch in Sachen Datenschutz punktet die Software: Sie verzichtet auf das Sammeln und Senden von Telemetriedaten an externe Server.