Geschenke an Kunden, Bewirtung von Geschäftsfreunden oder Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer: Einige Betriebsausgaben müssen schon unterjährig gesondert aufgezeichnet oder verbucht werden, wenn Unternehmer ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Die Finanzämter sind dabei streng, wie ein aktuelles Urteil zeigt.
Unternehmer, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, können betrieblich veranlasste Ausgaben als Betriebsausgaben erfassen und von den erzielten Betriebseinnahmen steuersparend abziehen. Doch für folgende Betriebsausgaben bestehen strenge Aufzeichnungspflichten:
- Aufwendungen für Geschenke an Kunden und Geschäftspartner mit einem Nettowert bis maximal 50 Euro (bis 31. Dezember 2023: 35 Euro).
- Aufwendung für die Bewirtung von Kunden und Geschäftsfreunden.
- Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer.
Damit es für diese Art von Aufwendungen mit dem Betriebsausgabenabzug klappt, müssen diese Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 EStG).
Wie muss aufgezeichnet werden?
Wie streng die Finanzämter bei der besonderen Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG sind, zeigt ein Urteilsfall beim Finanzgericht Hessen (Urteil v. 13.10.2022, Az. 10 K 1672/19). In dem Fall wollte ein Unternehmer, der seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, Betriebsausgaben für sein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen. Die Ausgaben hat er während des Jahres gesammelt und zusammen mit anderen Rechnungen abgeheftet. Beim Ausfüllen der Anlage EÜR hat er die Arbeitszimmerkosten zusammengefasst. Folge: Finanzamt und Finanzgericht versagten den Betriebsausgabenabzug, weil die getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG fortlaufend und zeitnah zu erfolgen hat und der Unternehmer sich daran nicht gehalten hat.
Steuertipp: Wichtig ist also, dass die betreffenden Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 7 EStG bereits während des Jahres getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfasst bzw. verbucht werden und nicht erst nach Ablauf des Jahres bei Ermittlung des Gewinns. Das letzte Wort hat nun der Bundesfinanzhof in einem Revisionsverfahren (BFH, Az. VIII R 6/24). Gegen nachteilige Steuerbescheide ist in vergleichbaren Fällen deshalb Einspruch einzulegen und ein Antrag auf Ruhen des Einspruchsverfahrens zu stellen. dhz