Projektplanung Wie sich Baustopps verhindern lassen

Eine Stiftung wollte in Bayern ein Seminarhaus errichten, musste die Bauarbeiten aber einstellen. Ein Experte erklärt die häufigsten Ursachen einer solchen Entwicklung und welche Vorkehrungen helfen, das Risiko eines Baustopps zu vermindern.

Die Baumaßnahmen stehen still, die administrativen Hürden sind kaum zu bewältigen und es kommt zu nicht absehbaren Wartezeiten – mit diesen Herausforderungen sind unzählige Bauherren nur allzu vertraut.

Bestes Beispiel dafür bot zuletzt die Gruber-Stiftung in Rottach-Egern, die sich mit genau diesen Problemen konfrontiert sieht. Denn das geplante Seminarhaus am Reiffenstuelweg darf nicht vollendet werden. Obwohl die Stiftung über zwei gültige Baugenehmigungen verfügt und einen weiteren Antrag gestellt hat, blockiert eine vorläufige Entscheidung des Verwaltungsgerichts München jeglichen Fortschritt.

Dabei sind Baustopps meist ein Zeichen bürokratischer und kommunikativer Schwierigkeiten. Das größte Problem entsteht bei Bauprojektmanagern, die den Moment verpassen, alle wichtigen Parteien mit einzubinden und eine lückenlose Dokumentation zu führen.

Im Fall der Gruber-Stiftung gab es einen Eilantrag eines klagenden Nachbarn; die Bauherren konnten ihm die nötigen Unterlagen nicht vorweisen. Und schon wurde der Baustopp verhängt. In diesem Artikel wird dargelegt, aus welchen Gründen Bauprojekte oft zum Scheitern verurteilt sind und wie sich Baustopps verhindern lassen.

Die 9 Phasen des Bauprozesses

Eine gründliche und fehlerfreie Planung inklusive lückenloser Dokumentation im Bauwesen ist von größter Bedeutung. In der Planung gibt es dabei eine bestimmte und zwingend notwendige Vorgehensweise. Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) strukturiert den gesamten Bauprozess beispielsweise in neun Phasen, die nahtlos ineinander übergehen: 

Zu Beginn steht die Grundlagenermittlung, in der die Anforderungen des Projekts festgelegt werden. Diese Informationen dienen als Basis für die Vorplanung, bei der grobe Konzepte entwickelt werden. Schon in dieser frühen Phase ist es entscheidend, alle Anforderungen, Erwartungen und Zielsetzungen klar zu dokumentieren, um den Weg für die folgenden Schritte zu ebnen und Missverständnisse zwischen Auftraggebern, Planern und ausführenden Unternehmen zu vermeiden. In der dritten Phase der Entwurfsplanung arbeiten die Zuständigen die Konzepte zu einem detaillierten Entwurf aus, um im nächsten Schritt der Genehmigungsplanung alle erforderlichen Unterlagen für die Baugenehmigung zu erstellen. Eine lückenlose Dokumentation ist hierbei wichtig, um den Behörden die Einhaltung aller Vorschriften nachzuweisen und den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.

Jede Phase entscheidet, ob ein Bauprojekt Erfolg hat

In Phase 5, der Ausführungsplanung, werden die Pläne für die tatsächliche Bauausführung erstellt. Danach geht es an die Vorbereitung der Vergabe. Hier werden die Leistungen ausgeschrieben und Angebote von Bauunternehmen eingeholt. Diese Phase ist kritisch für die Kostenkontrolle, da durch sorgfältige Auswahl und Verhandlung die besten Angebote erzielt werden sollen. Phase 7 dient dazu, die eingegangenen Angebote zu prüfen und zu bewerten sowie eine Entscheidung zu fällen, an wen die Vergabe erfolgt. Die detaillierte Aufzeichnung der ausgearbeiteten Pläne und der Vergabeprozesse gewährleistet dabei, dass alle Beteiligten über die gleichen Informationen verfügen und dass die ausführenden Firmen genau wissen, was man von ihnen erwartet.

Während der Bauphase überwachen die Architekten und Ingenieure die Ausführung, um die korrekte Umsetzung sicherzustellen. Nach Fertigstellung des Baus erfolgt schließlich als letzter Schritt die Abnahme der Bauleistungen, die Überprüfung auf Mängel und die Übergabe an den Auftraggeber. Jede Phase ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss des Bauvorhabens und baut auf den Ergebnissen der vorherigen Phasen auf.

Fehlerhafte Planungen vermeiden

Eigentlich könnte man meinen, dass Bauprojekte ohne Probleme nach diesem Schema ablaufen. Doch die Praxis zeigt ein anderes Bild und immer wieder wird die vermeintlich logische Kette eines Bauprojektes unterbrochen. Dabei kommt es auf unterschiedlichen Ebenen – ob beim Auftraggeber, dem Planungsbüro oder den ausführenden Handwerksunternehmen – punktuell zu Ausfallerscheinungen. So ist es beispielsweise an der Tagesordnung, dass der Auftraggeber schnellstmöglich Entscheidungen treffen möchte, um keine Fördergelder zu verpassen – mit der Folge, dass im Planungsbüro Stress aufkommt. An ordentliches Ausplanen ist dann kaum mehr zu denken. Solche Störungen im Prozess können sich durch das gesamte Projekt ziehen und schließlich zu gravierenden Mängeln und sogar zum Baustopp führen.

Umso wichtiger ist die Genauigkeit der Dokumentation über den kompletten Bauprozess. Sie ist demnach nicht nur eine bürokratische Notwendigkeit, sondern auch eine grundlegende Anforderung für die Qualitätssicherung im Bauprozess. Sie umfasst die offiziellen Dokumente für Baugenehmigungen, aber auch die tägliche Kommunikation, Bautagesberichte, technische Nachträge und vieles mehr. Die korrekte Erfassung dieser Informationen erleichtert die reibungslose Abwicklung von Bauprojekten. Schlussendlich: Wenn jeder Beteiligte weiß, was er tun und leisten muss, kann das Bauprojekt glatt verlaufen.