Stößt das Finanzamt auf steuerliche Ungereimtheiten bei der Kassenführung, drohen Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn – und am Ende meist hohe Steuernachzahlungen. Ein aktuelles Urteil des Bundesfinanzhofs zeigt auf, welche Rechte und Pflichten Betriebe mit einer elektronischen Kasse haben.
Das Finanzamt darf Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn vornehmen, wenn die Kassenbuchführung und die sonstigen Kassenaufzeichnungen schwere Mängel aufweisen (§ 158 Abs. 2 Abgabenordnung). Aufgrund dieser Mängel kann die Kassenbuchhaltung nicht mehr der Besteuerung zugrunde gelegt werden und das Finanzamt darf schätzen (BFH, Urteil v. 28.11.2023, Az. X R 3/22).
Manipulierbares Kassensystem
In dem Streitfall beim Bundesfinanzhof beauftragte das Finanzamt einen Sachverständigen damit, das Kassensystem zu begutachten. Hierbei stellte sich heraus, dass die Einnahmen mit dem Kassensystem womöglich nachträglich und nicht erkennbar manipuliert wurden. Ein Grund für das Finanzamt, zusätzliche Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn vorzunehmen. Dass tatsächlich manipuliert wurde, hat der Kassenprüfer des Finanzamts übrigens nicht nachweisen können.
Praxis-Tipp: In diesem Fall lohnt sich Gegenwehr. Denn wenn sich herausstellt, dass ein Kassensystem zwar manipulierbar ist, aber es keine Erkenntnis zur tatsächlichen Manipulation gibt, dann darf das Finanzamt "keine" Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz vornehmen. In vergleichbaren Fällen können die betroffenen Unternehmer auf das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 28. November 2023 verweisen.
Verhaltensknigge zur Kassen-Nachschau
Die Finanzämter rüsten seit Jahren auf und werden in Zukunft verstärkt zu Kassen-Nachschauen im Betrieb erscheinen. Zu einer Kassen-Nachschau wird sich der Prüfer nicht anmelden, sondern den Betrieben einen Überraschungsbesuch abstatten. Bei der Nachschau werden dann die Kassendaten ausgelesen und Mängeln gesucht.
Werden Mängel in der Kassenbuchhaltung gefunden, wird der Prüfer eine umfassende Betriebsprüfung anordnen. Ist die Kassenführung so weit in Ordnung, wird der Prüfer in der Regel auf eine zusätzliche Betriebsprüfung verzichten.
Praxis-Tipp: Steht ein Prüfer des Finanzamts auf einmal vor der Türe und möchte die Kassendaten auslesen, sollte diesem Wunsch entsprochen werden. Denn verweigert man ihm den Zugriff auf die Kassendaten, wird auf jeden Fall eine sehr penible Betriebsprüfung folgen. Ist man verunsichert, kann man auch seinen Steuerberater kontaktieren und ihn bitten, den Prüfer während seiner Kassen-Nachschau zu betreuen.
Testkäufe durch das Finanzamt
Vor einer Kassen-Nachschau wird der Prüfer in der Regel einen Testkauf vornehmen oder ein Testessen verspeisen und sich einen Kassenbeleg aushändigen lassen. Bei der späteren Kassen-Nachschau wird es dann in den Kassendaten such, ob die Einnahmen aus seinem Testkauf bzw. Testessen tatsächlich in der Kassenbuchführung zu finden sind. Ist das der Fall, ist alles in Ordnung. Taucht die Einnahme nicht auf, droht eine Betriebsprüfung inklusive Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn.