Auf einem Kassenbon müssen nicht nur Name und Anschrift des Betriebs stehen, sondern auch eine ganze Reihe weiterer Informationen. In diesem Jahr sind weitere Pflichtangaben hinzugekommen. Das sollten Betriebe mit einer elektronischen Registrierkasse 2024 wissen.
Wer in seinem Handwerksbetrieb elektronische Registrierkassen nutzt, muss seine Kassenbelege nicht nur mit zahlreichen Informationen versehen. Er muss die Kassenbons auch seinen Kunden ausdrucken und zum Mitnehmen anbieten. Seit 1. Januar 2024 werden zusätzliche Informationen auf dem Kassenbeleg verlangt. Zudem müssen Unternehmer, seit 1. Januar wieder 19 Prozent Umsatzsteuer für Speisen ausweisen, wenn die Kunden diese vor Ort verzehren.
Aktualisiertes Schreiben des Bundesfinanzministeriums und FAQs
Das Bundesfinanzministerium hat für Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen ein ausführliches Schreiben veröffentlicht, welche Angaben ein Kassenbeleg enthalten muss und welche Vorgaben bei der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu beachten sind.
Zusätzlich bietet das Bundesfinanzministerium Antworten zur steuerlich korrekten Kassenführung in seinen FAQs für Praktiker an.
Praxis-Tipp: Die strengen Vorgaben zur Belegausgabepflicht gelten nur für Handwerksbetriebe, bei denen elektronische Kassensysteme zum Einsatz kommen. Bei Verwendung einer offenen Ladenkasse bestehe keine Belegausgabepflicht. Nach wie vor gibt es auch keine Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Kassen. Die offene Ladenkasse kann also nach wie vor genutzt werden.
Pflichtangaben auf einem Kassenbon
Kassenbons dürfen in Papierform ausgegeben werden oder bei Zustimmung des Kunden in digitaler Form im PDF-Format. Folgende Angaben musste ein Kassenbon bis 2023 enthalten:
- Name und Anschrift des Handwerksbetriebs
- Datum der Ausstellung des Kassenbons
- Menge und Art des gelieferten Gegenstands oder Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag sowie Umsatzsteuersatz bzw. Verweis auf eine Steuerbefreiung
- Betrag je Zahlungsart
- Zeitpunkt und Ende der Abrechnung des "Vorgangs"
- Transaktionsnummer
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls
- Signaturzähler
- Prüfwert
Zusätzliche Angaben seit 2024
Praxis-Tipp: Seit 1. Januar 2024 muss der Kassenbon weitere Inhalte aufweisen. Ab diesem Jahr muss die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems "und" die Seriennummer des Sicherheitsmoduls auf dem Kassenbeleg zu finden sein. Zudem muss der Prüfwert (§ 2 S. 2 Nr. 7 KassenSichV) "und" der von der TSE vergebene fortlaufende Signaturzähler enthalten sein.
Umsatzsteuersatz für Gastronomie
Der ermäßigte Umsatzsteuersatz in der Gastronomie für Speisen gilt seit 1. Januar 2024 nicht mehr. Für Speisen, die ein Kunde vor Ort verzehrt, müssen nun wieder 19 Prozent Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Betroffene Betriebe müssen sich zu folgenden Themen Gedanken machen:
- Werden die Preise für Speisen erhöht oder bleiben sie gleich hoch wie im Jahr 2023 und wie vermindert sich der Gewinn dadurch?
- Was muss bei der elektronischen Registrierkasse und im Buchhaltungssystem geändert werden, damit der Verkauf von Speisen zum Verzehr vor Ort im neuen Jahr steuerlich korrekt erfasst wird?
Praxis-Tipp: Hier empfiehlt sich frühzeitig das Gespräch mit dem Steuerberater und dem Kassenhersteller. Beim Gespräch mit dem Steuerberater kann auch eine Tax-Compliance-Prüfung für die Kassenführung angeregt werden. Hier prüft der Steuerberater die steuerliche Kassenführung auf Herz und Nieren und stellt Fehlerquellen ab. Das schafft Rechtssicherheit und der nächsten Betriebsprüfung oder Kassennachschau kann entspannt entgegengeblickt werden. Nachteil: Die Prüfung durch den Steuerberater ist oftmals nicht billig.