Typische Fragen zu steuerlichen Problemen wie Inflationsausgleichsprämie, Arbeitszimmer oder Kostendeckelung bei Firmenwagen – und ihre Antworten.
Frage 1: Stimmt es, dass ein häusliches Arbeitszimmer im Eigenheim steuerlich gefährlich sein soll?
Ja, das stimmt. Zumindest dann, wenn ein Selbstständiger in seinem privaten Eigenheim ein Arbeitszimmer hat und dafür in seiner Steuererklärung Betriebsausgaben geltend macht. Zu beachten ist hier § 8 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV). Nach dieser Vorschrift wird das häusliche Arbeitszimmer im Eigenheim zum Betriebsvermögen des Handwerksbetriebs, wenn der Wert des Arbeitszimmers mehr als ein Fünftel des Werts des gesamten Eigenheims ausmacht oder wenn der Wert des Arbeitszimmers mehr als 20.500 Euro beträgt. Fatal wird es dann, wenn das Finanzamt beim Verkauf des Eigenheims oder bei Aufgabe des Handwerksbetriebs auf einmal den Wertzuwachs für das Arbeitszimmer besteuern möchte.
Frage 2: Wie kann man vermeiden, dass das häusliche Arbeitszimmer im Eigenheim zum Betriebsvermögen wird?
Am besten, man richtet sich gar kein Arbeitszimmer ein, sondern man nutzt für Büroarbeiten einen teils betrieblich und teils privat eingerichteten Raum und macht statt Betriebsausgaben für ein Arbeitszimmer die Homeoffice-Pauschale geltend. Im Jahr 2022 beträgt die Homeoffice-Pauschale noch 600 Euro, im Jahr 2023 sind es dann schon 1.260 Euro. Der Clou an der Homeoffice-Pauschale: § 8 EStDV greift nicht und man muss dem Finanzamt keine tatsächlichen Ausgaben nachweisen. Im Jahr 2022 dürfte es kein Problem sein, die 600 Euro als Betriebsausgaben abziehen zu dürfen. Denn rechnet man alle Wochenenden, Feier- und Urlaubstage zusammen, an denen Büroarbeit verrichtet wurde, können fünf Euro pro Tag an 120 Tagen geltend gemacht werden. 2023 kann es mit der Homeoffice-Pauschale von sechs Euro pro Tag schwierig werden, dem Finanzamt nachzuweisen, dass man an 210 Tagen im Homeoffice gearbeitet hat.
Frage 3: Ein Arbeitgeber möchte einem Mitarbeiter eine Inflationsausgleichsprämie von 500 Euro bezahlen. Doch der Arbeitnehmer hat von seinem vorherigen Arbeitgeber bereits 3.000 Euro Inflationsausgleichsprämie steuerfrei erhalten. Was ist zu tun?
Das ist kein Problem. Die steuerfreie Inflationsausgleichsprämie nach § 3 Nr. 11c EStG, die ein Arbeitgeber in der Zeit von 26. Oktober 2022 bis 31. Dezember 2024 an Beschäftigte auszahlen darf, ist "arbeitgeberbezogen". Jeder Arbeitgeber darf bis zu 3.000 Euro je Mitarbeiter steuerfrei überweisen. Hat ein vorheriger Arbeitgeber 3.000 Euro Inflationsausgleichsprämie bezahlt, hat der neue Arbeitgeber dasselbe Recht, bis zu 3.000 Euro steuerfrei auszuzahlen.
Kostendeckelung bei Firmenwagen vermeiden
Frage 4: Für einen Firmenwagen wurde kein Fahrtenbuch geführt. Nun greift laut Steuerberater die Kostendeckelung. Was bedeutet das steuerlich?
Wer für seinen Firmenwagen kein Fahrtenbuch führt, muss für die Privatnutzung seinen Gewinn um einen Betrag korrigieren, der nach der sogenannten 1-Prozent-Regelung ermittelt wird. Der Korrekturbetrag beträgt monatlich 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs. Beispiel: Ein selbstständiger Handwerker erwirbt einen Firmenwagen mit einem Listenpreis bei Erstzulassung von 50.000 Euro. Der Gewinn muss um 6.000 Euro erhöht werden (50.000 Euro x 1 Prozent = 500 Euro x 12 Monate). Und nun kommt die Kostendeckelung. Betragen die tatsächlichen Fahrzeugkosten nur 4.200 Euro im Jahr, ist der Wert, der dem Gewinn für die Privatnutzung zuzurechnen ist, auf die tatsächlichen Kosten begrenzt, hier also auf 4.200 Euro (= Kostendeckelung).
Frage 5: Gibt es eine Möglichkeit, die Kostendeckelung zu vermeiden? Schließlich wirken sich die Ausgaben des Firmenwagens aufgrund der Kostendeckelung mit keinem Cent steuerlich aus.
So ganz stimmt diese Aussage nicht. Klar: Im ersten Moment sieht es so aus, als würde sich kein Cent der Firmenwagenkosten steuersparend auswirken. Abziehbar ist allerdings trotz Kostendeckelung die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer der einfachen Strecke und 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer). Soll die Kostendeckelung künftig verhindert werden, haben Unternehmer zwei Möglichkeiten. Sie beißen in den sauren Apfel und führen ab dem 1. Januar 2024 ein Fahrtenbuch. Dazu gehört natürlich Disziplin. Zweite Möglichkeit: Der Privatnutzungsanteil wird mit 70 Prozent der Pkw-Kosten geschätzt. Dazu muss man wissen, dass die 1 Prozent-Regelung und somit Kostendeckelung nur zur Anwendung kommen darf, wenn der Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde. Ist das nicht der Fall, darf der Privatanteil geschätzt werden. Gibt man also an, weniger als 50 Prozent betrieblich gefahren zu sein, winkt die Schätzmethode.
Bei Weihnachtsfeier Steuerfreibetrag beachten
Frage 6: Wie werden die Teilnehmerkosten für eine Weihnachtsfeier ermittelt, damit die Feier kein steuerliches Risiko wird?
Wichtig zu wissen: Sobald die Kosten der Weihnachtsfeier je Teilnehmer über 110 Euro liegen, hat das steuerliche Konsequenzen. Zum einen handelt es sich bei dem übersteigenden Betrag um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Zum anderen kippt der komplette Vorsteuerabzug. Deshalb sollten die Kosten je Teilnehmer unbedingt unter dieser 110-Euro-Höchstgrenze liegen. Bei der Ermittlung der Teilnehmerkosten sind zwei Besonderheiten zu beachten. Dürfen Beschäftigte eine Begleitperson zur Feier mitbringen, sind die Kosten der Begleitperson dem Mitarbeiter zuzurechnen. Beispiel: Die Kosten je Teilnehmer betragen 80 Euro. Jeder Mitarbeiter bringt eine Begleitperson mit. Das bedeutet, dass die Teilnehmerkosten je Mitarbeiter bei 160 Euro liegen. Folge: für einen Betrag von 50 Euro wird Lohnsteuer fällig und der Anspruch auf Vorsteuererstattung geht komplett verloren. Besonderheit zwei: Die Teilnehmerkosten sind anhand der tatsächlichen mitfeiernden Gäste zu ermitteln und nicht anhand der Zahl der eingeladenen Gäste.
Frage 7: Die Kosten einer Weihnachtsfeier betragen pro Person 145 Euro. Wie können Steuernachteile vermieden werden?
Vielleicht verzichtet man in diesem Fall auf die Weihnachtsfeier und feiert besser erst im Januar 2024. Denn im Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes ist eine Anhebung des Höchstbetrags ab 1. Januar 2024 von derzeit 110 Euro auf dann 150 Euro geplant. In diesem Fall würden bei Teilnehmerkosten von 145 Euro ab Januar 2024 keine Lohnsteuer anfallen und der Vorsteuerabzug wäre gerettet.
Steuererklärung 2022 noch nicht abgegeben: Was jetzt?
Frage 8: Das Finanzamt droht für das Steuerjahr 2022 mit einem Schätzungsbescheid, weil der Steuerprflichtige es nicht geschafft hat, seine Erklärungen bis zum 2. Oktober 2023 ans Finanzamt zu übermitteln. Wie kann er eine Schätzung verhindern?
Hier gibt es eigentlich nur eine einzige Möglichkeit und die ist oftmals nicht wirklich billig. Und zwar müssten Sie für die Ermittlung des Gewinns 2022 und für das Ausfüllen der Steuererklärungen 2022 einen Steuerberater beauftragen. Teilen Sie das dem Finanzamt (am besten schriftlich) mit, ist die Schätzung erst einmal vom Tisch. Denn Unternehmer mit Steuerberater genießen bei Abgabe der Steuererklärungen 2022 ein Privileg. Die Steuererklärungen 2022 müssen in diesem Fall erst bis zum 31. Juli 2024 beim Finanzamt eingereicht werden. Wichtig ist nur, dass das Finanzamt von der steuerlichen Beratung umgehend erfährt. Nur so kann die drohende Schätzung und die Festsetzung von Verspätungszuschlägen gezielt gestoppt werden.
Frage 9: Ein Unternehmer hat keinen Firmenwagen, sondern nutzt einen privaten Pkw für betriebliche Fahrten. Kann er dafür Betriebsausgaben geltend machen?
Ja, bei Nutzung eines Privat-Pkw darf ein Unternehmer tatsächlich Betriebsausgaben geltend machen. Das sind pauschale 30 Cent für jeden betrieblichen gefahrenen Kilometer. Wurden 5.000 betriebliche Kilometer zurückgelegt, winkt also ein Abzug von 1.500 Euro vom Gewinn. Dazu kommt noch die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Wichtig zu wissen: Möchte ein Unternehmer Betriebsausgaben geltend machen, ist er in der Beweispflicht. Das bedeutet im Klartext: Es müssen Aufzeichnungen zu den betrieblichen Fahrten geführt werden. Das muss allerdings kein Fahrtenbuch sein.
Frage 10: Ein Unternehmer findet einen ganzen Ordner mit betrieblichen Rechnungsbelegen nicht mehr. Die Beträge kennt er aber. Hat er trotzdem Probleme?
Hakt das Finanzamt nach und möchte die Belege sehen, kann das zu Problemen führen. Denn für den Betriebsausgabenabzug müssen Rechnungen als Nachweise vorgelegt werden und für die Vorsteuererstattung sind Rechnungen ein Muss. Trotzdem sollten in diesem Fall sogenannte Eigenbelege erstellt werden. Hier wird auf einem Blatt Papier die Art der Ausgabe beschrieben, wann sie geleistet wurde und in welcher Höhe. Wurde die Rechnung per Überweisung beglichen, umso besser. Dann sollte eine Kopie des Kontoauszugs dem Eigenbeleg beigefügt werden. Der Betriebsausgabenabzug dürfte damit gerettet sein. Beim Vorsteuerabzug kommt es auf den Bearbeiter im Finanzamt an, ob er den Eigenbeleg ausnahmsweise anerkennt oder nicht. Bei Rechnungen mit hohen Beträgen sollte – wenn möglich – vom Rechnungsaussteller ein Duplikat der Rechnung angefordert werden.