Schlussabrechnungen Überbrückungshilfe: Zu viel Arbeit, Frist erneut verlängert

Aus 30. Juni wurde 31. August und nun 31. Oktober. Die Frist für die Schlussabrechnungen für Überbrückungshilfen während der Corona-Pandemie ist erneut verlängert worden. Die Schlussabrechnungen können nur von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern eingereicht werden.

Die Frist zur Abgabe der Schlussabrechnungen für den Bezug von Überbrückungshilfen wurde erneut verlängert. Die neue Frist endet nun am 31. Oktober 2023. Die Frist war bereits schon einmal verlängert worden. Und zwar vom 30. Juni auf den 31. August 2023. Damals, weil sich die Flut an abzuarbeitenden Schlussabrechnungen bei den Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern sammelte.

Innerhalb der neuen Frist kann in Einzelfällen auch eine Verlängerung der Abgabe bis 31. März 2024 beantragt werden. Wer einen solchen Antrag stellen möchte, die Schlussabrechnungen erst zum Stichtag 31. März 2024 abzugeben, muss dies allerdings auch bis 31. Oktober 2023 beantragen. Anträge zur Fristverlängerung können nur die unterstützenden Dritten, also Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, stellen.

Hier wird die Schlussabrechnung online abgegeben

Nach den verschiedenen finanziellen Sofortprogrammen während der Corona-Pandemie hat das große Nacharbeiten begonnen. Die Behörden prüfen derzeit, ob alle Hilfen zu Recht ausgezahlt wurden, ob zu viel oder gar unberechtigt Unterstützungsgelder geflossen sind.

"Jeder, der finanzielle Hilfen aus einem der zahlreichen Programme bekommen hat, ist verpflichtet, eine Überprüfung durchzuführen", sagt Stefan Schwindl, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der MTG Wirtschaftskanzlei. Dies gelte sowohl für die erste, schnelle Maßnahme zu Beginn der Pandemie 2020, die Corona-Soforthilfe, als auch für die folgenden Förderprogramme, die Überbrückungshilfen I bis IV, November- und Dezemberhilfe. Für alle gilt jetzt der neue Stichtag 31. Oktober 2023.

Allerdings mit dem Unterschied:

• Corona-Soforthilfe musste gegebenenfalls bis 30. Juni 2023 schon zurückgezahlt sein.
• Bei Bezug von Überbrückungs­hilfen müssen bis spätestens 31. Oktober 2023 die Schlussabrechnungen abgegeben oder eine Fristverlängerung bis 31. März 2024 beantragt werden.

Für die Corona-Soforthilfen werden oder wurden – in einigen Bundesländern sind die Prüfverfahren bereits abgeschlossen – Erinnerungsschreiben versendet. Sie sollen Unternehmer an ihre Pflicht erinnern, ihren Liquiditätsengpass zu ermitteln und eine Erklärung abzugeben.

Unternehmen, die Überbrückungshilfe erhalten haben, sind hingegen verpflichtet, selbst aktiv zu werden und eine Schlussabrechnung einzureichen. "Die ursprünglich im Antrag gemachten Angaben, die teilweise Schätzangaben waren, müssen überprüft werden", sagt Elske Fehl-Weileder, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Insolvenzrecht bei Schultze und Braun. Die Schlussabrechnung müsse aber, wie die Antragstellung auch, ein prüfender Dritter, also ein Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, abgeben, erklärt Stefan Schwindl. Da das nötige Zahlenmaterial komplex sei und Steuerberater und Wirtschaftsprüfer möglicherweise der Flaschenhals seien, falls viele erst zum Stichtag hin an ihre Schlussabrechnung denken, "sollten Unternehmer das Thema jetzt angehen und nicht zu lange warten".

Auch die mögliche Fristverlängerung bis 31. März 2024 kann nur der prüfende Dritte beantragen, nicht das Unternehmen.

Diese Risiken bestehen für Unternehmen

Während es sich bei den Corona-Soforthilfen in den meisten Fällen um Beträge im vierstelligen oder niedrigen fünfstelligen Bereich handele, seien bei den Überbrückungshilfen sechsstellige Summen an der Tagesordnung – auch bei kleinen und mittleren Betrieben. "Da haben die Schlussabrechnungen ein gewisses Gewicht – gerade auch mit Blick auf die Liquidität der Unternehmen", meint Elske Fehl-Weileder.

Zudem sei der Förderzeitraum der Überbrückungshilfen deutlich länger als der der Corona-Soforthilfe, die Anzahl der Förderprogramme größer. Hinzu komme, dass sich die Förderbedingungen der Überbrückungshilfen kontinuierlich geändert hätten. "Das ergibt bei den Schlussabrechnungen jetzt einige Unsicherheiten", so Stefan Schwindl, "da sehe ich schon Risiken für die Unternehmen."

So schätzt auch Elske Fehl-Weil­eder die Situation ein: "Man muss genau hinschauen, was einzurechnen ist." Nichtsdestotrotz: "Die meisten Unternehmer werden ein Gefühl haben, wo die Tendenz hingeht, ob es passt oder nicht", vermutet die Rechtsanwältin. Alternativen gibt es ohnehin keine, denn: "Wer keine Schlussabrechnung einreicht, muss die volle Hilfe zurückzahlen", warnt Steuerberater Stefan Schwindl.

Wann kommt es zu Rückzahlungen?

Das Risiko einer Rückzahlung besteht hauptsächlich, wenn die Antragstellung mit geschätzten Zahlen erfolgte. War der geschätzte Umsatzrückgang dann geringer, steht dem Unternehmer weniger Hilfe zu und es kommt zur Rückzahlung. "Wenn die Zahlen beim Erstantrag aber die gleichen sind wie bei der Schlussabrechnung, gibt es kein Problem", sagt Stefan Schwindl.

Zahlungen werden auch zurückgefordert, wenn der Umsatzrückgang nicht durch Corona begründet war. Das zu beweisen, ist jedoch schwierig. Eindeutig ist es, wenn der Betrieb in der Pandemie schließen musste. Musste er das nicht, wird es schon komplizierter. Denn Materialengpässe, Fachkräftemangel oder wenn Aufträge nicht bearbeitet werden konnten, zählen nicht als Gründe für einen Corona-bedingten Umsatzrückgang. "Das ist ein offener Punkt in den Schlussabrechnungen, weil es in den ersten Programmen dieses Kriterium noch nicht gab", sagt der Steuerberater. Hier bewegten sich Unternehmer, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in einer Grauzone, da es dazu noch keine Rechtsprechung gebe.

Sonderregelung für einen Unternehmensverbund

Eine Besonderheit bei der Schlussabrechnung müssen Unternehmer beachten, die einen Unternehmensverbund führen. "Das klingt nach Großkonzern, trifft aber schon auf eine GmbH & Co. KG zu", sagt Elske Fehl-Weil­eder. Denn juristisch gesehen besteht jede GmbH & Co. KG aus zwei Gesellschaften, die miteinander verbunden sind, also ein Unternehmensverbund. In diese Kategorie fallen auch Einzelunternehmer, die mehrere Gewerbebetriebe parallel betreiben.

Die Besonderheit ist nun, dass nur ein Unternehmen für den gesamten Verbund eine Schlussabrechnung einreichen darf. "Handlungsbedarf besteht für die, die mehrere Unternehmen oder Gewerbebetriebe haben und dafür gesondert Hilfen beantragt und erhalten haben", erklärt die Rechtsanwältin. Dies müsse in der Schlussabrechnung nun korrigiert und zusammengefasst werden. Schwindl und Fehl-Weileder raten betroffenen Unternehmern, bezüglich dieser Sonderregelung ihren Steuerberater anzusprechen.

Kurzarbeitergeld

Der erleichterte Zugang zum Kurzarbeitergeld läuft ebenfalls zum 30. Juni 2023 aus. Die Sonderregeln waren im März 2020 zu Beginn der Corona-Pandemie erlassen worden. Während der vergangenen drei Jahre wurden sie regelmäßig verlängert. Im vergangenen Jahr dann auch wegen des Ukraine-Krieges. Eine erneute Verlängerung schloss Bundesarbeitsminister Hubertus Heil aus.

Zu Beginn der Pandemie waren nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit bis zu sechs Millionen Beschäftigte in Kurzarbeit. Dadurch seien die Ausgaben für Kurzarbeitergeld 2020 mit 22,1 Milliarden Euro auf ein historisches Hoch gestiegen.

Mit Stichtag 30. Juni 2023 und der Rückkehr zu den alten Regelungen beginnt auch die Aufarbeitung. "Jetzt stehen die Überprüfungen des beantragten und vorläufig bewilligten Kurzarbeitergeldes an, und darauf sollten sich Unternehmen administrativ und finanziell vorbereiten", sagt Joachim Zobel, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Schultze & Braun. Die Anwaltskanzlei rät Unternehmern, folgende Unterlagen und Dokumentationen für eine Prüfung durch die Agentur für Arbeit bereit zu halten:

• Neu- und/oder Ersatzeinstellungen: Dokumentation und Nachweis der Notwendigkeit von Neu- und/oder Ersatzeinstellungen von Mitarbeitern im Kurzarbeitergeldzeitraum.
• Besondere Abwesenheitszeiten: Dokumentation von besonderen Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter – beispielsweise bei Erkrankung, Corona-Quarantäne, Mutterschutz, Elternzeit, Urlaub oder Freistellung und von Änderungen dieser Abwesenheitszeiten im Laufe des Kurzarbeitergeldzeitraums.
• Geplante Arbeits- und Abwesenheitszeiten und Arbeitszeitmodell: Dokumentation und transparente Nachweise zu den konkreten Planungen der Arbeits- und Abwesenheitszeiten ("Soll-Arbeitszeit") und des angewendeten Arbeitszeitmodells.
• Tatsächliche Arbeits- und Kurzarbeitszeiten: Dokumentation und transparente Nachweise zu tatsächlichen Arbeits- und Kurzarbeitszeiten ("Ist-Arbeitszeit").
• Vermeidung der Kurzarbeit: Darstellung des Prüf- und Umsetzungsprozesses zur Vermeidung der Kurzarbeit, insbesondere vorherige Urlaubsgewährung, Nutzung von Arbeitszeitkonten und betriebsinternen zumutbaren "Ausweichtätigkeiten".

Während der Pandemie sei Kurzarbeitergeld zumeist vorläufig und ohne Beratungen durch die Agentur für Arbeit bewilligt worden. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen zumindest einen Teil des erhaltenen Kurzarbeitergeldes zurückzahlen müsse, sei hoch und berge für betroffene Unternehmen ein nicht unerhebliches finanzielles Risiko. "Die Unternehmen haben die erhaltenen Gelder unmittelbar an die Arbeitnehmer in Kurzarbeit ausgezahlt, wodurch ihnen dieses Geld natürlich nicht mehr für eine Rückzahlung zur Verfügung stehen kann", sagt Joachim Zobel. Unternehmen sollten die Prüfung und mögliche Rückzahlungen nicht auf die leichte Schulter nehmen, so der Rechtsanwalt.