Mit Resturlaub ins neue Jahr Urlaubsgewährung: Arbeitgeber muss über Resturlaub informieren

Mit dem Jahreswechsel rückt bei vielen Handwerksbetrieben auch das Ende des Geschäftsjahres näher. Frei nach "Dinner for one" heißt es dann: "The same procedure as every year" – zumindest mit dem Blick auf das Thema Urlaub und die noch offenen Urlaubsansprüche ihrer Arbeitnehmer.

Denn schließlich sorgt jeder Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer mit ins neue Jahr nimmt, dafür, dass der Arbeitgeber finanzielle Rückstellungen bilden muss – etwa für den Fall, dass einem Arbeitnehmer mit Resturlaub gekündigt werden muss oder er von sich aus kündigt. In beiden Fällen ist ein finanzielles Polster beim Arbeitgeber sinnvoll. Doch diese Rückstellungen können die Firmenbilanz negativ beeinflussen, da sie den zu versteuernden Gewinn senken.

Arbeitgeber in der Pflicht

Vor diesem Hintergrund sind Handwerksbetriebe gut beraten, darauf zu achten, dass ihre Arbeitnehmer ihre nicht genommenen Urlaubstage nicht unbegrenzt ansammeln und die zu bildenden Rückstellungen ins Unermessliche steigen. Um dies zu vermeiden, muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass seine Mitarbeiter ihren Urlaub wirklich wahrnehmen.

Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Az. 9 AZR 541/15) aus dem Februar 2019 bedeutet das, dass ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer formal und rechtzeitig darauf hinweisen muss, dass sie noch Urlaubstage übrig haben und diese verfallen können. Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmer an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall erinnert hat. Denn nur dann verfällt der Jahresurlaub der Arbeitnehmer zum Ende des Jahres (beziehungsweise zum 31. März des Folgejahres).

Formal und rechtzeitig?

Nun klingt dies zunächst einmal bekannt: Dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer daran erinnert, Urlaub zu nehmen, ist üblich und mit Blick auf ihre Unternehmensplanung haben die meisten Handwerksbetriebe dies in diesem Jahr wahrscheinlich ohnehin schon getan. Unklar definiert bleibt jedoch die Informations-Pflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern, die sogenannten Hinweisobliegenheit. Die entscheidende Frage dabei lautet: Was heißt "formal und rechtzeitig" hinweisen ganz konkret?

Erinnert der Arbeitgeber zu früh im Jahr, fehlt dem Hinweis die Wirkungskraft. Je näher das Jahresende rückt, desto wirksamer werden Erinnerungen oder gut gemeinte Warnungen vor einem Urlaubsverfall. Besonders ratsam ist es für Arbeitgeber, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen, beispielsweise alle drei Monate. Über solch einen regelmäßigen Turnus bleiben alle informiert, ohne dass die Nerven der Beteiligten überstrapaziert werden.

Neue Unsicherheit durch den EuGH

Für neue Unsicherheit in Punkto Hinweisobliegenheit des Arbeitgebers sorgen unterdessen zwei Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem September dieses Jahres (EuGH, Az.: C-120/21 und C-518/20, C-727/20). So hat der EuGH entschieden, dass auch bei einem langzeitkranken Arbeitnehmer der Urlaubanspruch für das Jahr, in dessen Lauf die Arbeitsunfähigkeit eintritt, nur dann verfällt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer daran erinnert hat, den Urlaub zu nehmen und ihn auf den möglichen Verfall hingewiesen hat. Dies führt auf Arbeitgeberseite insbesondere dann zu Schwierigkeiten, wenn der Arbeitnehmer arbeitsunfähig wird und bleibt, bevor der Arbeitgeber seiner Hinweisobliegenheit nachkommen konnte.

Mit seiner zweiten Entscheidung hat der EuGH das deutsche Verjährungsrecht regelrecht ausgehebelt. Bisher unterliegen auch Urlaubsansprüche den Verjährungsfristen – mit der Folge, dass ein nicht genommener Urlaub spätestens nach drei Jahren verfällt. Eine solche Verjährung hat der EuGH nun allerdings an die Bedingung geknüpft, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf diesen Umstand regelmäßig hingewiesen hat.

Umsetzung durch das BAG

Spannend wird nun, wie das Bundesarbeitsgericht (BAG) diese europäische Rechtsprechung im nationalen Kontext umsetzen wird. Die beiden für den 20. Dezember 2022 angekündigten Urteile des BAG (BAG, Az.: 9 AZR 401/19 und 9 AZR 266/20) lassen allerdings erwarten, dass das BAG dem EuGH folgen und dessen Rechtsprechung übernehmen wird. Das würde bedeuten, dass die Verjährung eines Urlaubsanspruchs nur noch in Kombination mit einem (regelmäßigen) Hinweis des Arbeitgebers greift.

Der eher unklaren Definition der arbeitgeberseitigen Pflichten lässt sich am besten im Austausch mit den Arbeitnehmern begegnen. Für Arbeitgeber gilt es, die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer abzufragen, um diese bei der Festlegung des Urlaubs mit den betrieblichen Notwendigkeiten abzustimmen. Dabei ist es wichtig, die jeweiligen betrieblichen oder branchenbedingten Besonderheiten im Blick zu haben. Das fällt kleineren Betrieben naturgemäß leichter: Zehn bis 30 Personen, die einander bekannt sind, finden schneller einen Konsens.

Urlaubsplanung muss keine Herkulesaufgabe sein

Handwerksbetriebe sollten fachbezogene Besonderheiten beachten – auch in puncto saisonaler Faktoren wie Schlechtwetterzeit und Sommerhalbjahr. Doch ein vorausschauender Arbeitgeber hat diese Punkte ohnehin auf dem Schirm. Nun muss er noch darauf achten, dass er den Arbeitnehmer auf verbleibende Urlaubstage und auf den drohenden Verfall sowie die Verjährung aufmerksam macht. Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich so austauschen, profitieren beide Seiten davon und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine Herkulesaufgabe mehr und führt auch – um mit "Dinner for one" zu schließen – nicht zum Stolpern über den Kopf des ausgestopften Tigerfells.