Ab dem 1. Januar 2023 ist das elektronische Meldeverfahren BEA für alle Arbeitgeber verpflichtend. Damit ist es nicht mehr möglich, Arbeitsbescheinigungen ehemaliger Arbeitnehmer in Papierform an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Welche Änderungen sich dadurch für Arbeitgeber ergeben.
Wenn es ehemalige Beschäftigte oder die Agentur für Arbeit verlangen, müssen Arbeitgeber eine Arbeitsbescheinigung ausstellen. Bei der Arbeitsbescheinigung handelt es sich um ein Formular, das unter anderem Angaben dazu enthält, welche Tätigkeit der Arbeitnehmer ausgeführt hat, wann diese begonnen und beendet wurde, was der Grund für die Beendigung war und wie hoch das Arbeitsentgelt war. Die Arbeitsbescheinigung ist erforderlich für die Bundesagentur für Arbeit (BA), um eine Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld zu treffen. Die Pflicht zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung ist in § 312 SGB 3 festgelegt.
Keine Arbeitsbescheinigungen mehr in Papierform
Bisher können Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung per Papierform an die BA übermitteln. Seit 2014 gibt es zudem die freiwillige Möglichkeit, dass BEA-Verfahren ("Bescheinigungen Elektronisch Annehmen") zu nutzen. Ab dem 1. Januar 2023, so teilt die BA mit, ist die digitale Übermittlung für alle Unternehmen Pflicht, unabhängig von der Größe oder Branche. Demnach dürfen die folgenden Bescheinigung nicht mehr in Papierform, sondern ausschließlich elektronisch übermittelt werden:
- Arbeitsbescheinigung
- EU-Arbeitsbescheinigung
- Nebeneinkommensbescheinigung
Rechtliche Grundlage für die neue Pflicht ist das 7. SGB IV Änderungsgesetz. Zudem entfällt ab 1. Januar 2023 das Widerspruchsrecht für Arbeitnehmer, erklärt die BA. Das bedeutet, dass Beschäftigte der elektronischen Datenübermittlung nicht mehr widersprechen können. Für den Arbeitgeber entfalle wiederum die Pflicht, seine ehemaligen Beschäftigten über die digitale Übermittlung ihrer Daten zu informieren. Den Ausdruck sollen betroffene Arbeitnehmer direkt von der Arbeitsagentur erhalten.
Wie funktioniert die Übermittlung per BEA?
Laut BA können Arbeitnehmer für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung die eigene Lohnabrechnungssoftware nutzen, vorausgesetzt diese unterstützt BEA. Das Arbeitgebermagazin der BA – Faktor A – erklärt, wie Arbeitgeber herausfinden, ob dies der Fall ist: "Nutzen Sie diesen Link zur Unterseite auf gkv-ag.de, wählen Sie bei 'Programmtyp' Entgeltabrechnungsprogramme aus und setzen Sie in der Übersicht der Module einen Haken bei 'Elektronische Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit (BEA-Verfahren)'. Schauen Sie nun in der Liste, ob Ihre Software vorkommt."
Die Arbeitsagentur empfiehlt, den Anbieter der Software zu kontaktieren, sollte die eigene Lohnabrechnungssoftware BEA nicht unterstützen. Alternativ hätten Arbeitgeber aber die Möglichkeit, die Bescheinigungen über eine kostenlose Standard-Version der Sozialversicherung im Internet (sv.net/standard (gkvnet-ag.de) zu übermitteln.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht?
Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden, ist es laut Arbeitsagentur noch möglich, Bescheinigungen in Papierform einzureichen.
Was ist, wenn der Arbeitgeber beim Ausfüllen inhaltliche Fehler macht?
Arbeitgeber können die Bescheinigung neu ausfüllen und erneut an die Arbeitsagentur schicken, sollten ihnen inhaltliche Fehler unterlaufen, erklärt die BA. Der Arbeitnehmer soll in diesem Fall eine Änderungsmitteilung erhalten.
Wo finden Arbeitgeber Unterstützung in puncto BEA?
Die BA empfiehlt, sich bei Fragen zur eigenen Lohnabrechnungssoftware an den Produkthersteller zu wenden. Rückfragen zur elektronischen Ausfüllhilfe sv.net beantwortet der Support von sv.net. Außerdem hat die BA eine BEA-Hotline eingerichtet. Diese ist gebührenfrei und erreichbar unter der Rufnummer 0800/4555527.
>>> Weitere Fragen zum neuen BEA-Verfahren beantwortet das Arbeitgebermagazin der BA "Faktor A".