Papierform war gestern: Für Arbeitgeber besteht seit Jahresbeginn die Möglichkeit, Arbeitsbescheinigungen für Angestellte elektronisch zu übermitteln. Laut Bundesagentur für Arbeit soll das den Betrieben Zeit sparen.
Seit dem ersten Januar haben Unternehmen die Möglichkeit zu BEA – "Bescheinigungen elektronisch annehmen." Damit können Arbeitgeber Arbeitsbescheinigungen für Angestellte auch elektronisch erstellen und direkt an die Arbeitsverwaltung übermitteln. Betriebe können diese Funktion in ihre bestehende Lohnabrechnungssoftware integrieren. Dieser neue eService ist ein zusätzliches Angebot neben der herkömmlichen Abgabe in Papierform.
Die Betriebe nutzen dabei den bestehenden Weg des Sozialversicherungs-Meldeverfahrens oder die bereits bekannte Eingabehilfe des SV-Net, also der Online-Plattform für die Meldung zur Sozialversicherung. Kleinere Arbeitgeber haben laut Arbeitsagentur daher keinen größeren Aufwand zu befürchten. Die Softwareanbieter stellen die neue Funktion in der Lohnabrechnungssoftware zur Verfügung.
"Kartenlesegeräte und Signaturkarten sind bei diesem Verfahren nicht erforderlich. Es entstehen dem Arbeitgeber also keine Zusatzkosten, im Gegenteil. Das Verfahren erspart den Betrieben Zeit, Aufwand, Versandkosten und Papier", erläutert Raimund Becker, Vorstand der Bundesagentur für Arbeit.
Möglich ist das derzeit für folgende Bescheinigungen:
- Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses
- Grundlage für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld
- Berufsausbildungsbeihilfe oder Ausbildungsgeld
- Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld
- Nur auf Verlangen der Agentur für Arbeit (anlassbezogene Meldung)
- Grundlage für die Entscheidung über einen Anspruch auf Leistungen bei Arbeitslosigkeit eines von der Verordnung erfassten Staates (Europäische Gemeinschaft)
Angestellte haben Widerspruchsrecht
Betriebe müssen ihre Angestellten vorab über den Einsatz des Verfahrens informieren. Dafür hat die Bundesagentur für Arbeit Musteranschreiben für Arbeitgeber erstellt. Über die Personalfragebögen können Mitarbeiter der elektronischen Übermittlung zustimmen oder widersprechen.
Stimmen sie zu, erhalten die Mitarbeiter einen Ausdruck der Bescheinigung, um eventuelle Fehler sofort beheben zu können.
Arbeitsbescheinigungen müssen ab 2014 nur noch auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der Bundesagentur für Arbeit ausgestellt werden. Der Arbeitnehmer kann der elektronischen Übermittlung der Daten jedoch ohne Angabe von Gründen widersprechen. dhz