Intelligente Computerprogramme begleiten uns rund um die Uhr. Sie helfen Datenmengen zu strukturieren und auszuwerten. Betriebe können sich diese Technologie zu Nutze machen, um Vertriebskosten zu sparen oder die Personalplanung zu verbessern.
Die Datenmengen in Unternehmen steigen rapide an. Um den Überblick nicht zu verlieren und Informationen sinnvoll zu nutzen, verwenden Großunternehmen schon seit Jahren Business-Intelligence-Lösungen. Diese elektronische Form der Sammlung, Aufbereitung und Analyse von Daten ist inzwischen auch für kleine und mittelständige Unternehmen interessant geworden. Ein Leitfaden des eBusiness-Lotsen Oberschwaben-Ulm zeigt, wie diese Technologie genutzt werden kann.
Informationen immer verfügbar
Zuerst sollten Unternehmen schauen, wie der Ist-Zustand in den einzelnen Abteilungen aussieht und was sie erreichen wollen. Danach können die vorhandenen Informationen – Verkaufszahlen, Mitarbeiterzahlen oder Marketingausgaben – aus Excel-Dateien, Datenbanken und gescannten Dokumenten standardisiert und zusammengefügt werden. Anschließend landen alle Informationen in einer Datenbank, dem sogenannten Data-Warehouse. Von dort können die gewünschten Berichte, Tabellen oder Diagrammen ausgegeben werden. Je nach Programm können Excel-Dateien, HTML-Seiten, PDFs oder Dashboards generiert werden.
Für die einzelnen Unternehmensbereiche werden so wertvolle Informationen gewonnen. Ein großer Vorteil ist, dass Kennzahlen in regelmäßigen Abständen, auf Wunsch auch täglich, erhoben werden können. Im Vertrieb werden damit Verkaufspotenziale erkannt und Produkte klassifiziert. Fragen nach dem besten Vertriebskanal und den Kunden mit den höchsten Umsätzen können schnell beantwortet werden. Die Personalabteilung kann Personalkosten und Überstunden vergleichen. Im Einkauf hilft Business Intelligence beim Lieferanten- und Beschaffungsmanagement.
Open-Source-Software zum Einstieg
Vor der Entscheidung für ein bestimmtes Programm sollte überlegt werden, welches Budget zur Verfügung steht, wie viele Mitarbeiter später mit dem System arbeiten und welche Datenmengen vorliegen.
Bei der Wahl der Software gibt es mittlerweile eine große Bandbreite an kommerziellen sowie kostenlosen Open-Source-Systemen. Wenn das Programm später mehr als nur ein paar einfache Diagramme erstellen soll, ist Excel nicht die einzige Lösung. Es gibt günstige Alternativen. Bei JasperSoft, Pentaho, Palo oder SpagoBI ist die Anschaffung kostenlos und es müssen keine Lizenzen gezahlt werden. Gerade für kleine und mittelständige Unternehmen bieten sich diese Programme für den Einstieg an. Weiter Informationen gibt es unter: www.mittelstand-digital.de jb