Betriebswirtschaftliche Software Das effiziente Handwerker-Büro

Das große Angebot an Bürosoftware ist für viele Handwerker undurchsichtig. Deshalb ist es wichtig, hier Zeit zu investieren und die richtigen Programme für einen zielgerichteten Einsatz zu finden. Im Idealfall lässt sich langfristig nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen.

Lothar Lochmaier

In der Regel haben gerade kleinere Handwerksbetriebe alle Hände voll zu tun, wenn sie sich auf die unmittelbare Auftragsabwicklung beim Kunden vor Ort konzentrieren. Die Arbeit im Büro kommt dabei oftmals zu kurz. Dabei gibt es zahlreiche, bereits nahezu automatisierte Softwarelösungen. Sie sollen helfen, viel Zeit und gelegentlich auch etwas Geld zu sparen. Jedoch sollte man das Preis-Leistungs-Verhältnis vor dem Kauf genauer in Augenschein nehmen.

Zunächst einmal lohnt es sich, einen Moment lang nachzudenken, bevor sich die meist zuständige Buchhaltung daran macht, aus dem bunten Blumenstrauß die jeweils zum Betrieb passenden Lösungen auszuwählen. Denn nicht jedes Werkzeug in der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware eignet sich für die individuelle Schnittstelle zwischen Kunde, Büro und dem Rückgrat des Unternehmens, dem so genannten Backoffice.

Dabei sind mehrere Bereiche sorgfältig voneinander zu unterscheiden. Beginnen wir mit der Finanzbuchhaltung. Das heißt Rechnungen verwalten, Personalkonten führen, den Überblick über die Auftragslage behalten. Und nicht zuletzt, daraus abgeleitete Kennzahlen wie den Umsatz und Gewinn zu ermitteln, ohne dabei in allzu komplizierte Zahlenspielereien abzugleiten.

Bei der Personalverwaltung wieder­um dreht sich alles um den effizienten Umgang mit den Mitarbeiterdaten. Damit verbundene Routinevorgänge wie Lohnabrechnungen, Arbeitsleistungen oder die sorgfältige Buchung von Überstunden sind möglichst zeitsparend zu erledigen. Auch hier helfen professionelle Softwarewerkzeuge weiter, statt aufwändig manuell geführter Excel­Listen.

Ziele im Vorfeld abstecken

Neben diesen Basisfunktionen gibt es weitere Bereiche, die in das Innenleben des Betriebes eingreifen, um es mit Hilfe von Business Intelligence, also der Auswertung von Daten, produktiv zu managen.

Wie praktisch wäre es, wenn man alle wichtigen Funktionen mit Hilfe einer modular aufgebauten Zusammenstellung an Software erledigen könnte? Derartige Angebote gibt es längst am Markt. Was viele nicht wissen: Es gibt sie auch jenseits der bekannten Anbieter wie ­Sage, Haufe, Datev, Lexware & Co.

Doch auch dort lauert die Tücke im Detail. Die Chefs sollten sich deshalb nicht nur damit begnügen, die Auswahl bis zum Kauf und der fortlaufenden Betreuung einfach nur bequem an die Buchhaltung zu delegieren, sondern aktiv mitwirken. Gemeinsam mit der dafür verantwortlichen Fachperson sind die Zielgebiete möglichst feinmaschig auszuwählen, damit die Produkte an der richtigen Stelle ihr volles Potential entfalten.

Was sich in der Theorie noch eingängig anhören mag, fällt in der alltäglichen Routine nicht ganz so leicht. Gerade bei der Auswahl zwischen betriebswirtschaftlichen Grund- bzw. Zusatzfunktionen gilt es, den Überblick zu behalten. Man muss sich etwas mehr als einen halben Tag die Zeit nehmen, um sich folgende Fragen zu stellen: Was brauchen wir wirklich, was ist Ballast, was ist nützlich, was ist absolut not­wendig, damit das ganze Büro wirklich rund­läuft?

CRM als Mehrwert

Zu den optionalen Mehrwertfunktionen gehören beispielsweise Werkzeuge, mit denen sich die Kundenbeziehung bis hin zu Werbe- und Marketingmaßnahmen per Mausklick steuern lassen (CRM). Oder wie sich der Lagerbestand und Warenfluss möglichst so umschlagen lässt, dass die passende Ware immer am Lager ist, aber auch keine Ladenhüter über längere Zeit liegen bleiben – und die Arbeit behindern.

Beim „Frontoffice“, der Software, die Sie im Kundengeschäft einsetzen, liegt demgegenüber das Augenmerk auf den bereits klar erkennbaren Vorteilen. Ein gut funktionierendes Mahnwesen und Forderungsmanagement ist unverzichtbar. Auch verlässliche Nachkalkulationen oder eine bessere Organisation des Kundendienstes können finanziell nachvollziehbare Vorteile sein in der ergänzenden Nutzung von betriebswirtschaftlichen Daten zur besseren Entscheidungsfindung. Vor dem Kauf kann ein Testlauf mit einer meist kostenfrei erhältlichen Demoversion sinnvoll sein, um die Leistungsbandbreite und -tiefe eingehend unter die Lupe zu nehmen. Auf dieser Basis bzw. Faktenlage lässt sich deutlich besser entscheiden. Im Kosten-Nutzen-Vergleich gilt es, nicht nur den Anschaffungspreis zu berücksichtigen. Auch Lizenzkosten, aufwändigere Updates, fachübergreifende Schnittstellen sowie Funktionserweiterungen können Folgekosten und zusätzlichen Aufwand verursachen.

Am Ende dieses vorgelagerten Auswahlprozesses lässt sich so auf fundierter Datenbasis bewerten, wie Buchhaltung und Firmenleitung von einer umfassend in die Alltagsroutine integrierten Kombination verschiedener Software möglichst optimal profitieren. Schließlich erleichtert dies so auch den Vergleich zwischen etablierten Standardherstellern und den Spezialisten, wenn man sich einmal genauer mit der Materie befasst. Im Klartext: Was der Betrieb hier einmal an Zeitbudget investiert, zahlt sich später doppelt und dreifach wieder aus. dhz