Außenstände konsequent reduzieren Freundlich, aber bestimmt mahnen

Die gute Nachricht: In der ersten Hälfte dieses Jahres meldeten fast neun Prozent weniger Bundesbürger Privatinsolvenz an als im Vergleichszeitraum 2014. Dennoch betrugen die Forderungsausfälle in dieser Zeit über zwei Milliarden Euro. Wer am schlechtesten zahlt und wie Unternehmer doch noch an ihre Außenstände kommen, lesen Sie hier.

Barbara Oberst

Die gute Wirtschaftslage und die damit verbundene geringe Arbeitslosenquote sind der Grund, weswegen seit Jahren die privaten Pleiten zurückgehen. Einzige Ausnahme: Die Gruppe der 21 bis 30-Jährigen. Hier mussten in der ersten Jahreshälfte über 8.800 Menschen Antrag auf Privatinsolvenz stellen, vier Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum, wie das Schuldenbarometer von Bürgel Wirtschaftsinformationen zeigt.

Ein Grund für diesen ungewöhnlichen Anstieg könnte eine vergleichsweise höhere Arbeitslosenquote in dieser Altersgruppe sein, aber auch ein nicht an die Einnahmen angepasstes Konsumverhalten der Betroffenen, analysiert Norbert Sellin, Geschäftsführer von Bürgel.

Rechnungen schnell stellen

Unternehmer sind schlechten Zahlern trotzdem nicht hilflos ausgeliefert. Das eigene Verhalten trägt stark dazu bei, ob Kunden zügig zahlen oder nicht. "Knackpunkt ist die Rechnungsstellung. In unserer Beratung sehen wir immer wieder, dass Betriebe zu lange warten, bis sie ihre Rechnungen rausschicken“, beobachtet Joachim Vojta von der Handwerkskammer Konstanz.

Der Experte für Fragen des Zivilrechts empfiehlt Handwerkern, Rechnungen sofort zu stellen und ganz konkrete Zahlungsziele hineinzuschreiben. Wenn die Rechnung also beispielsweise am 16. September rausgeht, steht darauf: "Zahlbar bis spätestens 30. September“.

In diesem Falle käme der Kunde ab dem 1. Oktober automatisch in Verzug. Eine Formulierung wie "zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang“ ist aus Vojtas Sicht weniger günstig.

Freundlich, aber bestimmt mahnen

Geht das Geld innerhalb der gesetzten Frist nicht ein, gilt es, sofort aktiv zu werden. Es ist Geschmackssache, wie schnell man dabei vorgeht. Rein rechtlich braucht es gar keine Mahnung, sobald der Kunde in Verzug ist. Joachim Vojta empfiehlt aber zunächst ein Erinnerungs- oder Mahnschreiben, "und das kann durchaus humorvoll und freundlich sein. Schließlich kann es jedem mal passieren, dass er eine Rechnung vergisst“, hält der Berater den Ball flach. Egal, wie man dieses Schreiben formuliert, folgende drei Punkte sollte es auf jeden Fall ent­halten:

1. Bezug zur Rechnung mit Datum und Rechnungsnummer,
2. Rechnungsbetrag,
3. Frist von höchstens einer Woche mit konkretem Datum.

Zahlt der Kunde nach dieser freundlichen Erinnerung immer noch nicht, kann der Unternehmer eine schärfere Version der Mahnung schicken – aber er muss nicht, denn rein rechtlich ist der Kunde ja schon längst in Verzug. Wem also eine einmalige Mahnung zu harsch erscheint, der kann noch einmal mahnen – "aber mehr auf keinen Fall“, warnt der Rechtsexperte.

Inhaltlich soll die Mahnung immer sachlich bleiben. Der Unternehmer kann durchaus darauf hinweisen, dass er als nächsten Schritt ein Inkassounternehmen einschalten oder einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen wird. Drohungen haben aber in der Mahnung nichts verloren .

Mit unzufriedenen Kunden Gespräch suchen

Bezahlt der Kunde nicht, weil er unzufrieden ist, so hilft es überhaupt nichts, zu mahnen. Vojta schätzt, dass hinter der Hälfte der unbezahlten Handwerkerrechnungen von Privatkunden Unzufriedenheit steckt .

"Zu uns kommen häufig Unternehmer, die Probleme mit Außenständen haben. Aber wenn wir dann genauer hinsehen, stellt sich heraus, dass der Kunde entweder mit der Höhe der Rechnung oder mit der Qualität der Arbeit nicht einverstanden ist.“ In so einem Fall ist es also viel besser, mit dem Kunden zu sprechen, seine Beweggründe anzuhören und im Gegenzug beispielsweise die eigene Kalkulation zu erklären.

Zahlt der Kunde nicht, weil er tatsächlich einen finanziellen Engpass hat, kann ein Gespräch ebenfalls nützen. "Auch da hilft ein Anruf mit der Frage, was denn los ist und ob dem Kunden eine Ratenzahlung helfen würde“, schlägt Vojta eine Lösung im Guten vor. Allerdings müsse die erste Rate dann auch kommen, schließlich dürfe es nicht nur bei einer Absichtsbekundung bleiben.