Im geschäftlichen Alltag ist es oftmals nicht leicht, den Überblick zu behalten. Dabei muss man sich aber nicht immer auf elektronische Hilfe verlassen. Es gibt auch Möglichkeiten, den Alltag ohne Software effizient zu organisieren: beispielsweise mit dem Steuerungssystem SBAA.
Sandra Rauch
SBAA steht für "super Blick auf alles" und soll dafür sorgen, dass selbst in hektischen Zeiten die Organisation reibungslos gelingt. "Das Kernproblem vieler Betriebe ist, dass es keine strategische Steuerung gibt. Alles opfert sich dem Alltag", sagt Systementwickler Peter Kübel.
Deswegen hat er SBAA entwickelt: "Das System packt die Dinge in richtiger Reihenfolge an: Man beschließt gemeinsam, was man verbessern will, erstellt einen Fahrplan und benutzt Werkzeuge, um die Umsetzung der Schritte zu erleichtern." Das SBAA-System verzichtet bewusst auf eine EDV-Lösung, auch wenn natürlich die Kombination mit EDV-Ablagesystemen oder Terminplanung via Outlook sinnvolle Ergänzungen sind.
"Bei ständigen Wechseln im Alltag ist das Planen per Hand jeder Software überlegen", sagt Peter Kübel. "Das ist vergleichbar mit einem Flugzeugträger, bei dem Flugbewegungen auch heute noch per Hand koordiniert werden." Die folgenden Schritte sollten Sie bei der Einführung eines betrieblichen Steuerungssystems (Beispiel: SBAA von Peter Kübel) beachten.- Ist-Zustand und Ziele ermitteln. Jeder im Team, auch die in den Betrieb involvierten Ehepartner, äußert, was ihn stört und was er sich wünscht. Decken Sie Zusammenhänge auf: Gibt es etwa häufige Rückfragen der Mitarbeiter, weil der Chef zu wenig informiert?
- Umsetzung planen. Mit welchen Schritten lassen sich Verbesserungen erreichen? Wichtig ist die Reihenfolge: Erst die Grundursache, dann die Folgeprobleme beheben. Bis wann sollen Fortschritte erzielt werden?
- Werkzeuge auswählen. Mit welchen Hilfsmitteln lässt sich in Büro und Werkstatt ein besserer Überblick für alle erreichen? Etwa durch Übersichtsplaner, Ablagesysteme oder den Einsatz von Terminplanern (Beispiel: Outlook).
- Kommunikation verbessern. Kurze tägliche Besprechungen strukturieren den Tag, sodass jeder Mitarbeiter weitestgehend ohne Rückfragen arbeiten kann. Etwa einmal im Monat ist eine längere Strategiebesprechung sinnvoll: Was wurde erreicht? Was muss verbessert werden?
- Motivation hochhalten. Nur wenn der Chef als Vorbild das neue System konsequent lebt, wird das Team mitziehen. Erste Erfolge helfen, Bedenken und Widerstände auszuräumen.
- Erfolg prüfen. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob die anfangs definierten Ziele erreicht wurden. Falls sich Schritte oder Werkzeuge als ungeeignet erweisen, justieren Sie sie nach.