Forderungsmanagement Lieber vorbauen als nachsehen

Das Geld sitzt wieder lockerer. Konsumenten kaufen, Kunden bestellen, das Handwerk hat so viele Aufträge wie schon lange nicht mehr. Das zeigt sich auch in den Statistiken: Die Zahl der Handwerksbetriebe, die Forderungsausfälle von mehr als einem Prozent ihres Gesamtumsatzes beklagen, ist in den meisten Branchen gesunken.

Ann-Christin Wimber

Trotzdem kämpfen laut Herbstgutachten 2011 des Bundesverbandes Deutscher Inkassounternehmen (BDIU) mehr als die Hälfte der Handwerksbetriebe (58 Prozent) mit einer schlechten Zahlungsmoral. Wer kein Liquiditätspolster hat und von großen Auftraggebern abhängig ist, sollte sicher sein, dass seine Rechnung auch bezahlt wird. Denn, wenn die geleistete Arbeit nicht bezahlt wird, kann schnell die Existenz bedroht sein. Handwerksbetriebe sollten deswegen vorsorgen und sich rechtzeitig über den Kunden informieren. Zudem gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Außenstände im Vorfeld zu vermeiden.

Experten raten, deswegen zu Beginn die Zahlungsfähigkeit des Kunden zu überprüfen – auch wenn er bereits bekannt ist. Das kann durch die Bonitätsprüfung einer Wirtschaftsauskunftei oder das Abschließen einer so genannten "Schufa-Klausel" bei Privatpersonen geschehen. Damit bekommt der Handwerksbetrieb zudem die genaue Identität des Auftraggebers – das ist wichtig für die spätere Rechnungsstellung oder das Mahnverfahren. Angst davor, zu forsch aufzutreten, sollten Unternehmen nicht haben. "Wenn sich jemand weigert, seine Einverständniserklärung zu geben, kann dies bereits ein Hinweis auf mangelnde Solvenz sein, die der Kunde verbergen möchte", sagt Udo Brückner, Produktmanager Inkasso bei der Wirtschaftsauskunftei Creditreform.

Um Vorkasse bitten

Ist der Auftrag vergeben, gibt es mehrere Möglichkeiten, einem Forderungsausfall vorzubeugen. Es ist durchaus üblich, die Kunden um Vorkasse für geleistete Materialeinkäufe zu bitten. "Damit stellt der Unternehmer sicher, dass er wenigstens seine Lieferanten bedienen kann", sagt Brückner. Abschlagszahlungen für geleistete Tätigkeiten benötigen eine vertragliche oder rechtliche Grundlage – etwa die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VBO).

Alternativ kann es sinnvoll sein, mit dem Auftraggeber eine Anzahlungsbürgschaft zu vereinbaren. § 648a BGB ("Bauhandwerkersicherung") gibt dem Baugewerbe sogar das Recht, diese Sicherheit zu verlangen. Sie muss bei zehn Prozent der Auftragssumme liegen. Mittlerweile wird eine Anzahlungsbürgschaft auch von Versicherungen übernommen. Der Vorteil liegt hauptsächlich darin, die bestehende Kreditlinie bei der Hausbank nicht in Anspruch zu nehmen.

Eine Kreditversicherung sollten die Unternehmer abschließen, deren Existenz an einen Auftrag gebunden ist. "Bei kleinen Forderungen zwischen 300 und 500 Euro greift im Regelfall ein Selbstbehalt", sagt der Inkasso-Experte. Hier lohnt sich die Versicherung nicht. Auch der Eigentumsvorbehalt ist für das Handwerk nur bedingt zu empfehlen – schließlich sind Armaturen, Kabel oder Steine meistens längst eingebaut und können nicht zurückgegeben werden. Grundsätzlich sollte der Unternehmen einen verlängerten Eigentumsvorbehalt vertraglich vereinbaren, damit er im Falle eines möglichen Weiterverkaufs der Ware zumindest den Erlös erhält.

Grundlage für eine solide Geschäftsbeziehung sind auch allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Hier sollten unter anderem Klauseln zur Zahlung stehen. Auf diese sollte der Unternehmer bei Vertragserstellung hinweisen und sie dem Vertragspartner zugänglich machen.

Eindeutige Identifizierung

Auch die Rechnung sollte korrekt gestellt sein. Wichtig ist hier die eindeutige Identifizierung des Auftraggebers. Brückner: "Eine Familie Meier oder Firma Meier ist kein Auftraggeber! Wenn nicht eine eindeutige Firmierung oder Vor- und Nachname des Kunden auf der Rechnung steht, wird es später im Zweifelsfall schwer, die Zahlung einzufordern." Rein rechtlich fehlt dann nämlich der Nachweis, von wem der Auftrag kam. Ebenso wichtig ist das Spezifizieren der Leistungen. So sollten sich Handwerker immer Stunden- und Materialzettel vom Kunden unterschreiben lassen. Ansonsten fehlt auch hier die rechtliche Handhabe.

Des Weiteren sollte die Rechnung einen spezifischen Zahlungszeitpunkt enthalten. Hält der Kunde diesen nämlich nicht ein, gerät er automatisch in Verzug und ihm kann eine Zahlungserinnerung geschickt werden. Ohne einen Zahlungstermin hat der Kunde die Rechnung zwar auch sofort zu bezahlen, er gerät aber nicht in Verzug. In diesem Fall muss er durch eine Zahlungserinnerung und ein festgelegtes Zahlungsdatum zur Zahlung gebracht werden – der Unternehmer verliert so wertvolle Tage bis zum Erhalt des Geldes.

Bei Geschäftsbeziehungen zu Kunden im Ausland sollte wenn möglich immer deutsches Recht und der deutsche Gerichtsstand vereinbart werden. Auch das sollte in den AGB stehen. Bei Privatpersonen und Behörden richtet sich der Gerichtsstand grundsätzlich nach deren Sitz beziehungsweise Wohnsitz. Mit der neuen EU-Richtlinie soll es aber künftig einfacher werden, an sein Geld zu kommen.