Zu einem ausgewogenen Kommunikations-Mix zählt längst auch das E-Mail-Marketing dazu. Doch viele Betriebe setzen das Tool ein, ohne sich vorher über die juristischen Vorgaben informiert zu haben. Mit der Berücksichtigung folgender Richtlinien agieren Sie in einem rechtssicheren Raum.
Sicheres E-Mail-Marketing
1. Liegt eine Einwilligung des Empfängers der E-Mail vor?
Problem
Werbung per E-Mail ohne Einwilligung des Empfängers kann als unzumutbare Belästigung bewertet werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die E-Mail an eine Privatperson oder an ein Unternehmen gerichtet ist. Ausnahmen sind unter bestimmten Voraussetzungen E-Mails an Adressaten, zu denen in der Vergangenheit bereits eine geschäftliche Beziehung bestand.
Lösung
Sie benötigen in den meisten Fällen die vorherige Zustimmung des Empfängers, per E-Mail auf Ihre Werbung aufmerksam gemacht werden zu dürfen. Der Adressat muss die Möglichkeit haben – zum Beispiel durch anklicken einer Checkbox – sein eindeutiges Einverständnis zur Werbung mittels E-Mail zu geben. Dieses Einverständnis muss gesondert von anderen Erklärungen, wie beispielsweise der Zustimmung zu Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), erfolgen. Zudem muss der Adressat die Möglichkeit haben, sein Einverständnis jederzeit widerrufen zu können.
2. Kann die Einwilligung des Empfängers nachgewiesen werden?
Problem
Genauso wichtig wie die Einwilligung des E-Mail-Empfängers einzuholen, ist diese Zustimmung auch nachweisen zu können. Eine nicht nachweisbare Zustimmung gilt aus juristischer Sicht als nicht erteilt.
Lösung
Um die Einwilligung nachweisen zu können, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Ist die Einwilligung in einem Brief oder einer Postkarte per Unterschrift bestätigt, lässt sich diese durch Vorlage des Dokuments belegen. Eine entsprechende Regelung gilt auch für ein unterschriebenes Fax des Beworbenen.
Eine Online-Einwilligung ist hingegen schwerer nachzuweisen, da das Online-Formular möglicherweise von eine nicht befugten Person ausgefüllt wurde. Es empfiehlt sich daher, die Einwilligung doppelt bestätigen zu lassen. So können Sie den Adressaten auffordern, sein Einverständnis nochmals durch anklicken eines Links in einer E-Mail zu bestätigen.
Erfolgt die Zustimmung zur E-Mail-Werbung am Telefon, besteht die Möglichkeit, das Gespräch als Nachweis aufzuzeichnen. Allerdings darf dies nur unter vorherigem Einverständnis des Beworbenen erfolgen. Eine unangekündigte Aufzeichnung kann hingegen strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen.
3. Ist der Empfänger informiert, wozu er sein Einverständnis gegeben hat?
Problem
Eine unverständlich formulierte Einverständniserklärung kann zu Fehlinterpretationen führen. Der Adressat könnte Ihnen eine Irreführung unterstellen.
Lösung
Die Einverständniserklärung muss in klar formulierter Sprache über den Zweck der Einwilligung, die Art der Werbung und den Verarbeitungsprozess der persönlichen Daten aufklären.
4. Kann der Empfänger sein Einverständnis nachträglich einsehen?
Problem
Eine nichtprotokollierte Einwilligung kann im Nachhinein seitens des Beworbenen bestritten werden. Der Empfänger muss daher jederzeit die Möglichkeit haben, einzusehen, wozu er sein Einverständnis gegeben hat.
Lösung
Lassen Sie dem Empfänger eine Bestätigung seiner Einwilligung mit genauem Wortlaut zukommen. Die Zustellung kann postalisch, per Fax oder per E-Mail erfolgen.
sg