Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen: Auch als Kaufmann kann der Handwerker auf wertvolle Werkzeuge zurückgreifen
Preiswert, einfach und schnell
Viele Handwerker arbeiten noch immer mit einfachen Kalkulationsprogrammen, während andere Betriebe das Leistungsangebot moderner kaufmännischer Branchenlösungen nutzen, um ihre Auftragsabwicklung effizienter und damit profitabler zu gestalten. Bei der Auswahl der richtigen Software gilt es einiges zu beachten.
Die Unterstützung bei der Stammdatenverwaltung und Belegbearbeitung durch eine leistungsfähige EDV ist auch im Handwerk längst zu einer tragenden Säule des betrieblichen Erfolgs geworden. Handwerksprogramme vereinfachen und beschleunigen die Erstellung von Angeboten und Kalkulationen, die Abwicklung von Aufträgen bis hin zu komplexen Projekten sowie die Rechnungslegung und das Mahnwesen. Neueinsteigern und Handwerkern, die zu einer leistungsfähigeren Software wechseln wollen, fällt die Orientierung auf dem Markt nicht immer leicht.
Testen und zeigen lassen
„Prüfen Sie drei bis fünf Testversionen und lassen Sie sich anschließend die zwei besten präsentieren“, empfiehlt Metallbaumeister Heinrich Zogler, Inhaber des Stahl- und Metallbauunternehmens Zogler, das im Jahr 2007 die Software „Taifun Handwerk“ bei sich eingeführt hat. 22 Mitarbeiter beschäftigt der Familienbetrieb aus Johanniskirchen im niederbayerischen Landkreis Rottal-Inn, der sich auf die Fertigung und Montage von Fenstern, Türen und Fassaden aus Stahl-, Edelstahl- und Alusystemen spezialisiert hat. Vorher bearbeitete der Betrieb überwiegend mit Microsoft Office seine Aufträge, Angebote und Rechnungen. „An unsere Branchensoftware haben wir hohe Maßstäbe angelegt: gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, Transparenz und einfache Handhabung sowie Leistungsstärke und Funktionenvielfalt. Auch ein zuverlässiger Kundendienst war uns wichtig“, erklärt Zogler. Das Unternehmen nutzt die Datanorm-Schnittstelle für den Import von Artikeldaten sowie die GAEB-Schnittstelle für das Einlesen von Leistungsverzeichnissen und die Weiterbearbeitung im Beleg.
Diese und andere Schnittstellen gehören mittlerweile zur Standardausstattung von zahlreichen Handwerkerprogrammen. Als Besonderheit bietet „Taifun“ eine direkte Warenkorbanbindung an die Webshops zahlreicher Großhändler. Damit können neben Artikeldaten und Angaben zur Produktverfügbarkeit auch andere Dokumente wie Fotos oder Skizzen per Mausklick importiert werden.
Anwender sollten Wert auf Geschwindigkeit und Stabilität ihrer Handwerkersoftware legen, denn bei einem Katalogimport müssen nicht selten 400.000 und mehr Artikel übertragen werden. „Die hohe Geschwindigkeit bei datenintensiven Prozessen war einer der Gründe für unsere Entscheidung zugunsten von ,Taifun‘, zumal wir recht einfach ausgestattete Rechner unter Windows XP einsetzen“, sagt Peter Maier aus dem oberbayerischen Tyrlaching. Der Gas- und Wasserinstallationsmeister nutzt nur wenige Module der Handwerkersoftware im Büro seines Heizungs-, Sanitär-, Lüftungs- und Solartechnikbetriebs, dafür aber das Zusatzprogramm „Mobile Aufträge“ für seine Monteure im Außendienst.
Heißer Draht ins Büro
Die für Windows-Plattformen ab XP entwickelte Anwendung kann mit Laptops, Netbooks, UItramobiles oder Tablet-PCs genutzt werden und ist vollständig kompatibel mit der Bürolösung. Auftragsdaten werden zwischen dem mobilen Gerät und dem PC im Betrieb asynchron versandt. Damit hat die zentrale Zugriff auf aktualisierte Daten des Monteurs und umgekehrt. Erforderlich sind ein Internetanschluss im Büro und einer am mobilen Rechner (z.B. per UMTS-Adapter). „Die Software bietet praktisch alle Funktionen, die der Monteur vor Ort benötigt, also Termine, Adressen, Artikel, Aufträge mit Positionsübersicht und Positionsdetails, Wartungsaufträge oder Störungsmeldungen“, berichtet Peter Maier. Stunden werden vor Ort erfasst; Auftragsänderungen sofort eingegeben - per Tastatur, Touchscreen oder Barcode-Scan. Die Erledigung signiert der Kunde in einem Unterschriftsfeld und erhält den ausgedruckten Auftrag mit seiner Unterschrift ausgehändigt.
Alexander Kastner, angestellter Meister bei Maier: „Wir können Neuaufträge gleich vor Ort erfassen und die entsprechenden Termine ins System übertragen. Das spart Aufwand und mindert Terminüberschneidungen.“ Auf etwa 50 Prozent schätzt der Betrieb die Ersparnis an Zeit und Kosten durch die Software. dhz