Ist ein Arbeitnehmer im Außendienst tätig (= steuerlicher Begriff: berufliche Auswärtstätigkeit), kann er seit 1. Januar 2014 bei einer Abwesenheit von zu Hause von mehr als acht Stunden eine Verpflegungspauschale von 12 Euro als Werbungskosten geltend machen oder sich diese 12 Euro von seinem Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten lassen. Bei kürzeren Zeiten wird es komplizierter. So rechnen Sie.
Die Antwort auf diese Frage findet sich in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 24. Oktober 2014 (Az. IV C 5 – S 2353/14/10002).
Wie gerechnet wird, wenn ein Arbeitnehmer nach Kundenbesuchen wieder in die Firma fährt, verdeutlicht das folgende Praxis-Beispiel.
Rechnung in Zeitabschnitten
Beispiel: Monteur Huber verlässt seine Wohnung um 8 Uhr und fährt zu einem Kunden, den er bis 12 Uhr betreut. Zwischen 12.30 Uhr und 14.30 Uhr ist er im Büro. Anschließend fährt er wieder zu einem Kunden und ist um 19 Uhr erneut im Büro, wo er bis 20 Uhr seinen Bürokram erledigt.
Folge: Hier die einzelnen Zeitabschnitte, bei denen sich der Arbeitnehmer auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit befand:
| 8 Uhr bis 12.30 Uhr | Auswärtstätigkeit von 4,5 Stunden |
| 14.30 Uhr bis 19 Uhr | Auswärtstätigkeit von 4,5 Stunden |
| Gesamt | Auswärtstätigkeit von 9 Stunden |
| Folge: | Werbungskostenabzug für Verpflegungspauschale von 12 Euro oder besser steuerfreie und sozialabgabenfreie Auszahlung der Verpflegungspauschale von 12 Euro |
Möchten Sie einen Werbungskostenabzug für Verpflegungspauschalen geltend machen, sind Sie als Arbeitnehmer in der Beweislast. Sie müssen also für jeden Tag eine solche Aufstellung führen und dem Finanzamt im Zweifel vorlegen. Ohne diese Aufzeichnungen haben Sie schlechte Karten, dass das Finanzamt Verpflegungspauschalen gewährt.
Tipp: Diese Ermittlung der Abwesenheitsdauer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit gilt übrigens auch für Unternehmer. Mit diesen Aufzeichnungen können sie ihren Betriebsausgabenabzug bei 250 Arbeitstagen um 3.000 Euro erhöhen (250 Tage x 12 Euro).
Mehrtätige berufliche Auswärtstätigkeit
Bei einer mehrtätigen beruflichen Auswärtstätigkeit, gilt hinsichtlich der Verpflegungspauschale Folgendes:
- Für den An- und Abreisetag gibt es jeweils eine Verpflegungspauschale von 12 Euro. Wie lange ein Arbeitnehmer am An- und Abreisetag von zu Hause entfernt war, interessiert hier nicht.
- Bei den Zwischentagen im Rahmen einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit sind 24 Euro Verpflegungspauschalen als Werbungskosten abziehbar bzw. dürfen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Berufliche Auswärtstätigkeit im Ausland
Ist ein Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise im Ausland unterwegs, gelten je nach Reiseland unterschiedliche Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung. Für 2017 gibt es teilweise neue Pauschalwerte (BMF, Schreiben v. 14.12.2016, Az. IV C 5 – S 2353/08/10006:007).
Zu den Pauschalen bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Ausland ist Folgendes zu beachten:
- Verpflegungspauschale: Die jeweilige Verpflegungspauschale kann als Werbungskosten geltend gemacht werden oder der Arbeitgeber darf Sie dem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten.
- Übernachtungspauschale: Die Übernachtungspauschalen bei Auslandsreisen greifen nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber. Als Werbungskosten kann ein Arbeitnehmer nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Hotelkosten abziehen und niemals die Pauschalen.
Weitere Steuertipps gibt es imDHZ-Steuerarchiv . dhz
Dieser Beitrag wurde am 26. Februar 2017 aktualisiert.