Sind alle Vorbereitungen zur steuerlichen Betriebsprüfung abgeschlossen, kann es losgehen. Doch wie soll der Prüfer behandelt werden? Wie lange wird er bleiben? Wie erfahre ich, welche Feststellungen er bereits getroffen hat? Fragen über Fragen, auf die Betriebsinhaber in den folgenden Passagen die Antworten bekommen.
Verhaltensknigge für Betriebsinhaber – Teil 2
1. Vorsicht vor Smalltalk mit Prüfer
Beim Beginn der Betriebsprüfung steht meistens ein Plauderstündchen an, bei dem es ums erste Kennenlernen geht. Doch aufgepasst! Die scheinbar belanglosen Themen, die der Prüfer anschneidet, können bereits die ersten Prüfungshandlungen darstellen. Denn stößt der Prüfer in der Buchhaltung auf Ausgaben für eine USA-Reise und der Betriebsinhaber erzählte vorher von seiner privaten Vorliebe für Übersee-Reisen, kann das die Kürzung des Betriebsausgabenabzugs bedeuten.
Praxis-Tipp: Privates gehört nicht in eine Betriebsprüfung. Deshalb empfiehlt es sich, dass beim Eintreffen des Betriebsprüfers der Steuerberater anwesend ist und das Gespräch in die richtigen Bahnen leitet. Sollte der Prüfer versuchen, das Gespräch später wieder auf eine private Ebene zu ziehen, sollten Handwerker höflich aber bestimmt, das Gespräch wieder auf die berufliche Basis führen.
2. Ansprechpartner benennen
Dem Betriebsprüfer sollten die Ansprechpartner vorgestellt werden, die ihm Unterlagen heraussuchen oder Auskünfte erteilen. Die Auskunftspersonen sollten auf den Betriebsinhaber, den Steuerberater und auf den Buchhalter beschränkt sein. Alle anderen Mitarbeiter sollen auf Fragen des Prüfers nicht reagieren bzw. auf die Auskunftspersonen verweisen.
Praxis-Tipp: Der Betriebsprüfer sollte aber darüber informiert werden, dass nur der Steuerberater befugt ist, Feststellungen abzuerkennen oder bei Zweifeln Kompromisse auszuhandeln. Allen anderen Beteiligten sollte diese Befugnis abgesprochen werden.
3. Verhaltensmaßnahmen für einen reibungslosen Prüfungsablauf
Damit die Betriebsprüfung ohne größere Komplikationen über die Bühne geht, sollten folgende Verhaltensregeln eingehalten werden:
- Der Prüfer sollte sachlich und zuvorkommend behandelt werden. Er kann schließlich nichts dafür, dass die Steuergesetze so ungerecht und kompliziert sind.
- Es sollte vereinbart werden, dass sich der Prüfer und der Steuerberater jeden zweiten oder dritten Tag kurzschließen, welche Feststellungen bisher getroffen wurden.
- Bei Feststellungen mit hohen Steuernachzahlungen oder bei strittiger Auffassung sollte der Prüfer darum gebeten werden, die Feststellungen schriftlich mit den dazugehörigen Fundstellen mitzuteilen. Das hilft bei der Suche nach Gegenargumenten.
- Wer dem Prüfer die geforderten Unterlagen nur zögerlich vorlegt, in der Hoffnung, dass der Prüfer sich dann weniger Belege ansieht, irrt sich. Denn während der Wartezeit kann sich der Prüfer weitere Sachverhalte ansehen, die er ansonsten aus Zeitgründen vernachlässig hätte. Das kann fatalerweise zu unnötigen Nachzahlungen führen.
4. Was weiß der Prüfer eigentlich alles?
Neben dem Studium der Steuerakten im Finanzamt setzen Betriebsprüfer des Finanzamts bei ihrer Informationssuche immer häufiger aufs Internet. Hat ein Handwerker eine eigene Homepage, kann sich der Prüfer über www.archive.org das Internetportal ansehen, wie es vor Jahren ausgesehen hat.
Tauchen hier unbekannte Bankverbindungen auf oder fehlt der Umsatz aus angebotenen Leistungen, sind kritische Fragen natürlich programmiert. Über das Internet findet der Prüfer auch heraus, ob Handwerker über Internetportale ihre Leistungen meistbietend versteigert haben.
Praxis-Tipp: Neben den Informationen aus dem Internet dürfte der Prüfer auch zahlreiche Belege von Privatkunden in der Hinterhand haben, die ihre Rechnungen über Handwerkerleistungen wegen der Steueranrechnung für Handwerkerleistungen auf ihre persönliche Steuerschuld beim Finanzamt eingereicht haben. So ist das Finanzamt schnell im Bild, ob alle Einnahmen ordentlich aufgezeichnet wurden.
5. Steuerberater sollten nicht übertreiben
Ein guter Steuerberater lässt den Betriebsprüfer während einer Betriebsprüfung mehrmals "auflaufen", indem er Fragen stellt, die der Prüfer nicht aus dem Stand beantworten kann oder indem er mit Detailwissen aufwartet, das den Prüfer verunsichert.
Doch manche Steuerberater überspannen den Bogen nicht selten und erreichen damit leider genau das Gegensteil. Denn ist der Prüfer erst einmal verstimmt, wird er sich nicht zurückziehen, sondern er wird dem Berater zeigen, wer letztendlich am längeren Hebel sitzt.
Praxis-Tipp: Merkt ein selbständiger Handwerker, dass sein Steuerberater übers Ziel hinausschießt und damit eine kleinlichere Prüfung riskiert, sollte er das Gespräch mit ihm suchen und ihn bitten, wieder auf eine sachlichere Ebene zurückzukehren.
In Teil 3 unserer Serie zur Betriebsprüfung erhalten Sie Infos, wie Sie bei Feststellungen des Prüfers argumentieren sollten, wann es sich lohnt, Einspruch einzulegen, und was es mit einer tatsächlichen Verständigung auf sich hat.
dhz