War die Weihnachtsfeier letztes Jahr ein voller Erfolg und Sie möchten das Erlebnis des gemeinsamen Beisammenseins noch toppen? Dann sollten Sie die Rechnung nicht ohne das Finanzamt machen. Überschreiten die Kosten für die Feier die Höchstgrenze, fallen Lohn- und Umsatzsteuer an. Von Bernhard Köstler, DHZ-Steuerexperte
Das Finanzamt feiert mit
War die feuchtfröhliche Weihnachtsfeier letztes Jahr ein voller Erfolg, hat Ihre Mitarbeiter motiviert und Sie möchten das Erlebnis des gemeinsamen Beisammenseins noch toppen? Dann sollten Sie die Rechnung nicht ohne das Finanzamt machen. Denn betragen die Kosten für die Weihnachtsfete je Arbeitnehmer mehr als 110 Euro, freut sich auch das Finanzamt über die Feier. Bei Überschreitung dieser Höchstgrenze werden nämlich Lohn- und Umsatzsteuer fällig. Die Ermittlung der 110-Euro-Grenze birgt so manchen Stolperstein. Doch hier erfahren Sie, wie Sie Ihr betriebliches Weihnachtsfest steuerfriedlich und ohne böse Überraschungen bei der nächsten Lohnsteuerprüfung feiern können.
Grenze ist Bruttobetrag
Die Kosten je Arbeitnehmer dürfen netto nicht mehr als 92,44 Euro betragen. Schon an dieser Stelle passiert häufig der erste Fehler. Denn meist ist nicht bekannt, dass es sich bei der 110-Euro-Grenze um einen Bruttobetrag mit Umsatzsteuer handelt.
Beispiel: Sie veranstalten eine Weihnachtsfeier und geben dafür 2.000 Euro zzgl. 380 Euro Umsatzsteuer für 20 Teilnehmer aus. Folge: Da die Nettokosten 100 Euro betragen (2.000 Euro geteilt durch 20 Teilnehmer) und nur 92,44 Euro erlaubt sind, ist diese Weihnachtsfeier ein Fall für das Finanzamt.
Ausweg: Stellt sich erst im Nachhinein heraus, dass die Kosten je Teilnehmer über 92,44 Euro lagen (höhere Kosten als geplant, viele kranke Arbeitnehmer, die nicht an der Feier teilgenommen haben), können die Lohn- und Umsatzsteuernachzahlungen noch vermieden werden, indem jeder Teilnehmer einen Teil der Kosten aus eigener Tasche übernimmt und so die 92,44-Euro-Grenze unterschreitet.
Risiko mitfeiernde Ehegatten
Laden Sie auch die Ehegatten ein, um die Stimmung auf der Weihnachtsfeier noch privater zu gestalten, müssen Sie aufpassen. Denn die Kosten für den Ehegatten werden dem Mitarbeiter zugerechnet.
Beispiel: Kosten der Weihnachtsfeier 3.000 Euro, 45 Teilnehmer, davon zehn Ehegatten von Mitarbeitern. Die Kosten je Teilnehmer betragen 66 Euro. Für die Arbeitnehmer ohne mitfeiernden Ehegatten ist steuerlich also alles im grünen bereich. Doch bei den Mitarbeitern, bei denen die Ehegatten an der Feier teilnehmen, liegen die Kosten bei 132 Euro. Folge: Für diese zehn Mitarbeiter werden Lohn- und Umsatzsteuer fällig.
So rechnet das Finanzamt
Bei der Ermittlung der Gesamtkosten für die Weihnachtsfeier sind sämtliche Ausgaben von der Miete für einen Raum, dem Honorar für den Musiker bis hin zu den Kosten für Getränke und Speisen aufzulisten. Auch Geschenke, die Sie Ihren Arbeitnehmern während der Weihnachtsfeier aushändigen, können zur Überschreitung der 92,44-Euro-Grenze führen.
Ausweg: Sollten die Geschenke das Tüpfelchen auf dem i sein, warum die 92,44-Euro-Grenze überschritten wird, sollten Sie die Geschenke besser im nächsten Monat verteilen. Denn Aufmerksamkeiten sind dann bis zu einem Wert von 40 Euro steuer- und abgabenfrei.
Folgen bei Überschreitung
Betragen die Kosten für die Weihnachtsfeier netto mehr als 92,44 Euro, haben Sie lohnsteuerlich zwei Möglichkeiten. Entweder schlagen Sie die Kosten der Weihnachtsfeier je Teilnehmer dem Arbeitslohn des Mitarbeiters zu und versteuern diese mit einem persönlichen Steuersatz oder Sie als Chef übernehmen die Lohnsteuer mit pauschal 25 Prozent. Die Alternative mit der pauschalen Lohnsteuer hat den entscheidenden Vorteil, dass dann keine weiteren Sozialversicherungsbeiträge mehr fällig werden. Unabhängig von der Variante der Lohnversteuerung liegt bei Überschreitung der 92,44-Euro-Grenze ein Sachbezug vor, für den Umsatzsteuer fällig wird.