Tagtäglich sehen sich Handwerksbetriebe mit der Situation konfrontiert, dass ein Mitarbeiter krankheitsbedingt fehlt. Jedes Mal stellen sich dann eine Vielzahl von Fragen rund um den Inhalt und Umfang der gesetzlichen und arbeitsvertraglichen Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten müssen
Beispielfall: Handwerksmeister Rudi Geduld aus N. ist außer sich und schildert folgenden Sachverhalt: "Gestern erschien mein Mitarbeiter Herr Blau einfach nicht zur Arbeit. Keiner wusste Bescheid. Dann schickte er seinem Kollegen gegen Mittag eine SMS, ihm ginge es nicht gut. Heute ruft seine Frau an, er müsse noch zu Hause bleiben und werde dann morgen entscheiden, ob er zum Arzt geht. So nicht. Nicht mit mir! Ich muss ja schließlich planen können!", wettert Herr Geduld.
Fälle wie dieser tauchen in der Beratungspraxis der Handwerksorganisationen regelmäßig auf. Es lohnt sich daher, einen genaueren Blick auf die bestehenden Pflichten für Beschäftigte bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit zu werfen. Gesetzlich geregelt sind diese Anzeige- und Nachweispflichten in § 5 Absätze 1 und 2 des Gesetzes über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall (EntgFG).
Danach gilt Folgendes: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Die Krankmeldung kann formlos, das heißt mündlich, per Fax, Telefon, SMS oder beispielsweise durch einen Arbeitskollegen als Boten übermittelt werden. Adressat der Krankmeldung ist entweder der Betriebsinhaber beziehungsweise Geschäftsführer selbst oder eine von ihm zur Entgegennahme bevollmächtigte Person (Personalverwaltungs-/ Buchhaltungsmitarbeiter, Prokurist, etc.). "Unverzüglich" bedeutet "ohne schuldhaftes Verzögern" und ist gleichzusetzen mit einer Anzeige am 1. Krankheitstag, sofern nicht besondere Umstände im Einzelfall vorliegen. Eine schuldhafte Verzögerung wäre zum Beispiel zu bejahen, wenn die Benachrichtigung lediglich mittels eines Briefes erfolgt, der den Arbeitgeber erst am nächsten Tag erreicht, obwohl schnellere Kommunikationsmittel zur Verfügung standen.
Klare Richtlinien für die Mitarbeiter
Arbeitgeber sollten ihren Beschäftigten daher klare Richtlinien an die Hand geben, bis zu welcher Uhrzeit von ihnen unter "normalen" Umständen eine Mitteilung an welche Person oder Abteilung erwartet wird.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden, das heißt an dem auf den 3. Kalendertag folgenden, Arbeitstag vorzulegen. Erkrankt ein Arbeitnehmer mit einer regelmäßigen Arbeitszeit zum Beispiel von Montag bis Freitag an einem Samstag und dauert die Erkrankung mindestens bis einschließlich Dienstag an, muss er dem Betrieb folglich spätestens am Dienstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Umgekehrt bedeutet dies, dass keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden muss, wenn die Erkrankung nur drei Kalendertage andauert.
Der Arbeitgeber ist allerdings berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen. Eine Aufforderung zur Unzeit oder mit zeitlichem Abstand zum Krankheitsgeschehen ist unzulässig. Häufig findet sich daher in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen der Passus, dass bereits ab dem 1. Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vom Beschäftigten einzureichen ist.
Im Ausland krank geworden – und nun?
Hält sich der Arbeitnehmer bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit im Ausland auf, so ist er verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und die Adresse am Aufenthaltsort in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung, zum Beispiel per Fax, mitzuteilen. Die durch die Mitteilung entstehenden Kosten hat der Arbeitgeber zu tragen. Darüber hinaus ist der Arbeitnehmer, wenn er Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse ist, verpflichtet, auch dieser die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen.
Von den gesetzlichen Vorgaben kann nicht zu Lasten des Arbeitnehmers abgewichen werden (sogenannte Unabdingbarkeit). Der gesetzliche Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall besteht längstens für die Dauer von sechs Wochen (= 42 Kalendertage). Gleichwohl hat der Arbeitgeber auch nach Ablauf der Sechswochenfrist ein berechtigtes Interesse an der Krankmeldung, schon um entsprechende Personaldispositionen treffen zu können. Den Arbeitnehmer trifft mithin auch in diesen Konstellationen die arbeitsvertragliche Nebenpflicht, die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber mitzuteilen.
Sanktionen bei Pflicht- und Obliegenheitsverstößen
Kommt der Arbeitnehmer seinen Anzeige- und Nachweispflichten nicht nach, ist der Arbeitgeber berechtigt, die Fortzahlung des Arbeitsentgelts zu verweigern (Zurückbehaltungsrecht). Wird eine ordnungsgemäße Bescheinigung später nachgereicht, ist das Entgelt nachzuzahlen. Der Pflichtenverstoß des Arbeitnehmers ist abmahnfähig und kann im Wiederholungsfall gegebenenfalls eine Kündigung rechtfertigen.
Zum Beispielfall: In unserem Ausgangsfall hat sich Herr Geduld zu Recht über seinen Mitarbeiter geärgert. Die Krankmeldung erfolgte nicht unverzüglich, sondern erst gegen Mittag und ohne Angabe der voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Dass die Meldung (nur) von einem Mitarbeiter überbracht wurde, der wiederum (nur) per SMS informiert worden war, ist nicht angreifbar.