Entfernungspauschale, Dienstwagen, Hybridauto, E-Firmenwagen – beim Thema Fahrtkosten lässt das Steuerrecht erstaunlich viel Spielraum. Im Einzelfall lassen sich so mehrere Tausend Euro Steuerlast reduzieren. Zwölf Tipps – von der Mobilitätsprämie bis zur neuen Turboabschreibung für E-Autos.
1. Fahrgemeinschaft
Pendelt ein Arbeitnehmer täglich mit einem Nachbarn, einem Kollegen oder mit dem Ehegatten in die Arbeit, darf er in der Anlage N zur Steuererklärung auch als passiver Beifahrer die Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen. Kleine Ausnahme: Bei einer sehr weiten Fahrstrecke ist die Entfernungspauschale für die passive Mitfahrt auf 4.500 Euro im Jahr begrenzt.
2. Mobilitätsprämie
Was häufig vergessen wird, ist das Ausfüllen der Anlage Mobilitätsprämie zur Steuererklärung. Liegt das zu versteuernde Einkommen unter dem Grundfreibetrag (2025: 12.096 Euro für Ledige und 24.192 Euro für zusammenveranlagte Steuerzahler) und die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz beträgt mehr als 20 Kilometer oder werden im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung Familienheimfahrten geltend gemacht (siehe Tipp 3), zahlt das Finanzamt eine kleine Mobilitätsprämie aus. Diese Prämie bekommen übrigens nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Unternehmer.
3. Familienheimfahrten
Hohe Fahrtkosten sind steuerlich absetzbar, wenn ein Arbeitnehmer oder ein Unternehmer aus beruflichen Gründen weit weg vom Wohnort am Beschäftigungsort eine Zweitwohnung angemietet oder gekauft hat. Im Fachjargon spricht man hier von einer doppelten Haushaltsführung. Neben den Unterkunftskosten von maximal 1.000 Euro im Monat und den angemessenen Kosten für die Ausstattung der Zweitwohnung mit Möbeln, Geschirr etc. dürfen auch die Fahrtkosten für eine wöchentliche Familienheimfahrt gewinnmindernd abgesetzt werden. Abziehbar vom Gewinn ist für Unternehmer bei Familienheimfahrten die Entfernungspauschale.
4. Nutzung eines Privat-Pkws
Hat ein Unternehmer 2025 seinen Privat-Pkw für betriebliche Fahrten zu Kunden, zum Baumarkt oder zum Steuerberater genutzt, können in der Gewinnermittlung dafür pauschal 30 Cent für jeden betrieblich gefahrenen Kilometer (also für Hin- und Rückfahrt) als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Wird das private Auto für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz verwendet, darf nur die Entfernungspauschale als Betriebsausgabe zum Abzug gebracht werden.
5. Dienstwagenbesteuerung
Durfte ein Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrzeug von seinem Arbeitgeber auch privat nutzen, muss er für die Privatnutzung einen geldwerten Vorteil versteuern. Das passiert in der Praxis bei Ermittlung der monatlichen Steuer durch Anwendung der 1 Prozent-Regelung. Das bedeutet: 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Dienstwagens im Zeitpunkt der Erstzulassung muss monatlich versteuert werden. Hat ein Arbeitnehmer aber ein Fahrtenbuch geführt, weil der Firmenwagen kaum privat genutzt wurde, kann er bei Abgabe der Steuererklärung einen Antrag stellen, dass der zu versteuernde Privatanteil nachträglich doch nach den Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs erfolgen soll. Das funktioniert aber nur, wenn folgende Nachweise erbracht werden: Nachweis zur Höhe des bereits versteuerten geldwerten Vorteils, Vorlage des Fahrtenbuchs und Nachweis der tatsächlichen Pkw-Kosten für den Dienstwagen im Steuerjahr.
6. Kostendeckelung
Nutzt ein Unternehmer einen Firmenwagen seines Betriebs auch für Privatfahrten, muss er wie ein Arbeitnehmer für die Privatnutzung seinem Gewinn einen bestimmten Betrag wieder zurechnen. Wichtig zu wissen: Wird der Privatanteil nach der 1 Prozent-Regelung ermittelt, ist der zu versteuernde Privatanteil auf die Kosten des Firmenwagens in dem Jahr zu begrenzen (sogenannte Kostendeckelung).
Konkret: Bruttolistenpreis des Firmenwagens 40.000 Euro = zu versteuernder Privatanteil 4.800 Euro im Jahr (40.000 Euro x 1 Prozent x 12 Monate). Die Gesamtkosten für diesen Firmenwagen belaufen sich auf 3.600 Euro. Folge: Der zu versteuernde Privatanteil mindert sich auf 3.600 Euro. Im Endeffekt hat sich der Firmenwagen so steuerlich mit keinem Cent steuersparend ausgewirkt.
7. Entfernungspauschale
Kommt es wegen nur geringer Fahrtkosten zur Kostendeckelung (siehe Tipp 6), darf vom Gewinn auf jeden Fall die Entfernungspauschale zwischen Wohnung und Betrieb als Betriebsausgabe abgezogen werden. Um das zu erreichen, ist vom ermittelten geldwerten Vorteil für die Privatnutzung und vom geldwerten Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zunächst die Entfernungspauschale abzuziehen und nur für den niedrigeren Betrag greift die Kostendeckelung.
Beispiel: Der geldwerte Vorteil für die Privatnutzung sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz beträgt 4.780 Euro. Die Gesamtkosten für diesen Firmenwagen belaufen sich im Kalenderjahr auf 2.700 Euro. Die Entfernungspauschale für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz beträgt 1.900 Euro. Folge: Zieht man von dem ermittelten geldwerten Vorteil von 4.780 Euro die Entfernungspauschale ab, verbleiben 2.880 Euro. Es darf also nur ein Betrag von 2.700 Euro als Privatanteil dem Gewinn hinzugerechnet werden.
8. Fahrtkosten bei Behinderung I
Wurde einem Steuerzahler vom Versorgungsamt ein Grad der Behinderung von 80 zugewiesen, darf dieser in der Anlage "Außergewöhnliche Belastung" nicht nur einen Behinderten-Pauschbetrag geltend machen, sondern auch pauschale Fahrtkosten von 900 Euro pro Jahr. Diese steuersparende Fahrtkostenpauschale für behindertenbedingte Privatfahrten gibt es auch, wenn der Grad der Behinderung 70 beträgt und sich im Behindertenausweis das Merkzeichen G befindet. Pauschal bedeutet übrigens, dass weder nachgewiesen werden muss, dass Privatfahrten mit einem Pkw durchgeführt noch wie viele Kilometer zurückgelegt wurden. Steht im Behinderten-Pauschbetrag das Merkzeichen aG, Bl, TBl oder H, dann dürfen pauschal sogar 4.500 Euro für behindertenbedingte Privatfahrten als außergewöhnliche Belastung abgezogen werden.
9. Fahrtkosten bei Behinderung II
Auch bei der Entfernungspauschale für Fahrten eines Arbeitnehmers oder eines Unternehmers kann sich ein Grad der Behinderung steuersparend auswirken. Denn beträgt der Grad der Behinderung mindestens 70, dann dürfen anstatt der Entfernungspauschale entweder die tatsächlichen Fahrtkosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz steuerlich abgesetzt werden oder pauschal für die Hin- und Rückfahrt die Reisekostenpauschale von 0,30 Euro/km. Diese Vergünstigung winkt übrigens bereits bei einem Grad der Behinderung von 50 kombiniert mit dem Merkzeichen aG oder G.
10. Privatnutzung von Hybridauto
Wird ein Firmenwagen vom Selbstständigen auch privat genutzt, muss dafür ein Privatanteil versteuert werden. Wird dieser Privatanteil nach der 1 Prozent-Regelung ermittelt, gilt für Hybridfahrzeuge eine ertragsteuerliche Vergünstigung. Anstatt mit 1 Prozent muss bei Hybridfahrzeugen nur die Hälfte des Bruttolistenpreises des Firmenwagens pro Monat als Privatanteil versteuert werden. Bei Kauf ab 1. Januar 2025 greift diese Vergünstigung allerdings nur, wenn Kohlestoffdioxidemission höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer oder die Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine mindestens 80 Kilometer beträgt.
Wichtiger Hinweis: Die 0,5 Prozent-Methode greift nur bei der Ertrag- und nicht bei der Umsatzsteuer.
11. Privatnutzung reines E-Auto
Noch großzügiger zeigt sich das Finanzamt, wenn es sich bei dem Firmenwagen um ein reines E-Auto handelt. Dann muss anstatt 1 Prozent nur ein Viertel des Bruttolistenpreises als Privatanteil dem Gewinn hinzugerechnet werden. Bei Kauf eines reinen E-Autos ab dem 1. Juli 2025 klappt es mit der 0,25 Prozent-Regelung nur, wenn der Bruttolistenpreis des E-Autos nicht über 100.000 Euro liegt. Wird diese Höchstgrenze überschritten, greift die 0,5 Prozent-Regelung. Auch hier gilt: Bei der Umsatzsteuer gilt diese Vergünstigung für E-Autos nicht. Die Umsatzsteuer auf die nicht unternehmerische Pkw-Nutzung muss also zwingend nach der 1 Prozent-Regelung ermittelt werden.
12. Turboabschreibung
Bei Kauf eines reinen E-Autos ab dem 1. Juli 2025 sollten Unternehmer auf die gängige lineare beziehungsweise degressive Abschreibung verzichten und besser die neue Turboabschreibung geltend machen. Im Erstjahr dürfen hier 75 Prozent des Kaufpreises gewinnmindernd abgeschrieben werden. Das funktioniert sogar dann, wenn der E-Firmenwagen erst im Dezember 2025 gekauft wurde.