Viele Unternehmer kämpfen mit demselben Problem: Prozesse und Aufgaben loszulassen fällt schwer. Obwohl ihnen das Dilemma bewusst ist, finden sie oft keinen Ausweg. Ein einfaches Gedankenspiel kann helfen, den Knoten zu lösen.
In seinen Coachings stößt Slatco Sterzenbach immer wieder auf denselben Irrtum: Viele Inhaber glauben, sie müssten alles selbst machen, damit ihr Betrieb gut läuft. Sie definierten sich über ihre Arbeitszeit und Anwesenheit. Nur wer viel leiste, fühle sich wertvoll. Sterzenbach arbeitet mit DAX-Vorständen, aber auch mit Chefs kleiner und mittlerer Handwerksbetriebe. Er beobachtet, dass viele Geschäftsführer zu viel Zeit im Tagesgeschäft verbringen. Sie denken, sie würden dort gebraucht. "Sie haben quasi kein Unternehmen, das Unternehmen hat sie", so Sterzenbach. Der Druck in der Leistungsgesellschaft führe oft dazu, dass Unternehmer zu viel arbeiten und nicht loslassen können.
Loslassen schafft Zeit für Wichtiges
Ein Hang zum Perfektionismus sei oft ein Grund für den Erfolg, so Sterzenbach. Doch es sei wichtig, im richtigen Moment loszulassen und Aufgaben aus dem Tagesgeschäft abzugeben. Das schaffe dem Chef Zeit für seine eigentlichen Aufgaben. Dazu gehören laut Sterzenbach das Einstellen neuer Mitarbeiter, die Entwicklung von Strategien oder die Führung von Mitarbeitergesprächen. Das Loslassen falle den meisten Unternehmern schwer, besonders die Vorstellung, weniger als 40 Stunden pro Woche zu arbeiten, erklärt Sterzenbach.
Der 10-Stunden-Test
Als Tipp gibt Sterzenbach: Unternehmer sollten sich vorstellen, sie dürften nur zehn Stunden pro Woche arbeiten. Das zwinge sie, Aufgaben zu priorisieren. Tätigkeiten mit niedriger Priorität könnten dann an Mitarbeiter übergeben werden. Der Chef kümmere sich nur noch um das Wichtigste, wo er unersetzlich sei. Um aus dem Hamsterrad zu kommen, müssten Unternehmer ihr Ego loslassen. Den Gedanken "Keiner kann es so gut wie ich" müsse der Chef aus seinem Kopf streichen, sagt Sterzenbach. Diese Methode helfe, erste Aufgaben zum Abgeben zu finden. Ein Kunde von ihm habe so erkannt, wie viel Zeit er mit der Beantwortung von E-Mails verlor, berichtet Sterzenbach. Zuvor sei es ihm wichtig gewesen, als Chef selbst auf Kunden-E-Mails zu antworten. Als Geschäftsführer sei er aber die teuerste Arbeitskraft im Betrieb. Nun übernehme eine Angestellte die meisten E-Mails, der Chef antworte nur noch auf sehr spezielle Anfragen. Dadurch habe er seitdem mehrere Stunden pro Woche zusätzlich Zeit für andere Aufgaben.
Klare Ziele weisen den Weg
Sterzenbach fragt seine Kunden auch immer nach ihrem Endziel. Wo soll der Betrieb in drei oder fünf Jahren stehen? Was passiert am letzten Arbeitstag des Unternehmers – wird der Laden geschlossen, verkauft oder übergeben? Laut dem Experten benötigen Unternehmer eine Vision, die ihnen Orientierung gibt. Daraus leiten sich die nötigen Schritte ab, um Ziele zu erreichen. Erstaunlich sei für ihn, dass viele Unternehmer keine klare Vorstellung hätten, berichtet Sterzenbach – weder zur Betriebsgröße, zur Mitarbeiterzahl noch zu neuen Angeboten oder Kundengruppen.
Mehr Geschäft, aber auch mehr Leben?
Ein Kernsatz seiner Arbeit sei: Was nützt mehr Umsatz, Gewinn oder mehr Mitarbeiter, wenn die Lebensqualität des Unternehmers nicht parallel steige? Das mache in seiner Welt keinen Sinn, sagt Sterzenbach. Doch leider würden die wenigsten so denken.
Ziele sollten Schritt für Schritt angegangen werden. Sterzenbach, selbst Finisher von 17 Ironman-Wettkämpfen, veranschaulicht das mit einem Vergleich aus dem Sport. Wer einen Ironman laufen will, steigert sich langsam mit kurzen Strecken. Das lasse sich auf die Arbeitswelt übertragen. Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, 50 Mitarbeiter zu beschäftigen, müsse der Chef einen Plan erstellen. Zum Beispiel: Die Mitarbeiterzahl von fünf auf zehn in einem Jahr verdoppeln, dann weiter auf 20 wachsen. Mit wachsender Mitarbeiterzahl brauche es auch Strukturen wie ein Organigramm und klare Kommunikationswege, um Verantwortlichkeiten zu regeln, erklärt Sterzenbach. So entstehe eine Führungsriege, die hilft, das Ziel zu erreichen.