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Abschied von der Papierrechnung ZUGFeRD: Einheitliches Format für elektronische Rechnungen

Es wird sie wohl niemand vermissen. Die gute alte Papierrechnung ist passé – zumindest in der Theorie. Mit ZUGFeRD gibt es jetzt ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets GoBD - elektronische Buchhaltung
ZUGfERD für elektronische Rechnungen
ZUGFeRD soll den Austauch von elektronischen Rechnungen vereinfachen -

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Dateiformat. Der Standard legt fest, wie die Informationen in einer elektronischen Rechnung gespeichert werden. "ZUGFeRD ist eine besondere Form der elektronischen Rechnung. Bestimmte Daten sind in einer Form enthalten, dass ein Computer sie direkt auslesen und in ein Zahlungsverkehr- oder Buchführungsprogramm übernehmen kann", sagt Georg Bögerl, Vertreter von Datev im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das ZUGFeRD entwickelte. Bei ZUGFeRD handelt es sich um eine pdf-Datei, in die ein standardisierter Anhang eingebettet ist. Diesen benötigt die Software für die automatische Weiterverarbeitung.

Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung?

Unternehmen können das Format sowohl für die eigene Rechnungserstellung als auch für den Empfang von Rechnungen nutzen. Vorteile haben sie bei beiden Varianten.

Mit ZUGFeRD soll es für kleine und mittlere Unternehmen leichter werden, elektronische Rechnungen auszutauschen. Nicht zuletzt sollen sie Kosten sparen, weil beim Versand einer Rechnung Porto, Papier, Druck und manuelle Arbeitsschritte entfallen. "Ich denke jeder, der sich auf die elektronische Rechnungsbearbeitung eingelassen hat, wird nicht zum Papier zurück wollen. Die jungen Unternehmerinnen und Unternehmer, die mit Handys und Internet großgeworden sind, verstehen schon gar nicht mehr, wieso Rechnungen heute noch auf Papier ausgedruckt werden", sagt Bögerl.

Indem eingehende Rechnungen sofort weiterverarbeitet werden können, sparen Unternehmen wiederum Zeit und Aufwand, weil das Scannen und Ablegen von Papierrechnungen entfällt. Und "wenn man Rechnungen elektronisch ablegt, findet man sie später natürlich auch viel einfacher als in irgendwelchen Aktenbergen", sagt Bögerl.

Wie viel spart ZUGFeRD?

Das Bundeswirtschaftsministerium beziffert die Ersparnis durch ZUGFeRD auf 9,27 Euro pro Rechnung. Auch die Europäische Kommission rechnet mit großen Einsparungen für die Unternehmen in der Gemeinschaft – schätzungsweise 64,5 Milliarden Euro pro Jahr. Da elektronische Rechnungen sich den Postweg sparen, erreichen sie den Empfänger auch früher und werden früher bezahlt. Im Durchschnitt 5,3 Tage, so das Bundeswirtschaftsministerium.

Wie sollen Handwerksbetriebe vorgehen, wenn sie ZUGFeRD einführen wollen?

Wollen Unternehmen elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard schreiben, brauchen sie auch die entsprechende Software. Viele Software-Anbieter bieten auch bereits entsprechende Lösungen an. Unternehmen, die mit einer Branchenlösung arbeiten, sollten sich bei ihrem Anbieter erkundigen, ob er bereits ZUGFeRD unterstützt.

Die Chancen stehen gut, denn "viele Software-Anbieter haben in den letzten Monaten ZUGFeRD in ihre Systeme eingebaut." Eine Liste der Anbieter, die bereits ZUGFeRD unterstützen, steht unter ferd-net.de zur Verfügung. Gegebenenfalls muss ein Update der Software vorgenommen werden.

Viele kleine und Kleinstunternehmen schrieben ihre Rechnungen häufig noch mit Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogrammen, weiß der Experte: "Es gibt heute schon kostenlose Software im Internet, die man sich installieren kann, um aus einer Excel-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung zu machen." Auch hier sollte auf seriöse Anbieter geachtet und mit der Anbieter-Liste abgeglichen werden.

Das Handwerksunternehmen sollte dann auch seine Lieferanten bitten – falls möglich –, Rechnungen künftig im ZUGFeRD-Format zu schicken. "Elektronisch empfangene Lieferantenrechnungen sind meiner Meinung nach einfacher im Umgang. Ich kann mir einfach Mehrstücke anfertigen, ohne diese aufwändig zu kopieren. Ich kann diese einfach elek­tronisch weitergeben, ohne die Rechnung vorher einzuscannen." Und nicht zuletzt sollte der Steuerberater ins Boot geholt werden, damit ihm alle Rechnungen elektronisch weitergeleitet werden können.

Ist ZUGFeRD rechtssicher?

Die elektronische Rechnung ist der Papierrechnung gleichgestellt. "Eine Rechnung, die inhaltlich korrekt ist und nach dem ZUGFeRD-Standard erstellt wurde, ist eine rechtsgültige Rechnung", sagt Georg Bögerl.

Wie muss archiviert werden?

"Elektronische Rechnungen müssen auch elektronisch archiviert werden. Es reicht nicht, eine Rechnung auszudrucken und in einem Ordner abzulegen", so der Datev-Experte. Verlangt ist die ordnungsgemäße Archivierung: Das Original muss schnell gefunden werden können und lesbar sein.

Mehr Informationen unter ferd-net.de.

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Kommentare

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Wolfgang Schäuble

Gläserne Handwerker ?!

Es ist schön weniger Papier zu verbrauchen und weniger bis gar keine Ordner wälzen zu müssen, aber ......... meine ausgedruckten Belege kann kein Hacker oder eine Kontrollbehörde online abgreifen. Ich frage mich wann wird der "Bundestrojaner" programmiert der die "elektronische Rechnung" ohne mein Wissen herunterlädt damit diese in irgend einem Amt oder Behörde ausgewertet werden kann.
Alles ohne mein Wissen !!

Wenn ich nicht irgend wie gezwungen werde bleibe ich bei Papier !!

Peter Kresser

warum nicht?

In zehn jahren wird es gang und gäbe sein, dass alles elektronisch ist. Dann können wir doch auch jetzt schon damit anfangen!

Burk Ring

Schön und gut

Alles schön und gut, Bürokratieabbau ist wichtig. Aber hoffentlich kappt das auch so alles,wie die das vorhaben.