Personal + Management -

Tipps für die Unternehmensführung Zeitmanagement: Zeit für Wichtigeres

Paul Eichhorn arbeitet viel. Zu viel, findet er selbst. Bis zu 65 Arbeitsstunden pro Woche sind eher die Regel als die Ausnahme. Von Montag bis Samstag geht es durch, wenigstens den Sonntag kann sich der Chef von acht Mitarbeitern meist freihalten.

Paul Eichhorn
Kfz-Mechatronikermeister Paul Eichhorn kennt seine Zeitfresser. Das Schreiben von immer neuen Angeboten kostet ihn viele Stunden. -

"Ich bin Mädchen für alles, ich mache den Verkauf der Neu- und Gebrauchtwagen, mische in der Werkstatt mit, und dazu kommt noch das ganze Strategische", erklärt der selbstständige Kfz-Mechatronikermeister. Obwohl sein Vater in dem Ebersberger Unternehmen noch aktiv ist und Eichhorn für das Büro eine Angestellte hat, füllen sich seine Arbeitstage wie von allein.

Wenn Unternehmer im Trubel des Tagesgeschäfts kaum zu ihren zentralen Aufgaben kommen, leidet die Arbeitsqualität, von der Lebensqualität ganz zu schweigen. Effizienzcoach Martin Geiger aus Baden-Baden nennt das Problem beim Namen: "Die meisten Unternehmer arbeiten immer noch wie fachlich versierte Mitarbeiter, aber nicht wie der Kopf der Firma. Sie arbeiten im und nicht am Unternehmen."

Eine Stunde am Tag reservieren

Um die eigene Einstellung vom "Facharbeiter" zum Unternehmer weiterzuentwickeln, empfiehlt Geiger kleine Schritte: "Als erstes würde ich mir eine Stunde am Tag reservieren, in der ich ungestört nachdenken kann." Am besten geeignet ist der frühe Morgen, wenn noch keine Anrufe, Kunden oder Mitarbeiter kommen. "In dieser Zeit sollte man alles andere weglassen, Telefon, Mails, Internet abstellen, und sich nur mit der Planung beschäftigen, mit der Frage, welche Ziele man hat." Jetzt kann der Unternehmer beispielsweise analysieren, welche Arbeiten zwingend erledigt werden müssen, und wie er diese effizienter gestalten kann. Was lässt sich standardisieren, automatisieren, was können Mitarbeiter erledigen und was lässt sich an einen Bürodienstleister outsourcen?

Paul Eichhorn ist klar, wohin ein Großteil seiner Zeit fließt: "Viele Interessenten sind beim Autokauf nicht sicher, was sie wollen. Also muss ich regelmäßig mehrere Angebote pro Kunde erstellen. Das ist unheimlich aufwändig und es kommt am wenigsten dabei heraus." Auf den Verkauf verzichten kann der 46-jährige Familienvater nicht, denn viele der Käufer lassen später in seiner Werkstatt ihre Fahrzeuge warten.

Per Stundenplan zu mehr Effizienz

Wenn der Unternehmer nur noch reagiert, statt zu agieren, dann empfiehlt es sich, einen Stundenplan zu erstellen. Hierfür analysiert der Unternehmer, was seine Kernaufgaben sind und wie viel Zeit er dafür benötigt. Anschließend legt er fest, wann er diese Aufgaben erledigen will. Der Rest ist wie in der Schule: Blockweise arbeitet der Chef seine Aufgaben ab und schließt dabei Störungen und Ablenkungen aus. Hierfür stellt er beispielsweise auch das Telefon um, entweder auf einen Mitarbeiter oder einen externen Dienstleister. Den Anrufbeantworter sollten Unternehmer nur im Notfall nutzen, weil viele Menschen hier wieder auflegen.
Mehr Tipps unter martingeiger.com sowie im Buch von Martin Geiger: Zeit. Macht. Geld. Die Erfolgsgeheimnisse produktiver Unternehmer. Göttingen 2013, ISBN 978-3-86980-201-5, 24,80 Euro.

Martin Geiger hält die Tatsache, dass Menschen grundsätzlich aus mehreren Angeboten auswählen wollen, für eine Chance: "Ich erstelle immer gleich drei verschiedene Angebote in einem", erklärt er seinen Trick. Umgemünzt auf Eichhorns Fall könnte das so aussehen: Der Interessent für einen Gebrauchtwagen bekommt neben einem Basisangebot für den "Nur-Kauf" zwei erweiterte Angebote, die zusätzliche Extras wie beispielsweise Garantie- und Serviceleistungen beinhalten. Mit so einem Triple-Angebot steigen die Chancen, dass der Kunde sich für eine der drei Varianten entscheidet, enorm.

Gezielte Aktivitäten

Zunächst kostet dieses Vorgehen aber Zeit: Der Unternehmer muss alle Möglichkeiten durchdenken und entsprechende Angebotsvarianten vorbereiten. Einmal standardisiert, geht das Anpassen der Angebote an den einzelnen Kunden schnell. Noch einfacher wird es, wenn der Unternehmer seine Kunden analysiert. Nach einer Faustregel sorgen 20 Prozent der Kunden für 80 Prozent des Umsatzes. Es lohnt sich zu untersuchen, wer diese 20 Prozent sind und was sie ausmacht. Wenn der Chef hier ein Muster erkennt, beispielsweise Gemeinsamkeiten im Alter, im Wohnort oder im Berufsbild, kann er seine Angebote und seine gesamten Aktivitäten zielgerichtet auf diese Kundengruppe münzen.

Solche strategischen Überlegungen zählen zu den wichtigsten Kernaufgaben des Chefs. Wer es schafft, Ablenkungen auszuschalten und blockweise zu arbeiten, der gewinnt so viel Freiraum, dass er seine Zeit wieder für Wichtigeres nutzen kann.

Anbieter für Telefonservice

bueroservice24.de
frueherfeierabend.de
online-sekretariat.de/telefonannahme
telekom.de/officeline
sowie viele regionale Anbieter.


© deutsche-handwerks-zeitung.de 2020 - Alle Rechte vorbehalten