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Disziplin plus Digitalisierung Zeit sparen, Umsatz steigern: 9 Tipps für die Arbeitsorganisation

Schluss mit der uferlosen Schufterei: Malermeister und Coach Christoph Baum kennt die Fehler, die in kleinen Handwerksbetrieben große Probleme machen - aus eigener Erfahrung. Seine besten Tipps.

Endlose Arbeitstage, unmotivierte Mitarbeiter, offene Rechnungen, Fachkräftemangel, Chaos auf den Baustellen und das viel zitierte Hamsterrad dreht sich immer schneller: Welcher Handwerker mit eigenem Betrieb kann davon nicht ein Lied singen? Christoph Baum machte 2010 seinen Meister, zwei Jahre später übernahm er die Malerfirma seines Vaters. 2014 dann die Krise. 40 000 Euro Zahlungsausfälle. Innerhalb von drei Monaten kündigten drei Mitarbeiter. Kein Arbeitstag hatte weniger als 14 Stunden. Seine Frau war hochschwanger mit dem zweiten Kind. Der Aufwand stand längst in keinem Verhältnis mehr zum Nutzen, und so stand der Unternehmer aus Sachsen-Anhalt vor der schwersten Entscheidung seines Lebens: Weitermachen oder hinschmeißen?

Weniger Stress, mehr Gewinn

Baum bat einen Coach um Hilfe. Nach einem ersten Gespräch das Aha-Erlebnis: Die Last war zu groß für einen alleine. Er musste Aufgaben und Verantwortung abgeben, und zwar sofort. Drei Tage sperrte er sich in sein Büro ein und stellte die ganze Firma auf den Kopf. Sein Optimierungswille zahlte sich aus. Innerhalb von drei Jahren stieg der Gewinn um satte 45 Prozent: "Nach und nach hatte ich wieder mehr Zeit, um mich um Dinge zu kümmern, die mir am Herzen liegen." Heute ist sein Unternehmen mit seinen 15 Angestellten ein zuverlässiges berufliches Standbein. Mit dem Aufkauf von örtlichen Betrieben, für die sich kein Nachfolger findet, soll in den kommenden Jahren deutlich mehr Umsatz erzielt werden. Bis zu 30 Mitarbeiter sind angedacht. "Weil ich mich für Möbelplanung interessiere, habe ich mich vor fünf Jahren zudem auf den Verkauf von Büro- und Objekteinrichtung spezialisiert", sagt der Unternehmer. In seinem Online-Shop sind inzwischen 12500 Artikel gelistet. Auch hier sieht er Wachstumspotential.

Eine Herzensangelegenheit ist ihm das Coaching kleiner Handwerkerbetriebe. Das erste Telefonat ist kostenlos. Sympathie vorausgesetzt, wird gemeinsam das Hamsterrad begutachtet  – und gestoppt.

Mit diesen neun Tipps klappt der Neustart:

1. Aufgabenliste schreiben

Planlos, unmotiviert, unfähig: Chefs neigen dazu, Mitarbeiter für Probleme verantwortlich zu machen. "Dabei sind sie meist selbst das Problem", sagt Baum. Handwerker müssen Multitalente sein. Das sorgt für maximalen Stress, die Produktivität bleibt auf der Strecke. Lösung: Jeden Morgen eine Aufgabenliste für den Tag schreiben und stur abarbeiten.

2. Bürokraft einstellen

Eine gute Buchhaltung ist die halbe Miete, aber sie ist nicht Chefsache. Eine Bürokraft kann sich um die Ablage kümmern und weitere organisatorische Aufgaben übernehmen. Schon drei Vormittage bringen enorme Entlastung. Die Investition in einen zusätzlichen Lohn relativiert sich mit einem Blick auf den Steuerberater. Der kostet auch Geld, geht aber nicht ans Telefon, wenn es klingelt.

3. Verantwortung abgeben

Baum kam bei einem Termin in der Kfz-Werkstatt auf die Idee, für Baustellenabnahmen Checklisten zu erstellen. "Meine Leute vor Ort stehen ständig in Kontakt mit den Kunden", sagt er. "Es gibt keinen Grund, warum sie nicht auch die Abnahme machen sollen. Das erspart mir pro Baustelle eine Stunde." Nebeneffekt: Das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter veränderte sich mit der Zeit. Sie dürfen sich das Lob für ihre Arbeit selbst abholen – die Kritik aber auch.

4. Blick aufs Detail

Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Wo anfangen, wenn überall Chaos herrscht? Baum zerlegte Prozesse in ihre Einzelteile, notierte beispielsweise alle Schritte von der Kundenanfrage bis zur Abrechnung eines Projekts. 42 Punkte! Was er an Mitarbeiter abgeben konnte, gab er ab. So bestellen sie nun ihre Materialien für die Baustellen selbst.

5. Baustelle vorbereiten

Einfach mal machen: Baum erkannte, dass seine Baustellenvorbereitung grottenschlecht war. Oft waren Arbeitsanweisungen unklar. Heute erstellt er mithilfe einer Software einen Plan, der zusammen mit allen anderen Informationen in einer Mappe abgeheftet und an das zuständige Team übergeben wird. So werden Nachfragen und Besorgungsfahrten unnötig.

6. Lager aufräumen

Der beste Plan bringt nichts, wenn im Lager Unordnung herrscht. Im Zuge der Neuorganisation pflegte Baum sämtliche Standardmaterialien ins System ein, sorgte in der Halle für eine logische und übersichtliche Struktur, beschriftete jedes Fach. So finden die Angestellten in wenigen Minuten alles, was sie für den Tag brauchen.

7. Mitarbeiter befragen

"Was kann ich tun, um euch eure Arbeit zu erleichtern?" Baum war überrascht, wie viel Kritik ihm seine Mitarbeiter um die Ohren hauten. Doch einer alleine versetzt keine Berge. Teamwork wurde vereinbart und Teamwork wird gelebt: "Durch diese Gespräche signalisiert man seinen Leuten, dass jede Meinung wichtig ist. Dadurch entsteht ein guter Umgang, der motiviert."

8. Digitalisierung leben

Baum plant mit Windows One Note seine Termine. Er nutzt dieses Programm aber auch für Erstbesprechungen auf der Baustelle. Auf dem Laptop notiert er die Anliegen der Kunden, fertigt digitale Skizzen an, fügt Fotos hinzu oder kurze Sprachnachrichten, Telefonnummern, Adressen. Seine Mitarbeiter können vom Büro aus auf die Informationen zugreifen. Die nervige Suche nach Notizzetteln entfällt, innerhalb weniger Stunden können Angebote abgegeben werden.

9. Kreativ sein

Es gibt Standard-Probleme, aber keine Standard-Lösungen. Jeder Betrieb muss für sich selbst herausfinden, woran er krankt, und dann seinen eigenen Weg aus der Krise finden. So entwickelte Baum die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Handwerksbetriebe zugeschnittene Baustellen-Software "Novus". Mit wenigen Handgriffen lassen sich digitale Auftragsmappen erstellen oder Projekte nachkalkulieren. Baum: "Viele Handerker wissen gar nicht, wie viel Potential in ihrer Firma steckt. Ein Coach kann helfen, die Augen zu öffnen. Entscheidend ist, was man am Ende draus macht."

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