IT + Kommunikation -

Rechnung per Mail Zehn Regeln für elektronische Rechnungen

Seit Juli 2011 ist der elektronische Rechnungsaustausch vereinfacht worden. Durch den Wegfall der Pflicht, elektronische Unterschriften anzubringen oder das EDI-Verfahren anzuwenden, können Betriebe elektronische Rechnungen einfacher erstellen. Es gibt jedoch einiges zu beachten.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets GoBD - elektronische Buchhaltung

Zur Vereinfachung der Handhabung von elektronischen Rechnungen hat sich mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 einiges geändert. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) hat die wichtigsten Regeln und Fragen zu dem Umgang mit elektronischen Rechnungen in zehn Merksätzen zusammengefasst. Es handelt sich um den aktuellen Stand der Rechtslage, der seit dem 1. Juli 2011 besteht.

1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

Ob elektronisch oder in Papierform – alle Rechnungen sind gleich zu behandeln. Es gelten die gleichen Anforderungen: Sie müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, besonders die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Auch die Pflichtangaben aus dem Umsatzsteuergesetz dürfen nicht fehlen. Für den Empfang elektronischer Rechnungen muss jedoch Einvernehmen zwischen Rechnungsersteller und -empfänger bestehen.

2. Elektronische Rechnungen sind technologieneutral

Da auch eine elektronische Rechnung einer gedruckten gleichgestellt ist, sind Aussteller in ihrer Entscheidung der Art und Weise, wie sie versandt wird, frei.

3. Echtheit und Unversehrtheit sind zu gewährleisten

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein. Ein Kontrollverfahren innerhalb des Betriebs kann das sicherstellen. Die korrekte Übermittlung der Rechnung muss vom Betrieb überwacht werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung rechtfertigt die Annahme, dass beides gewährt ist.

4. Elektronische Signatur und EDI sind weiter möglich

Obwohl keine Pflicht mehr, können beide Verfahren nach wie vor angewandt werden. Sie gewährlisten per se Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung. Bei der elektronischen Signatur muss der Empfänger ihre Echtheit kontrollieren und das Ergebnis festhalten. Prüfprotokoll und Signatur müssen in den eigenen Unterlagen aufbewahrt werden.

Wird das EDI (Electronic Data Interchange)-Verfahren angewendet, müssen die Rechnungen in strukturierter Form vorliegen und eine maschinelle Weiterverarbeitung ermöglichen. Echtheit und Unversehrtheit müssen im Rahmen des Verfahrens eingebaut werden.

5. Die Rechnung muss lesbar sein

Lesbar ist eine Rechnung dann, wenn die Pflichtangaben zur Umsatzsteuer für das menschliche Auge durch den Einsatz eines Betrachtungsprogramms (etwa bei PDF-Formaten) den Inhalt sehen kann. Klar erkennbar muss zum Beispiel sein, wann die Rechnung ausgestellt wurde.

6. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

Name und Anschrift von Unternehmen und Empfänger müssen genauso angegeben sein wie das Ausstelldatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. die Art der Leistung.

7. Die Rechnungen müssen aufbewahrt werden

Umsatzsteuerrechtlich gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren für Rechnungen. Dabei dürfen sie nicht verändert, gelöscht oder vernichtet werden.

8. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden

Unter bestimmten Voraussetzungen können Papierrechnungen eingescannt werden. Die Originale können danach vernichtet werden, wenn sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind.

9. Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein

Es gilt die Dokumentationspflicht, und zwar für alle Geschäftsabläufe. Das sind die Rechnungsstellung, der Rechnungsempfang und die Rechnungsprüfung. Die Dokumentation muss über den gesamten vorgeschriebenen Zeitraum hinweg aufbewahrt werden.

10. Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

Bei unangekündigten Kontrollen zur Umsatzsteuer können Prüfer einen Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten fordern. Dieser Zugriff muss unverzüglich bzw. in angemessener Zeit zur Verfügung stehen. Jegliche Vorlaufzeit für das Unternehmen entfällt.

Wie BITKOM im Merkblatt anmerkt, sind die dargestellten Informationen ohne Gewähr. Sie sollen lediglich einen groben Überblick über die Rechtslage bieten. Ein Anspruch auf Vollständigkeit oder Detailgenauigkeit besteht nicht. dhz

© deutsche-handwerks-zeitung.de 2019 - Alle Rechte vorbehalten