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Gute Kommunikation für bessere Arbeitsabläufe Führungswerkzeuge für gute wie für schlechte Zeiten

Während der wirtschaftlichen Hochkonjunktur gab es bei "Handwerk mit Stil" in Stuttgart oft so viel Arbeit, dass die Stimmung darunter litt. In einem Beratungsprozess führte das Team bessere Kommunikations- und Organisationsregeln ein. Auch in der Corona-Krise bewähren sich diese Neuerungen.

Es waren andere Zeiten, als Maler- und Lackierermeister Thomas Rodens sich dazu durchrang, eine externe Beratung ins Unternehmen zu holen. Sein Betrieb "Handwerk mit Stil“ in Stuttgart war extrem schnell gewachsen, die Wirtschaft brummte, es gab Arbeit zuhauf, hinzu kam Rodens’ ehrenamtliche Aufgabe als Obermeister der Malerinnung. "Ich bin in Chefstrukturen verfallen, bin laut geworden und ich habe Gegendruck von meinen Leuten bekommen“, erinnert sich der 38-Jährige.

Er führte eine zweite Führungsebene ein, um die Arbeit bewältigen zu können. Aber für die knapp 20 Mitarbeiter war es schwierig, nicht mehr täglich direkt vom Chef betreut zu werden. Hinzu kamen Reibungen, wenn Baustellenübergaben von einem auf ein anderes Team nicht rund liefen. "Letztlich war der Knackpunkt immer die Kommunikation“, weiß Rodens heute.

Hilfe von Außen geholt

Bei einer Veranstaltung seiner Innung hörte Rodens zum ersten Mal von der Personaloffensive Handwerk 2025 des baden-württembergischen Handwerks. "Ich habe mir schwer damit getan, Hilfe zu holen“, gibt er zu. Wie viele Unternehmer habe er geglaubt, alles selber können zu müssen. Hinzu kam die Sorge, wie die Mitarbeiter reagieren würden. "Doch die Vorgespräche mit unserer Beraterin Nicola Pauls waren unglaublich positiv.“

Gemeinsam mit dem Team erarbeitete die Beraterin der Handwerkskammer Region Stuttgart Kommunikationsregeln. "Das hat das Team begeistert!“, kommentiert Rodens. Innerhalb weniger Stunden habe Pauls Probleme gelöst, an denen er sich seit langem die Zähne ausgebissen hatte.

Unter anderem wurde für die interne Kommunikation ein Leitfaden erarbeitet, zu Papier gebracht, von allen Mitarbeitern unterzeichnet und im Unternehemen aufgehängt. Die Regeln sind einfach:
  • wenn ich mit einem Kollegen etwas besprechen will, dann frage ich ihn vorher, ob er im Moment Zeit dafür hat oder ich zu einem späteren Zeitpunkt kommen soll;
  • wenn einer etwas zu mir sagt, lasse ich ihn aussprechen;
  • bevor ich antworte, atme ich durch und denke nach;
  • wenn ich Kritik übe, dann kon­struktiv und nicht persönlich;
  • wenn mir etwas unklar ist, frage ich nach, bis es geklärt ist.
Rodens ist vom Effekt dieser Regeln überzeugt: "Als sehr emotionaler Mensch bin ich der Erste, der sie beherzigen muss. Aber dieser Leitfaden hilft, das Impulsive herauszunehmen.“

Orga-Runde lässt Baustellen runder laufen

In einem zweiten Beratungsteil erarbeitete Pauls mit dem Team ein "Shopfloor-Management“. "Jeden Tag machen wir jetzt eine Orga-Runde. Das Team dokumentiert auf der Baustelle in einem Formular den aktuellen Stand, hält fest, was als nächstes an Material, Werkzeug und Maschinen nötig ist, fotografiert das Ganze und lädt es in unsere digitale Baustellenverwaltung“, so Rodens. Jeder im Unternehmen habe darauf Zugriff und könne nahtlos da weiterarbeiten, wo die Kollegen aufgehört haben. Für den einzelnen Mitarbeiter sei das zunächst ein Aufwand von etwa einer Viertelstunde. Doch das Tool werde sehr gut angenommen, auch weil es vom Team selbst mitentwickelt wurde. "Und die Baustellen laufen seitdem viel runder.“

Die Neuerungen haben nicht nur den Zusammenhalt im Unternehmen verbessert. Sie haben auch messbare Effekte. "Wir arbeiten viel effizienter und haben jetzt eine niedrigere Fehlerquote. Außerdem bekomme ich mehr Bewerbungen“, freut sich Rodens. So empfehlen die eigenen Mitarbeiter den Betrieb in ihrem Bekanntenkreis, wenn es darum geht, neue Kollegen zu finden.

Kündigungen und Rückkehrer

Natürlich gebe es auch Kündigungen. "Als mich ein Mitarbeiter verlassen wollte, wäre ich gerne beleidigt gewesen“, gibt Rodens zu. Doch eingedenk der Kommunikationsregeln atmete er durch und bot ihm an, jederzeit zurückkehren zu können. Und er kam zurück, so wie auch andere.

Selbst die weitaus bessere Bezahlung am Fließband bei Daimler war für einen Rückkehrer weniger wichtig als das vielseitige und angenehme Arbeiten bei Rodens.

Regeln bewähren sich in Corona-Krise

Wie gut die neuen Regeln dem Betrieb tun, zeigte sich schon während der wirtschaftlich starken Zeit vor der Corona-Krise. "Aber auch jetzt profitieren wir enorm“, sagt Rodens. Das Shopfloor-Management erlaube ihnen, ohne persönlichen Kontakt Hand in Hand zu arbeiten. Und wenn bei jemandem die Nerven blank lägen, ließe sich dem dank der Kommunikationsregeln auch leichter begegnen.

"Die Hilfe von Außen hat uns wirklich gut getan“, resümiert Rodens. Seit dieser Beratung habe er auch eine andere Einstellung zu seinem Kammerbeitrag: "Hätte ich diese Leistung am freien Markt eingekauft, hätte mich das deutlich mehr Geld gekostet. So war die Beratung mit meinem Beitrag abgegolten.“

Personaloffensive Handwerk 2025

Handwerk 2025 ist eine vom baden-württembergischen Wirtschaftsministerium geförderte Zukunftsinitiative für das Handwerk. Drei Themenschwerpunkte prägen das Angebot: Personal, Strategie und Digitalisierung. Hierzu bieten die Handwerkskammern individuelle Betriebsberatungen, außerdem Workshops, Vorträge und Austauschgruppen.

Während der Corona-Krise hat sich das Beratungsangebot in den virtuellen Raum verlagert. Bei der Handwerkskammer Region Stuttgart beispielsweise erhalten Unternehmer in Webinaren wichtige Informationen zu aktuellen Themen. In persönlichen Beratungen per Videokonferenz analysieren Berater und Unternehmer dann gemeinsam die individuelle Situation und suchen nach einer Lösung. "Die Bedürfnisse der Betriebe haben sich jetzt in der Corona-Krise natürlich verändert“, bestätigt Petra Engstler-Karrasch, stellvertretende Hauptgeschäftsführerin und Ansprechpartnerin für die Zukunftsinitiative 2025 bei der Handwerkskammer Region Stuttgart. Es gehe zwar immer noch stark um das Thema Personal; allerdings beschäftige die Betriebe vor allem die Frage danach, wie sie ihr Personal in schwierigen Zeiten halten können – oder auch, wie sie in Krisenzeiten gut kommunizieren können. "Leider müssen derzeit auch zahlreiche Handwerksunternehmen Kurzarbeit anmelden, manche gar betriebsbedingt kündigen. Das fällt gerade Familienunternehmern sehr schwer, die in aller Regel ein sehr persönliches Verhältnis zu ihren Mitarbeitern haben“, so Engstler-Karrasch.

Durch die Krise seien die verschiedenen Teilbereiche der Beratung – Arbeitsrecht, Organisation und Personal - noch näher zusammengerückt. "Wir machen Tandemberatungen, so dass der Betrieb in allen Bereichen unterstützt wird; wenn zum Beispiel für die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen nötig, holen wir sogar die Kollegen aus der Technik hinzu“, erklärt Engstler-Karrasch. Das Angebot werde derzeit extrem gut angenommen.

Schon vor der Krise waren die Beratungen zur Personal- und Organisationsentwicklung gut genutzt. Die Handwerkskammer Region Stuttgart hat für 2019 ausgewertet, wie das in 2018 neu aufgelegte Programm angenommen wurde. Insgesamt gab es im vergangenen Jahr in der Region 700 Betriebsberatungen, rund 55 Veranstaltungen und 8 Webinare zu den Themen Mitarbeiter finden, binden und führen. Besonders hoch war die Nachfrage bei den Themen Personalmarketing (46 Prozent) und Mitarbeiterbindung (21 Prozent).

Über ein Drittel der beratenen Firmen war der Baubranche zugehörig. "Auffallend ist, dass das Thema Personal vor allem bei kleinen Betrieben eine zunehmend bedeutende Rolle einnimmt“, sagt Nicola Pauls, Beraterin Personal- und Organisationsentwicklung bei der Handwerkskammer Region Stuttgart. Sie leitet das Projekt kammerübergreifend. 41 Prozent der beratenen Betriebe in der Region Stuttgart beschäftigten weniger als zehn Mitarbeiter, 46 Prozent der Unternehmen hatten zwischen 10 und 50 Mitarbeitern.

Die Beratungsergebnisse zeigen außerdem, dass 44 Prozent der Firmen trotz des anhaltenden Fachkräftemangels die Mitarbeitenden nach der Beratung besser im Unternehmen halten konnten und neue Methoden nutzten, um sie an den Betrieb zu binden (49 Prozent). Genau die Hälfte der befragten Firmen gab zudem an, neue Wege der Personalgewinnung zu gehen.

Dies sei symptomatisch für die Beratungen, erklärt Engstler-Karrasch. Oft würden die Betriebe zunächst erfragen, wie sie besser Mitarbeiter finden und gewinnen könnten. "Aber schnell kommen wir dann zu dem Thema: Wie ist der Umgang mit dem bestehenden Personal, wie kann ich diese Mitarbeiter besser binden?“

Die Wechselwirkung zwischen Personalführung und Personalbindung werde oft erst in den Beratungsgesprächen sichtbar. Entsprechend gaben auch 64 Prozent der Befragten an, dass sie Fragen der Personalführung nun bewusster angehen.

Wie wichtig das Binden des bestehenden Personals ist, zeigt der Blick auf die Werte beim Gewinnen neuer Kräfte. Vergleichsweise niedrige 23 Prozent gaben an, dass sie nach der Beratung ihre offenen Stellen besser besetzen konnten – mehr gab der Arbeitsmarkt schlicht nicht her.

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