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Tipps, wie Sie die Vorsteuer retten können Was tun, wenn die Rechnung verloren ist

Es ist der Albtraum bei einer Prüfung des Finanzamts. Der Prüfer fordert stichprobenartig zu bestimmten Geschäftsvorfällen Rechnungen und Verträge, doch diese sind verschwunden oder nicht mehr lesbar. Ohne plausible Nachweise droht jedoch die Kürzung der Betriebsausgaben und des Vor­steuerabzugs sowie Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn. Fünf Schritte, was Handwerker dagegen tun können.

Aufbewahrung von Rechungen und Belegen
Wer bei einer Betriebsprüfung verlangte Belege nicht vorzeigen kann, läuft Gefahr ein Verzögerungsgeld zu kassieren. -

Typischer Fall unglücklicher Fügungen aus der Praxis

Handwerker Huber hat den Betriebsprüfer im Haus. Bei den Beleganforderungen des Prüfers fällt auf, dass ein Karton mit Buchhaltungsunterlagen nicht mehr auffindbar ist. Es geht immerhin um Betriebsausgaben in Höhe von 12.000 Euro zzgl. 2.280 Euro Umsatzsteuer. Weil Huber das ziemlich peinlich ist, begeht er den nächsten Fehler. Er sucht und sucht und vergisst dabei, dem Prüfer reinen Wein einzuschenken und zu gestehen, dass die Rechnungen verschwunden sind. Der Prüfer wiederum hat das Warten satt und setzt gegen Huber ein Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500 Euro fest. Das Fatale am Verzögerungsgeld: Einmal festgesetzt, kann es nicht mehr zurückgenommen werden.

Folge: Ohne Nachweise kürzt der Betriebsprüfer den Betriebsausgabenabzug in Höhe von 12.000 Euro, er fordert die Vorsteuer in Höhe von 2.280 Euro zurück und obendrein die festgesetzte Strafzahlung von 2.500 Euro.

Verhaltensknigge bei fehlenden Belegen

Das hätte Herr Huber auch billiger haben können. Hier ein Verhaltensknigge für alle Handwerker, die in derselben misslichen Lage sind:

Schritt 1: Es wirkt auf den Prüfer zwar nicht gerade vertrauenerweckend, dennoch sollten Handwerker den Prüfer umgehend darüber informieren, wenn Belege nicht auffindbar sind. Um die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes zu verhindern, sollte das Fehlen der ­Belege schriftlich angezeigt werden mit der Bitte um eine Fristverlängerung zur Vorlage. Damit ist wenigstens einmal die drohende Strafzahlung vom Tisch.

Schritt 2: Bei hohen Rechnungen sollten bei den betreffenden Rechnungsausstellern Duplikate angefordert werden. In Kombination mit Vorlage des Bankbelegs über die Abbuchung der Zahlung rettet das den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.

Schritt 3: Hat der Rechnungsaussteller seine Firma zwischenzeitlich aufgegeben, sollte gerade bei hohen Rechnungen dennoch nachgehakt werden. Denn trotz Betriebsaufgabe muss irgendjemand die Buchhaltungsunterlagen für die nächsten zehn Jahre aufbewahren.

Schritt 4: Bringt auch Schritt 3 nicht den gewünschten Erfolg, sollte der Handwerker einen "Eigenbeleg" verfassen und dem Betriebsprüfer vorlegen. In den Eigenbeleg notiert der Handwerker, dass er die Rechnung verloren hat und wann er aus welchen Gründen in welcher Höhe an wen Zahlungen geleistet hat. Kann er dem Prüfer des Finanzamts dann noch einen Bankbeleg dazu vorlegen, ist zumindest der Betriebsausgabenabzug so gut wie gerettet.

Muster für einen Eigenbeleg

Steuernummer ...............

Eigenbeleg für das Jahr ...............

Da ich die Rechnung vom .......... über .......... + .......... Umsatzsteuer nicht finden kann, hier die Rechnungsinformationen in diesem Eigenbeleg.
Kauf einer Bohrmaschine für Auftrag ........
Kosten der Bohrmaschine netto: 1.000 Euro
Umsatzsteuer: 190 Euro
Kaufdatum: 1.4.2012
Verkäufer/Rechnungsaussteller: Firma XY GmbH, Musterstraße 1 in Musterstadt

Ein Duplikat konnte aus folgenden Gründen nicht mehr beschafft werden: ...............
Nachweise über die Zahlung:

Bankauszug vom ...............
Barzahlungsquittung ...............
Zeuge, der den Kauf bestätigen kann: ............... (Name, Anschrift)

Schritt 5: Ist wenigstens der Betriebsausgabenabzug durch den Eigenbeleg gerettet, gilt es, bei der Vorsteuer noch eine Hürde zu nehmen. Denn der Vorsteuerabzug setzt das Vorliegen einer Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer voraus. Da der Eigenbeleg nicht die Voraussetzungen für den Vor­steuer­abzug erfüllt, wird das Finanzamt die Vorsteuer kürzen. Zwei Ansatzpunkte gibt es hier, um wenigstens mit nur einem blauen Auge davonzukommen.

1. Kompromiss: Es sollte versucht werden, einen Deal mit dem Prüfer des Finanzamts auszuhandeln. Der Kompromiss könnte so aussehen, dass der Prüfer nur einen Teil der Vorsteuer kürzt – beispielsweise 60 Prozent – und Sie versprechen, künftig besser aufzupassen. Dass eine anteilige Vorsteuerkürzung möglich ist, kann dem Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt (FG Sachsen-Anhalt v. 20.01.2013, Az.: 2 K 1037/10) entnommen werden.

2. Zeugen benennen: Es kann auch der Steuerberater als Zeuge aufgeführt werden, der die Rechnungen verbucht oder geprüft hat. Ob es für den Vorsteuerabzug für verschwundene Rechnungen genügt, dass der Steuerberater bezeugt, die Rechnung schon mal in Händen gehalten zu haben, prüft derzeit der Bundesfinanzhof (Az.: V R 23/13). Bis zur endgültigen Entscheidung helfen hier im Zweifel nur ein Einspruch und ein Antrag auf Ruhen des Einspruchsverfahrens.

Fazit: Möchten Sie Ihre Rechte gegenüber dem Finanzamt in Form eines Betriebsausgabenabzugs und eines Vorsteuerabzugs wahrnehmen, sind Sie stets in der Beweislast. Haben Sie also Rechnungen zu Betriebsausgaben verloren, sollten Sie alle Hebel in Bewegung setzen und keine Mühe unversucht lassen, um dem Prüfer des Finanzamts plausibel nachweisen zu können, dass bestimmte Ausgaben angefallen sind.

Fehlende Rechnungen

Unwetter: Wurden die Belege durch ein Unwetter (z.B. Hochwasser) vernichtet, gibt die Finanzverwaltung betroffenen Unternehmern meist einen Freibrief. Unternehmer ohne Belege sollen nicht schlechtergestellt werden als Unternehmer mit Belegen.

§-13b-UStG-Rechnung: Ist ein Handwerker nach § 13b UStG dazu verpflichtet aus der Nettorechnung eines Geschäftspartners die Umsatzsteuer zu berechnen und ans Finanzamt abzuführen (z.B. bei Bauleistungen oder der Gebäudereinigung), kann er im Gegenzug in gleicher Höhe Vorsteuer geltend machen. Verliert er die Nettorechnung, ist der Vorsteuerabzug dennoch möglich, soweit die Umsatzsteuer abgeführt wurde.

Verblasste Rechnung: Genauso schlimm wie eine verlorene Rechnung ist eine verblasste und somit nicht mehr leserliche Rechnung. Betroffen sind vor allem Thermorechnungen, die im Laufe der Zeit verblassen. Hier empfiehlt es sich, entweder Kopien dieser Thermorechnungen anzufertigen oder diese einzuscannen und diese Nachweise zusätzlich zur Thermorechnung aufzubewahren.

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