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Vertretung im Krankheits- oder Todesfall Was tun, wenn der Chef ausfällt

Wenn der Chef aufgrund von Krankheit länger ausfällt oder er gar stirbt, sollten Handwerksbetriebe vorbereitet sein und einen Stellvertreter haben. Wie Betriebe richtig vorsorgen, um Probleme zu vermeiden.

Krankheit, Unfall oder Tod: Es kommt nicht selten vor, dass der Chef für längere Zeit oder gar für immer ausfällt. Mitarbeiter müssen dann wissen was zu tun ist, um ihn vertreten zu können.

Wenn der Chef plötzlich krank wird – oder schlimmer

Manchmal geht es schneller als man denkt. Schreinermeister Karl Arnold hatte das jedenfalls nicht erwartet. Vor 38 Jahren übernahm er den elterlichen Betrieb und führte ihn seither erfolgreich. Doch dann brach er zusammen. Von da an ging alles ganz schnell. Er kam ins Krankenhaus, mit Verdacht auf Herzinfarkt. Viele Fragen gingen ihm auf einmal durch den Kopf: Was wird aus dem Betrieb und meinen Mitarbeitern? Wer entscheidet jetzt? Nach seiner Reha-Therapie entschied er, dass sich etwas ändern muss. Und legte die Nachfolge und alle Zuständigkeiten in seinem Betrieb fest, falls ihm etwas zustößt. "Es ist eine Erleichterung, zu wissen, dass die Verantwortung jetzt geregelt ist", sagt Arnold.

Doch nicht alle Fälle gehen so gut aus. Manchmal ist es zu spät. Dann stehen Ehepartner und Mitarbeiter hilflos und unvorbereitet da. "Gerade habe ich einen Fall, da ist der Betriebsinhaber unerwartet verstorben. Die Werkzeuge und Aufträge lagen im Auto des Chefs und keiner der Mitarbeiter ist an die Unterlagen gekommen. Niemand im Betrieb wusste, wie es weitergeht", erzählt Franz Falk, Betriebsberater bei der Handwerkskammer Stuttgart.
Auch in kleinen Unternehmen ist es daher wichtig zu klären: Wer macht was, wenn der Chef ausfällt – und wer darf bestimmte Dinge erledigen?

Die wichtigsten Tipps im Überblick

1. Checklisten erstellen: Was ist zu tun? Wann? Von Wem?

2. Vollmachten ausstellen

3. Organisation: Wichtige Informationen schriftlich festhalten, Ablagesystem entwickeln

4. Unterlagen für Vertreter zugänglich aufbewahren

5. Transparenz: Verantwortliche Personen regelmäßig über Vorgänge im Betrieb informieren

6. Vertreter bei wichtigen Kunden vorstellen.

Stellvertreter bevollmächtigen und Krisenstab festlegen 

Generell sollten Handwerksunternehmer immer einen Stellvertreter oder Krisenstab festlegen und diesen mit der nötigen Vollmacht ausstatten, rät Hartmut Drexel, Leiter der Abteilung Betriebswirtschaft der Handwerkskammer für München und Oberbayern. Zudem ist es wichtig, dass jemand auf das Firmenkonto zugreifen kann, um Lieferanten zu bezahlen. Die Vertretung muss wissen, wo wichtige Unterlagen zu finden sind, wie PINs, TANs, Schlüssel und Versicherungsunterlagen. Außerdem sollte sie die Betriebsabläufe genau kennen.

Der Betriebsinhaber kann für diese Aufgabe einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, denen er es zutraut die Geschicke des Betriebs zu leiten. In größeren Firmen könnten auch die Abteilungsleiter für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich verantwortlich sein. Der Stellvertreter kann aber auch aus der Familie kommen. "Das Thema Vollmacht wird immer unterschätzt. Man muss von sich aus aktiv werden", meint Drexel. Mit dem Stellvertreter sollte der Chef gemeinsam eine Checkliste ausarbeiten: Was ist zu tun? Wann? Und von wem?

Transparenz bei allen Dokumenten 

Ein Firmenchef sollte generell auf Transparenz achten bei:

  • Abrechnungen
  • Einsatzplänen
  • Betriebsdatenerfassung
  • Angebotskalkulationen

Zumindest der Handlungsbevollmächtigte sollte über alle wichtigen Vorgänge Bescheid wissen: 

  • Welche Termine stehen an?
  • Welche Aufträge müssen schnell fertig werden?
  • Wo gibt es Probleme?
  • Wo muss man eingreifen

"Dafür müsse der Chef die verantwortlichen Personen regelmäßig informieren beispielsweise bei einem wöchentlichen Jour-Fix", betont Falk.

Drexel empfiehlt alle Vorgänge schriftlich festzuhalten. Denn das Wissen müsse dokumentiert werden. "Mündliche Festlegungen sind schnell Schall und Rauch", erklärt der Experte. "Wenn ein Vertreter den Betrieb weiterführen soll, dann muss das Tagesgeschäft so organisiert sein, dass er sich schnell zurechtfindet."

Notfallordner erstellen 

Fällt der Chef plötzlich wegen Krankheit aus gilt es einen kühlen Kopf zu bewahren. Ordnung hilft da weiter. Ein Notfallordner, in dem alle relevanten Fragen dokumentiert werden, kann schnell den Betrieb retten. Darin sollten konkrete Handlungsanweisungen enthalten sein. Wer muss informiert werden? Wer übernimmt welche Aufgaben? Es ist auch hilfreich, die Aufbewahrungsorte der Dokumente im Ordner zu vermerken. Hartmut Drexel betont: "Meistens passiert etwas am Wochenende. Man sollte also auch wissen, wer wann erreichbar ist".

Wichtige Materialien, die im Notfallordner liegen sollten, sind:

  • Versicherungspolicen
  • Kreditverträge
  • Gesellschaftsvertrag
  • Testament
  • Kopien der Vollmachtsurkunden
  • Zweitschlüssel
  • EDV-Passwörter
  • Unterlagen für das Online-Banking

Wichtig sei zudem, Kunden zu informieren, falls der Chef plötzlich verstorben ist oder wegen Krankheit länger ausfällt. "Es ist alles eine Sache der Kommunikation, denn wenn Sie nicht ehrlich zu den Kunden sind, springen sie Ihnen ab", so Betriebsberater Drexel. Das Notfallszenario sollte zu verschiedenen Gelegenheiten auch einmal durchgespielt werden. In einem Ernstfall sind neben dem Stellvertreter auch der Steuerberater, die Bank und die Versicherung zu benachrichtigen.

Notfallplan im Urlaub austesten

Auch den Geschäftspartnern sollte der Chef seinen Vertreter vorstellen und sie darauf hinweisen, dass auch er handlungsbevollmächtig ist. Austesten könne man den Notfallplan schon einmal, wenn der Chef länger Urlaub macht, meint Drexel. "Das wäre eine gute Möglichkeit für einen Probelauf."

Testament beugt Ärger vor 

Wenn der Ernstfall eintrifft und der Chef stirbt, verhindern testamentarische Überlegungen im Vorfeld häufig den Streit im Nachhinein. "Ärger ist vorprogrammiert, wenn nichts vorab geregelt wurde. Das kann so weit gehen, dass ein Lebenswerk versteigert wird", sagt Drexel.

Das Testament sollte nicht im Stillen verfasst werden, sondern am besten mit allen Beteiligten. "Wir könnten Bücher über die Familientragödien schreiben, die aufgrund von Missverständnissen entstanden sind". Melanie Höhn/sch

Downloads
  • Checkliste: Wenn der Chef ausfällt (PDF, 213 kB)

    Was tun, wenn der Chef ausfällt? Viele Betriebe trifft es schwer, wenn der Chef längere Zeit - oder gar nicht mehr - arbeiten kann. Die Mitarbeiter sollten wissen, wo wichtige Dokumente abgelegt sind, mehr...

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