Steuertipps -

Betriebsprüfung Was ist bei einer Kassennachschau zu tun?

Egal, ob elektronische Registrierkasse oder offene Ladenkasse, das Finanzamt kann bei jedem Betrieb eine Kassennachschau verlangen. Welche Vorschriften dabei gelten.

Steht der Finanzbeamte in der Tür, müssen betroffene Unternehmer Aufzeichnungen, Bücher und weitere, für die Kassenführung maßgebliche Unterlagen zur Verfügung stellen oder entsprechenden elektronischen Datenzugriff gewähren. Eventuell entstehende Kosten für die Verfügbarmachung oder Übermittlung elektronischer Daten trägt der geprüfte Betrieb.

Die Prüfer dürfen zudem Privat- und Wohnräume gegen den Willen des Inhabers betreten – allerdings nur zur Verhütung "dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung". Befinden sich Daten zum Zeitpunkt der Prüfung bei Dritten - etwa einem externen Buchhalter -, muss dieser ebenso Einsicht gewähren. Eine Ausnahme gilt hier für Steuerberater oder Notare. Diesen muss der Fiskus die Prüfung ankündigen.

Vor allem Handwerker mit Ladengeschäften oder öffentlichem Kundenverkehr sollten außerdem beachten: Die Beobachtung der Kassen und ihre Benutzung ist in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, zulässig, ohne dass sich der Finanzbeamte als solcher zu erkennen gibt. Der Prüfer kann sich also als Kunde tarnen und Testkäufe durchführen, um eventuelle Unstimmigkeiten aufzudecken

Vorschriften für die offene Ladenkasse

Auch für offene Ladenkassen – die weiterhin zulässig sind – gelten schon seit 1. Januar 2018 verschärfte Regeln. Hier kann der Beamte einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen. Die Tageseinnahmen müssen bis auf den Cent genau im Kassenbericht dokumentiert sein. Obwohl der Gesetzgeber strenge Vorgaben für die offenen Kassen macht, sind Zählprotokolle allerdings nicht verpflichtend. 

Generell gilt: Kommt es bei der Kassennachschau zu Beanstandungen, kann ohne vorherige Prüfungs­anordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen führen im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen, die Steuernachzahlungen zur Folge haben können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Offene Ladenkasse: Beispiel für einen Kassenbericht

Tagesendbestand  
– Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
– Privateinlagen
– sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen

 

Achtung: Bei offener Ladenkasse sollten Kassenbuch und Kassenbericht mit einer Software geführt werden, die keine Änderungen in den Eintragungen erlaubt. Die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen wie MS Excel wird in der Regel als "nicht ordnungsgemäße" Führung beanstandet.

Vor allem bargeldintensive Gewerke wie Metzger, Bäcker oder Optiker sollten sich entsprechend vorbereiten: Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Punkte bei einer Kassennachschau abgefragt werden können und wo eventuell bei Ihnen Schwachstellen liegen. Erstellen Sie zudem einen Plan, wo entsprechende Unterlagen, digital oder in Papierform, aufbewahrt werden. Zudem sollten Sie bei Verwendung elektronischer Kassen eine Verfahrensdokumentation dieses Systems bereithalten, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. dhz

© deutsche-handwerks-zeitung.de 2020 - Alle Rechte vorbehalten