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Steuer-1x1 für Messebesucher und Aussteller Was beim Messebesuch steuerlich gilt

Egal, ob Internationale Handwerksmesse, IFA oder Cebit: Messeveranstaltungen sind Publikumsmagnete und eine gute Möglichkeit für Aussteller, ihre besonderen Fähigkeiten anschaulich potentiellen Kunden vorstellen zu können. Mit von der Partie ist leider auch das Finanzamt. Denn Messeveranstaltungen bieten so manche steuerliche Besonderheit und Überraschung.

Internationale Handwerksmesse
Für einen Messebesuch interessiert sich auch das Finanzamt. Doch es gibt Wege dabei Steuern zu sparen. -

In den folgenden Passagen erläutern wir Ihnen deshalb die steuerlichen Besonderheiten für Messebesucher und für Aussteller und sagen Ihnen, welche Nachweise Sie unbedingt führen sollten.

Steuertipps für Besucher einer Messeveranstaltung

Aus steuerlicher Sicht gibt es für das Finanzamt drei verschiedene Beweggründe, warum Sie eine Messeveranstaltung besuchen:

  1. Rein beruflicher Besuch: Ist der Besuch ausschließlich beruflicher Natur und können Sie dem Finanzamt das im Zweifel plausibel nachweisen, dürfen die gesamten Kosten im Zusammenhang mit dem Messebesuch steuersparend als Werbungskosten (= Arbeitnehmer) oder als Betriebsausgaben (= Unternehmer) geltend gemacht werden.
  2. Gemischter Besuch: Ist der Besuch der Messe teils beruflich, teils privat veranlasst, erwartet das Finanzamt eine Aufteilung der angefallenen Kosten. Der Anteil für den beruflichen Teil darf dann steuerlich als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden.
  3. Rein privater Besuch: Schlendern Sie rein privat über die Messeveranstaltung, können Sie steuerlich nichts geltend machen.

Tipp: Eines sollten Sie stets bedenken. Möchten Sie Werbungskosten und Betriebsausgaben für einen Messebesuch steuerlich geltend machen, sind Sie in der Beweislast. Sie müssen dem Finanzamt also Rede und Antwort stehen und die beruflichen Gründe für die Messekosten nachweisbar darlegen.

Ausschließlich beruflicher Messebesuch

Ist der Besuch einer Messe ausschließlich beruflich veranlasst, können Sie alle im Zusammenhang mit dem Messebesuch angefallenen Kosten als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder als Betriebsausgaben (Unternehmer) geltend machen. Den Nachweis der ausschließlich beruflichen Veranlassung des Messebesuchs können Sie folgendermaßen nachweisen:

  • Ihr Arbeitgeber stellt Sie für die Zeit des Messebesuchs von Ihrer Arbeitsleistung frei (Bestätigung von Arbeitgeber ausstellen lassen).
  • Der Arbeitgeber übernimmt einen Teil der Kosten für den Messebesuch (Bestätigung von Arbeitgeber ausstellen lassen).
  • Sie bekommen eine schriftliche Bestätigung Ihres Arbeitgebers, dass der Messebesuch notwendig war (z.B. um Konkurrenzprodukte in Augenschein zu nehmen, um an einem Workshop teilzunehmen oder um potentielle Kunden und Geschäftspartner zu treffen).
  • Sie führen eine Art Tagebuch und halten fest, was Sie in der Zeit auf der Messe alles getan haben. Bei nur zehn Prozent Privatvergnügen bleibt es beim vollen Werbungskosten bzw. Betriebsausgabenabzug.
  • Bewahren Sie die Visitenkarten der Personen auf, die Sie aus beruflichen Gründen getroffen haben oder erstellen Sie Protokolle über die einzelnen Gespräche mit Kunden und Geschäftspartnern.
  • Sie treffen sich auf der Messe als Bewerber mit möglichen neuen Arbeitgebern.

Tipp: Je höher die Kosten im Zusammenhang mit dem Messebesuch sind, desto größer sollten Ihre Anstrengungen zu den Aufzeichnungen ausfallen, um dem Finanzamt die berufliche Veranlassung des Messebesuchs nachzuweisen. Wer eine Art Tagebuch führt, hat dieses Ziel schon zu 99 Prozent erreicht.

Typische Kosten im Zusammenhang mit dem Messebesuch

Können Sie das Finanzamt von der beruflichen Veranlassung des Messebesuchs überzeugen, sind folgende Kosten im Zusammenhang mit der Messe steuerlich abziehbar:

  • Eintrittskarte für die Messe
  • Fahrten mit dem Auto zur Messe (30 Cent je gefahrenen Kilometer oder bei Führung eines Fahrtenbuchs die tatsächlichen Kosten für diese Fahrt)
  • Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
  • Taxikosten für die Fahrt zu Messe und von der Messe nach Hause oder zum Bahnhof
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungspauschale bei Messebesuch im Inland (bei Abwesenheit von zu Hause von mehr als 8 Stunden 12 Euro, bei mehr als 24 Stunden 24 Euro)
  • Verpflegungspauschale bei Messebesuch im Ausland (hier gelten je nach Land unterschiedliche Pauschalen (Höhe der Pauschalen siehe hier)
  • Kosten für beruflich veranlasste Telefon-oder Faxgebühren
  • Parkgebühren
  • Reisegepäck- und Unfallversicherung
  • Unfallkosten, bei einem Unfall auf dem Weg zu Messe, in der Messe oder auf dem Heimweg nach der Messe

Beispiel: Sie wohnen in der Nähe von Nürnberg. Ihr Arbeitgeber schenkt Ihnen eine Eintrittskarte für eine Messe in München. Sie besuchen die Messe am Wochenende. Ziel ist es, einen Geschäftspartner zu treffen, der auf der Messe ausstellt und einen Vortrag zu Ihrem beruflichen Fachgebiet zu besuchen. Sie fahren mit dem eigenen Auto 212 Kilometer einfach. Sie fahren am selben Tag wieder zurück.

Folge: Können Sie das Finanzamt von der beruflichen Veranlassung des Messebesuchs überzeigen, winkt folgender Werbungskostenabzug:

Hinfahrt mit dem Auto (212 km x 0,30 Euro/km) 63,60 Euro
Eintrittskarte zur Messe inklusive Parkticket (keine Kosten, da Sie die Karte geschenkt bekommen haben) 0,00 Euro
Verpflegungspauschale wegen Abwesenheit von zu Hause von mehr als 8 Stunden 12,00 Euro
Rückfahrt mit dem Auto (212 km x 0,30 Euro/km) 63,60 Euro
Gesamter Werbungskostenabzug 139,20 Euro

Fazit: Da eine geschenkte Eintrittskarte noch lange nicht beweist, dass Sie tatsächlich auf der Messe waren, sollten Sie dem Weg zu Messe oder auf dem Nachhausweg tanken und den Tankbeleg als Nachweis aufheben. Zudem sollte eine Art Tagebuch geführt werden, wie der Messebesuch sich abgespielt hat.

Praxis-Tipp: Übernachten Sie anlässlich eines Messebesuchs in einem Hotel, können Sie dem Finanzamt auch die Hotelkosten ohne Verpflegung als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben steuersparend präsentieren. Findet der Messebesuch im Ausland statt, finden Sie in dem BMF-Schreiben zu den Auslandspauschalen nicht nur die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, sondern auch Pauschalen für Übernachtungskosten. Diese Übernachtungspauschalen gelten aber nicht für den Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug. Die Übernachtungspauschalen greifen nur, wenn der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Übernachtungskosten steuerfrei auszahlen möchte.

Teils beruflicher, teils privater Messebesuch

Ist der Besuch teils beruflich, teils privat veranlasst, sind die allgemeinen Ausgaben wie An- und Abreisekosten sowie Übernachtungskosten nach Zeitanteilen aufzuteilen. Nur die Kosten für den beruflichen Teil können dem Finanzamt steuermindernd präsentiert werden (BFH Urteil v. 21.9.2009, Az. GrS 1/06 und BFH, Urteil v. 16.11.201, Az. VI R 19/11).

Beispiel: Sie besuchen die IHM aus beruflichen Gründen, hängen nach dem Messebesuch aber noch zwei Tage Urlaub in München an. Ihre Aufzeichnungen ergeben von den Zeitanteilen 1/3 beruflich und 2/3 privat. Die Fahrt- und Übernachtungskosten betragen zusammen 320 Euro.

Folge: Das bedeutet für den Werbungskosten- bzw. Betriebsausgabenabzug Folgendes:

Als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar 1/3 von 320 Euro 107 Euro
Steuerlich nicht abziehbar 2/3 von 320 Euro 213 Euro

Steuertipps für Messeaussteller

Wer als Aussteller seine Waren und Dienstleistungen präsentiert, weiß, welche erheblichen Kosten hierbei entstehen können. Doch der Aufwand lohnt sich meist, schon allein durch die Steigerung des Bekanntheitsgrads.

Typische Messekosten sind als Betriebsausgaben abziehbar

Die Kosten, die einem Unternehmer im Zusammenhang als Aussteller auf einer Messe anfallen, sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar. Es liegt klassischer Werbeaufwand vor. Typische als Betriebsausgaben abziehbare Kosten für Aussteller sind:

  • Standkosten, die vom Messeveranstalter berechnet werden.
  • Kosten für den Aufbau des Standes
  • Personalkosten
  • Kosten für Streugeschenke im Wert von bis zu 10 Euro
  • Aufwendungen für die Verköstigung sowie Produkt- und Warenverkostungen auf der Messe
  • Kosten für Gewinnspiele
  • Kosten für Gratis-Eintrittskarten für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner

Tipp: Auch hier gilt. Je teurer die Ausstellung für den Unternehmer ist, desto intensiver wird sich das Finanzamt mit den einzelnen Kosten beschäftigen. Deshalb sind detaillierte Aufzeichnungen und das Sammeln von Belegen ein Muss für jeden Unternehmer.

Bei diesen Messekosten gelten Besonderheiten

Doch nicht immer funktioniert der volle Betriebsausgabenabzug für den Messeaussteller reibungslos. Insbesondere bei folgenden Ausgabenposten sind steuerliche Besonderheiten zu beachten:

Bewirtungskosten: Wird ein Kunde oder Geschäftspartner nicht am Stand verköstigt, sondern in einem Restaurant innerhalb oder außerhalb der Messe, liegen geschäftlich veranlasste Bewirtungen vor.

Folge: Der Betriebsausgabenabzug ist nur zu 70% als Betriebsausgabe abziehbar. Wird die Bewirtung als Werbeaufwand verbucht und nicht auf dem Konto Bewirtung, kippt der Betriebsausgabenabzug in voller Höhe (§ 4 Abs. 7 EStG).

Geschenke: Werden Streuartikel bis zehn Euro verschenkt, steht dem Betriebsausgabenabzug nichts entgegen. Bei teureren Geschenken sind jedoch Aufzeichnungen zu führen, wer das Präsent erhalten hat. Ohne Aufzeichnungen könnte das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug streichen. Erhalten langjährige Kunden oder Geschäftspartner auf der Messe Geschenke im Nettowert von mehr als 35 Euro, sind diese Kosten ebenfalls nicht als Betriebsausgabe abziehbar.

Ausnahme: Kann der Empfänger das Geschenk nur beruflich verwenden, sind die Kosten für teurere Geschenke voll abziehbar.

Gewinnspiel: Werden Sachpreise verlost, dürfen die Anschaffungskosten grundsätzlich als Betriebsausgaben abgezogen werden. Ein Vorsteuerabzug ist dagegen nicht möglich. Dürfen jedoch nicht alle Messeteilnehmer an der Verlosung teilnehmen, sondern nur ein ausgewählter Personenkreis (z.B. langjährige Kunden und Geschäftspartner), könnte der Betriebsausgabenabzug kippen.

Die Richter des Finanzgerichts Köln teilten die Kosten der Gewinne durch die Teilnehmer an der Verlosung. Da die Kosten je Los mehr als 35 Euro betrugen, kippte der Betriebsausgabenabzug. Der Wert des Loses ist nämlich als Geschenk zu beurteilen (FG Köln, Urteil v. 26.9.2013, Az. 13K 3908/09).

Beispiel: Sie verschicken an 400 Kunden Eintrittskarten, davon an 60 Kunden Eintrittskarten und Lose. Der Hauptgewinn ist ein Urlaub im Wert von 3.000 Euro.

Folge: Da nicht alle Messebesucher an diesem Gewinnspiel teilnehmen dürfen, liegen Geschenke vor. Da die Kosten des Loses je Teilnehmer bei (Gewinn 3.000 Euro: 60 Losbesitzer) 50 Euro liegen, scheidet ein Betriebsausgabenabzug nach derzeitiger FG-Rechtsprechung aus.

Standmiete/Messefläche: Das Finanzamt interessiert sich brennend für die Zahlungen des Ausstellers an den Messeveranstalter. Denn die Finanzämter sehen hierin Mietaufwendungen für den Messestand und für die benutzte Messefläche. Und Mietaufwendungen sind nach § 8 Nr. 1 d und e GewStG dem Gewerbeertrag für die Ermittlung der Gewerbesteuer anteilig hinzuzurechnen. Das ist jedoch umstritten.

Tipp: Rechnet das Finanzamt Ihre Zahlungen an den Messeveranstalter dem Gewerbeertrag hinzu und diese Hinzurechnung führt zu einer höheren Gewerbesteuerbelastung, lohnt sich Gegenwehr.

Mit folgenden Argumenten bzw. mit folgender Vorgehensweise können Sie die Höhe der Hinzurechnungen reduzieren:
  • Bitten Sie den Messeveranstalter um eine aufgeschlüsselte Rechnung. Die Rechnungsinhalte sollten die Miete für die Fläche, die Miete für die Standbude und die Ausgaben für sonstige Serviceleistungen (z.B. Überwachung in der Nacht) getrennt voneinander ausweisen.
  • Die Miete für den Standplatz (= unbeweglich) ist dem Gewerbeertrag zu 50 Prozent hinzuzurechnen.
  • Die Miete für die Bude (= beweglich) wird dagegen nur zu 20 Prozent beim Gewerbeertrag erfasst.
  • Die weiteren Serviceleistungen stellen keine Mietaufwendungen dar und werden gar nicht zugerechnet.
Dieser Beitrag wurde am 21. Novemver 2017 aktualisiert.
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