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Nachträgliche Änderungen ausschließen Was bei elektronischen Rechnungen wichtig ist

E-Mail statt Papier: Elektronische Rechnungen setzen sich immer mehr durch. Auch für die Anerkennung durch das Finanzamt macht es meist kaum mehr einen Unterschied – vorausgesetzt, es werden einige Punkte beachtet.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 wurde die Rechnungsstellung vereinfacht. Elektronische Rechnungen sind denen auf Papier nun gleichgestellt. Zum Abbau der Steuerbürokratie wurden bestehende Hürden weitgehend abgebaut. Die früher geforderte qualifizierte Signatur ist für die umsatzsteuerliche Anerkennung durch das Finanzamt nicht mehr notwendig.

Allerdings müssen elektronisch versandte Rechnungen sehr sicher aufbewahrt werden. Es darf nicht möglich sein, die Rechnungen nachträglich zu ändern, erklärt die Bundessteuerberaterkammer in Berlin. Das heißt, sie sollten auf elektronisch prüffähigen Datenträgern, zum Beispiel einer Computerfestplatte oder einer CD, zur Verfügung stehen. Grundsätzlich muss der Zusammenhang von Rechnung und Bestellung zu Prüfzwecken belegt werden können.

E-Rechnung: Echtheit prüfen

Der Leistungsempfänger muss sich, wie bei einer Papierrechnung auch, von der Echtheit der Herkunft der Rechnung überzeugen. Daneben muss er prüfen, ob der Inhalt lesbar ist und ob die Angaben in der elektronischen Rechnung vollständig und richtig sind.

Grundsätzlich ist für die Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Weg die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Das heißt aber nicht, dass diese vom Rechnungssteller extra eingeholt werden muss. Vielmehr muss der Empfänger den Rechnungssteller ausdrücklich darauf hinweisen, wenn er diese Form der Übermittlung nicht wünscht.
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie steuerlich anerkannt wird – ob elektronisch oder auf Papier – erfahren Sie hier. dpa/dhz

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